Informativa sulla privacy dell'app AVIOFILE

1. Chi è il titolare del trattamento

Il titolare è DIMMA S.r.l. («AVIOFILE», «noi»), Via Roma 84/A, 37060 Castel d'Azzano (VR), Italia, partita IVA e codice fiscale 03650380235, REA VR 353748, capitale sociale € 10.000,00, PEC dimma@pec.it.

Contatto per ogni questione sui dati personali: privacy@aviofile.com. Per l'assistenza generale: support@aviofile.com. Non abbiamo designato un responsabile della protezione dei dati (DPO) perché non riteniamo di esservi obbligati.

2. Ruoli: noi e le organizzazioni

AVIOFILE ha due modi di trattare i dati.

• Dati dell'account e del servizio. Quando crei un account, usi il tuo logbook personale, ricevi notifiche, esporti o cancelli i dati, decidiamo noi finalità e mezzi: siamo titolari del trattamento.
• Dati che un'organizzazione tiene sui suoi membri. Un'organizzazione (gruppo di comproprietari, club, scuola, officina) usa AVIOFILE per gestire soci, allievi, registri di addestramento, documenti sui soci, ricevute, conti e prenotazioni. Per questi dati l'organizzazione decide gli scopi ed è titolare autonoma verso i propri membri; noi li trattiamo per suo conto, come responsabili (art. 28 GDPR), nei limiti dei Termini d'uso e dell'accordo per le organizzazioni. Se vuoi esercitare un diritto su questi dati, scrivi anche all'organizzazione (vedi art. 10).

3. Quali dati trattiamo

Dati sanitari. Il certificato medico (la scadenza e l'eventuale file) è un dato relativo alla salute (art. 9 GDPR). Vedi art. 6. Lo trattiamo come tale anche quando inserisci solo classe e scadenza, senza il file: rivelano la tua idoneità psicofisica al volo.

Non raccogliamo la tua posizione, i contatti del telefono, né usiamo strumenti di analisi o di pubblicità di terzi nell'app. I dati di diagnostica arrivano ai nostri server in Europa, non a servizi di terzi.

4. Dati di altre persone inseriti da te o dalla tua organizzazione

Usando AVIOFILE inserirai, o troverai, dati di altre persone: nomi di equipaggio e passeggeri, istruttori, allievi, comproprietari (e le loro email quando li inviti), manutentori che hanno eseguito o certificato un intervento, soci di un club; e, nelle foto e nei file dell'importazione assistita, nomi, firme e a volte numeri di licenza di terzi.

Se i tuoi dati ci sono stati comunicati da altri, li abbiamo ricevuti dall'utente o dall'organizzazione che li ha inseriti (art. 14 GDPR). Li usiamo solo per i fini del servizio descritti sopra: tenere i registri e i conti dell'aeromobile, del logbook, dell'organizzazione e dei corsi. Non li usiamo per contattarti a fini promozionali. Puoi esercitare i tuoi diritti come spiegato all'art. 10 anche se non hai un account; in tal caso potremmo chiederti di dimostrare chi sei e dove compari. Per motivi pratici (un nome scritto a mano su un registro può non essere riconducibile a un account) non sempre possiamo informare individualmente ogni persona nominata in un registro: lo facciamo con questa informativa generale.

Chi inserisce dati di altre persone è tenuto a farlo solo se pertinente e lecito (Termini d'uso, art. 7).

5. Perché trattiamo i dati e su quale base giuridica

Non prendiamo decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici su di te. I promemoria e i calcoli dell'app (scadenze, recenza, saldi) sono ausili calcolati dai dati che inserisci, non decisioni su di te. Non facciamo profilazione a fini commerciali.

6. Dati sanitari e documenti sensibili

• Cosa. Il certificato medico di un pilota: la data di scadenza, la classe e, se lo carichi, il file. Può comparire anche in documenti d'identità o altri file che carichi.
• Perché. Per ricordarti le scadenze e conservarlo nel tuo fascicolo personale. Inserirlo è facoltativo: lo trattiamo sulla base del tuo consenso esplicito (art. 9.2.a), che revochi cancellando il certificato; senza, puoi usare tutto il resto dell'app.
• Minori. Se l'allievo è minorenne, i suoi dati sanitari li inserisce la scuola, con l'autorizzazione dei genitori, o il genitore stesso.
• Chi lo vede. Solo tu. Un club o una scuola vedono solo le scadenze dei tuoi brevetti e medical se tu glielo consenti per quella organizzazione; vedono i file allegati solo con un secondo consenso separato. Entrambi i consensi sono revocabili in ogni momento; ogni apertura di un file da parte dell'organizzazione è registrata. Se l'organizzazione scarica una copia, quella copia è sotto la sua responsabilità.
• Documenti caricati dalle organizzazioni su di te. Una scuola o un club può caricare sul tuo profilo di socio documenti (identità, medical, licenza, ricevute). Per questi documenti l'organizzazione è titolare (art. 2): chiedi a lei dove sono tenuti e per quanto.

7. Con chi condividiamo i dati

Altri utenti. I dati sono visibili solo a chi ne ha diritto secondo il ruolo e i permessi. Esempi: i membri della tua organizzazione vedono ciò che il loro ruolo consente; chi vola sullo stesso aereo vede i dati di quel volo, compreso il tuo nome come membro dell'equipaggio; i comproprietari vedono i conti del gruppo; una scuola o un club può vedere le righe di logbook dei voli fatti con i propri aerei, anche dopo che sei uscito dall'organizzazione. Gli altri utenti non vedono il tuo logbook personale né i tuoi documenti.

Il nostro personale. Solo persone autorizzate di DIMMA, per assistenza, sicurezza e manutenzione del servizio, nei limiti necessari e con registrazione degli accessi più sensibili.

Fornitori (responsabili del trattamento e destinatari)

Strumenti interni. Non diamo i tuoi dati a servizi di intelligenza artificiale esterni; per l'assistenza usiamo i dati nel servizio, con gli accessi registrati.

Pagamenti e fatturazione. Per i contratti diretti: l'Agenzia delle Entrate (Sistema di Interscambio) riceve le fatture elettroniche; il commercialista di DIMMA le registra; la Commissione europea riceve solo il numero di partita IVA per la verifica nel VIES; il fornitore del servizio di fatturazione elettronica e, quando sarà attivo il pagamento con carta sul sito, Stripe. Per gli acquisti nell'app, Apple e Google sono titolari autonomi dei dati del pagamento.

Non vendiamo i dati e non li condividiamo con inserzionisti. Possiamo comunicare dati ad autorità o a consulenti (legali, fiscali, assicurativi) quando la legge lo richiede o per difendere un diritto.

8. Trasferimenti fuori dallo Spazio economico europeo

I dati dell'app sono conservati in Europa (Francoforte). Alcuni fornitori appartengono a gruppi con sede negli Stati Uniti (Amazon, Apple, Google) e possono, in casi limitati (per esempio assistenza tecnica, o i servizi di accesso con Apple/Google che scegli di usare), trattare dati da fuori dallo SEE. In quei casi il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (quadro UE-USA per la protezione dei dati) o di clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione, con le misure supplementari previste. Puoi chiederci copia delle garanzie scrivendo a privacy@aviofile.com. Aderiscono al quadro UE-USA (decisione di adeguatezza (UE) 2023/1795, confermata dal Tribunale UE il 03/09/2025 nella causa T-553/23, impugnazione pendente C-703/25 P): Amazon Web Services, Google LLC e Stripe, LLC. Apple non risulta aderente: per Apple valgono le clausole contrattuali tipo (decisione (UE) 2021/914) dei suoi contratti. Se la decisione di adeguatezza venisse annullata, si applicherebbero le clausole tipo già previste nei contratti di AWS, Google e Stripe.

9. Per quanto tempo conserviamo i dati

Finché usi l'account, conserviamo i dati per fornirti il servizio. Quando cancelli l'account (art. 10) c'è un periodo di 14 giorni in cui puoi ripensarci; poi:

Nel dettaglio, alcune note: l'inbox delle notifiche si svuota dopo 180 giorni; i log tecnici sono conservati per un periodo limitato (fino a 90 giorni); le richieste annullate o scadute dell'importazione assistita sono eliminate secondo la tabella.

Alla fine dell'anteprima non cancelliamo nessun dato.

Copie di sicurezza e ripristini. Le copie di sicurezza servono solo a ripristinare il servizio dopo un guasto o un attacco. Se dobbiamo ripristinarne una, prima di rimettere in linea i dati ripetiamo le cancellazioni degli account chiesti dopo l'istante ripristinato, così un ripristino non riporta in vita dati cancellati.

Importante. Quello che resta nei registri condivisi dopo la cancellazione è pseudonimizzato, non anonimo: chi conosce il contesto potrebbe riconoscerti. Lo conserviamo perché serve ad altre persone (un volo ha più persone, e gli altri hanno diritto al proprio logbook), o perché un registro dell'aereo, della scuola o contabile deve essere conservato (art. 17.3, lett. b ed e, GDPR).

10. I tuoi diritti e come esercitarli

Hai diritto di accedere ai tuoi dati, rettificarli, cancellarli, limitare il trattamento, opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse, ricevere i dati in formato portabile e revocare il consenso (la revoca non pregiudica i trattamenti già fatti).

Nell'app, senza scrivere a nessuno

• Accedere e portare con te i dati: Esporta i miei dati. Ricevi un archivio ZIP (JSON, CSV, PDF) con profilo, consensi, licenze, organizzazioni, logbook, prenotazioni, portafogli e ricevute, notifiche, storia dei tuoi record e altro; è pronto in pochi minuti, ti avvisiamo per email e resta scaricabile 7 giorni. I file allegati ai documenti non sono copiati nell'archivio, ma sono elencati con il percorso per scaricarli.
• Rettificare: puoi modificare profilo, licenze e voci del tuo logbook; le correzioni ai registri dell'aereo o di un'organizzazione le fa chi li gestisce.
• Cancellare l'account: Elimina account (art. 9 e Termini, art. 12).
• Consensi: in Privacy e informazioni puoi attivare o disattivare le email promozionali e vedere quali versioni di Termini e Informativa hai accettato; la condivisione di brevetti e medical con un'organizzazione si revoca dalle impostazioni dell'organizzazione/dei documenti.

Per tutto il resto: scrivi a privacy@aviofile.com. Rispondiamo entro un mese (prorogabile di due mesi per casi complessi, con avviso). Potremmo chiederti di verificare la tua identità. Per i dati tenuti da un'organizzazione (registri, documenti sui soci, ricevute) la richiesta va anche all'organizzazione, che ne è titolare; ti aiutiamo a individuarla. Se non hai un account o l'hai già cancellato, indica dove compari (aereo, scuola, data), così possiamo cercarti; dopo la cancellazione potremmo non essere più in grado di identificarti con certezza (art. 11 GDPR).

Persone decedute. I diritti sui dati di una persona deceduta possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio, agisce a tutela della persona come suo mandatario o per ragioni familiari meritevoli di protezione, salvo che la persona lo abbia vietato per iscritto (art. 2-terdecies Codice privacy). Scrivi a privacy@aviofile.com con i documenti che dimostrano il decesso e il tuo titolo.

11. Reclamo all'autorità di controllo

Se ritieni che trattiamo i tuoi dati in violazione della legge, puoi proporre reclamo all'autorità di controllo del Paese in cui risiedi, lavori o in cui è avvenuta la presunta violazione. In Italia è il Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it, garanteprivacy.it/diritti). Ti chiediamo, se vuoi, di contattarci prima: cerchiamo di risolvere le questioni subito.

12. Minori

L'app è rivolta a persone che hanno almeno 16 anni. Non raccogliamo consapevolmente dati di persone più giovani. Se pensi che un minore ci abbia dato i suoi dati, scrivici a privacy@aviofile.com e li cancelliamo. Le scuole che iscrivono allievi minorenni devono ottenere le autorizzazioni dei genitori e non possono usare AVIOFILE per creare account a nome di minori senza questi requisiti. In Italia chi ha compiuto 14 anni può dare da solo il consenso per i servizi online (art. 2-quinquies Codice privacy); per il contratto e gli acquisti serve comunque un adulto. Per questo: account personale dai 16 anni, con l'accordo di un genitore fino ai 18; tra 14 e 15 anni solo se una scuola iscrive l'allievo con l'autorizzazione dei genitori; nessun acquisto da parte di minorenni; per gli allievi minorenni i dati sanitari li inserisce la scuola o il genitore.

13. Sicurezza

Usiamo misure tecniche e organizzative adeguate, tra cui:

• connessioni cifrate (HTTPS) e dati cifrati a riposo; separazione dei dati tra organizzazioni, con controllo dei permessi a ogni richiesta;
• accesso con verifica a più fattori per gli amministratori della piattaforma e permessi minimi per i sistemi interni;
• analisi antivirus dei file caricati prima di renderli disponibili;
• registro delle modifiche non alterabile dagli utenti, e registrazione delle aperture dei documenti sensibili;
• copie di sicurezza con possibilità di ripristino a un istante preciso (fino a 35 giorni indietro);
• procedure per gestire eventuali violazioni dei dati, con notifica all'autorità e agli interessati quando la legge lo richiede.

Se succede qualcosa. Teniamo un registro di ogni violazione dei dati. Se una violazione può comportare un rischio per te, la notifichiamo al Garante entro 72 ore da quando ne abbiamo conoscenza; se il rischio è elevato, avvisiamo anche te, per email e nell'app, dicendo cosa è successo, quali dati, cosa abbiamo fatto e cosa ti consigliamo (artt. 33-34 GDPR). Se i dati sono quelli che la tua organizzazione gestisce in AVIOFILE, avvisiamo subito l'organizzazione, che decide le notifiche come titolare. Per segnalarci una vulnerabilità: security@aviofile.com.

Nessun sistema è sicuro al 100%: scegli una password robusta, non condividerla e segnalaci subito problemi a support@aviofile.com.

14. Cookie e archiviazione locale (app e web app)

L'app non usa cookie di profilazione, né strumenti di analisi o di pubblicità di terzi. Per funzionare, l'app salva sul tuo dispositivo (e, nella web app, nell'archivio locale del browser) solo informazioni strettamente necessarie o da te richieste: la sessione di accesso, la lingua e il tema scelti, l'ultima vista usata, la bozza di una trascrizione del libro di bordo in corso (che può contenere nomi), un indicatore che ricorda l'accettazione dei Termini spuntata in registrazione e che l'app è stata installata (per chiudere sessioni rimaste dopo una reinstallazione), e preferenze simili. Non servono per tracciarti e non lasciano il dispositivo se non per autenticarti con il servizio. Poiché sono strettamente necessarie non richiedono il tuo consenso (art. 122 Codice privacy); puoi cancellarle dalle impostazioni del browser o disinstallando l'app, ma alcune funzioni (per esempio restare connesso) non funzioneranno. Il sito aviofile.com ha una propria informativa sui cookie.

Identificativo per la diagnostica. Per la diagnostica (art. 3) l'app salva sul dispositivo un identificativo casuale dell'installazione. Lo usa solo se Invia dati di diagnostica è acceso: puoi spegnerlo in ogni momento in Privacy e informazioni.

15. Modifiche a questa informativa

Quando cambiano le nostre pratiche aggiorniamo questa pagina e la data in alto. Per le modifiche rilevanti ti avvisiamo nell'app e ti chiediamo di accettare la nuova versione. Le modifiche rilevanti (nuove finalità, nuovi destinatari, nuovi trasferimenti) te le comunichiamo prima di applicarle, per email e nell'app; una finalità nuova basata sul consenso parte solo se acconsenti. Conserviamo tutte le versioni pubblicate con la loro data. Le versioni precedenti accettate restano registrate. Le traduzioni sono di cortesia; vale il testo di riferimento indicato nei Termini.

16. Contatti

• Titolare: DIMMA S.r.l., Via Roma 84/A, 37060 Castel d'Azzano (VR) — P. IVA 03650380235 — PEC dimma@pec.it
• Privacy e diritti sui dati: privacy@aviofile.com
• Assistenza: support@aviofile.com