En organisation er det fælles rum, hvor medlemmer, elever, instruktører og fly arbejder sammen. Den, der opretter den, bliver dens admin.
Før du går i gang
- Du behøver kun en AVIOFILE-konto: alle kan oprette en organisation.
- Vælg den rigtige type (du kan ændre den senere, se nedenfor):
- Delt fly: medejere af ét eller flere fly.
- Flyveskole: elever, instruktører og uddannelse.
- Klub: medlemmer, der deler fly og bookinger.
- Flyveskole og klub: en flyveskole og en klub i ét, med ét abonnement, de samme fly og de samme medlemmer.
- Vedligeholdelse: en vedligeholdelsesorganisation.
- Organisationens oplysninger (juridisk navn, momsnummer, adresse) er valgfrie, når du opretter den. Du får brug for dem til fakturaen, når prøveperioden slutter.
Opret organisationen
- Åbn Menu.
- I afsnittet ORGANISATIONER skal du trykke på Opret eller deltag i en organisation og derefter vælge Ny organisation.
- På det første trin (Hvad registrerer du?) vælger du typen. For en Flyveskole eller en Flyveskole og klub skal du også svare på Kan eleverne booke selv?: Ja, hvis eleverne booker flyet fra kalenderen, Nej, hvis instruktørerne og kontoret booker for dem. Du kan til enhver tid ændre det i Indstillinger. Tryk derefter på Fortsæt.
- På andet trin (Navn og hjemmeflyveplads) skriver du Navn. Tjek Land: det er den tobogstavede kode, for eksempel IT.
- Hvis du har lyst, kan du vælge Hjemmeflyveplads (valgfrit) og trykke på Fortsæt.
- På tredje trin (Faktureringsoplysninger) udfylder du juridisk navn, selskabsform, momsnummer, skattenummer, hjemsted og fakturakontakter. Skoler har også ATO/DTO-godkendelsesnummer, klubber har Tilknytning.
- Tryk på Opret organisation. Hvis du hellere vil udfylde oplysningerne senere, så tryk på Udfyld senere.
Appen viser beskeden "… oprettet", og den nye organisation bliver din aktive. For en skole tilbyder beskeden også Gå til skolevisningen.
Plan og gratis prøveperiode
Den gratis prøveperiode starter, når du opretter organisationen. Skoler og "Flyveskole og klub"-organisationer starter med Uddannelsesmodul (kurser, tilmeldinger, registre); rene klubber gør ikke.
Sådan ser du planen og prøveperioden:
- Åbn Menu, og tryk på din organisation under ORGANISATIONER.
- Rul ned til PLAN. Du ser planens navn, status (Prøveperiode, Aktiv, Forfalden, Annulleret, Udløbet), "Prøveperioden slutter…" og bjælkerne Fly, Medlemmer og Lager.
Kun personer, der kan administrere organisationen eller dens fakturering, ser afsnittet PLAN.
Organisationens indstillinger
Afsnittet ADMINISTRATION indeholder (afhængigt af type og tilladelser):
- Udgifter: udgifter og timeomkostning for hvert fly.
- Medlemmernes kontingenter: hvem der har betalt kontingentet (se Medlemmer, roller og kontingenter). Tallet ved siden af viser, hvor mange medlemmer der skal gøre op.
- Medlemmernes certifikater og lægeattester: udløbsdatoerne for de certifikater og lægeattester, som medlemmerne deler, og, for dem der også giver samtykke, de vedhæftede filer (se Medlemmer, roller og kontingenter).
- Tegnebøger: medlemmernes flyvekredit (klubber og skoler); tallet viser, hvor mange der har lav kredit.
- Bestridte flyvninger og, i klubber uden skole, Tidsvinduer.
Afsnittet INDSTILLINGER indeholder:
- Indstillinger (rækken eller værktøjsikonet øverst til højre): én skærm med ORGANISATION (Navn, Land og Type), KONTINGENT, BOOKINGER (for skoler: Elever kan booke), PRIVATLIV I KALENDEREN, FLYVEKREDIT (grænsen for lav kredit) og BEKRÆFTELSER AF FLYVNINGER. Hvilke afsnit der vises, afhænger af typen, og Gem gemmer alt på én gang. Hvis du skifter type (mellem flyveskole, klub og flyveskole og klub), ændres abonnement, fly og medlemmer ikke: kun de afsnit, du ser i appen, ændres.
- Faktureringsoplysninger: juridisk navn, momsnummer og adresse til fakturaen.
Din Personlig-organisation har hverken medlemmer eller invitationer: den viser kun kortet, Udgifter og PLAN.
Tilføj skolens fly
Du tilføjer fly direkte fra skolevisningen.
- Åbn fanen Flåde, og tryk på + (Tilføj fly). Hvis flåden stadig er tom, finder du den samme knap i midten, og i Oversigt kortet KOM I GANG med rækken Tilføj dit første fly. Du skal have tilladelse til at administrere fly, hvilket admin har.
- Formularen åbner med skolen allerede valgt i feltet Organisation.
- Udfyld registrering, model og tællere som i Tilføj et fly, og gem.
Du kan også gøre det fra pilotvisningen: fanen Hjem, MINE FLY, +, og vælg derefter skolen i feltet Organisation.
Flyet vises i skolens fane Flåde og kan bookes. Planen fastsætter det maksimale antal fly: bjælken Fly i PLAN viser, hvor meget plads der er tilbage.
Skift til skolevisningen
Skolevisningen har fanerne Oversigt, Flåde, Elever, Kalender og Menu. Den ændrer sig efter din rolle:
- admin og instruktør finder i Elever eleverne og instruktørerne med status for deres kurser;
- eleven finder i stedet en fane Uddannelse med sin egen fremgang og uden en liste over de andre elever;
- hvis skolens plan ikke har noget Uddannelsesmodul, viser visningen hverken dashboard, kurser, tilmeldinger eller statistik: Oversigt viser flåden og dagens flyvninger, og Elever viser medlemmerne.
Øverst i Oversigt er der notifikationsklokken med antallet af ulæste. En ny skole viser kortet KOM I GANG, indtil den har fly, kurser og elever, og indtil du har valgt, om Kan eleverne booke selv? (tryk på rækken og svar Ja eller Nej).
- Åbn Menu fra pilotvisningen.
- I afsnittet ORGANISATIONER skal du trykke på Skift til skolevisning.
- For at gå tilbage skal du trykke på Skift til pilotvisning i Menu.
Appen husker, hvilken visning du var i: næste gang du åbner den, starter den der. Hvis du i mellemtiden ikke længere er en del af skolen (du er gået, blevet suspenderet eller fjernet), kommer du tilbage til pilotvisningen med en besked.
Skolevisningen er tilgængelig, hvis du er admin, instruktør eller elev i en Flyveskole- eller Flyveskole og klub-organisation. En ren Klub har ingen skolevisning: du administrerer den fra pilotvisningen, i Menu > ORGANISATIONER, ved at trykke på klubben.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg ændre typen, efter jeg har oprettet den?
Ja, mellem Flyveskole, Klub og Flyveskole og klub: åbn Indstillinger i Organisationsindstillinger (rækken eller værktøjsikonet), vælg Type i afsnittet ORGANISATION, tryk på Gem, og bekræft med Skift type. En gruppe med delt fly eller en vedligeholdelsesorganisation kan ikke skifte type.
Kan jeg have mere end én organisation?
Ja. Under Menu > ORGANISATIONER finder du dem alle: tryk på en organisation, så åbnes dens side. Om medejergrupper: se Medejerskab.
Hvordan deltager jeg i en organisation, der allerede findes?
Admin skal invitere dig: se Medlemmer, roller og kontingenter.
Se også: Medlemmer, roller og kontingenter, Uddannelse, Undervisning.