Een organisatie is de gedeelde ruimte waarin leden, leerlingen, instructeurs en luchtvaartuigen samenwerken. Wie de organisatie aanmaakt, wordt de beheerder.
Voordat je begint
- Je hebt alleen een AVIOFILE-account nodig: iedereen kan een organisatie aanmaken.
- Kies het juiste type (je kunt het later wijzigen, zie hieronder):
- Gedeeld luchtvaartuig: mede-eigenaren van een of meer luchtvaartuigen.
- Vliegschool: leerlingen, instructeurs en opleiding.
- Vliegclub: leden die luchtvaartuigen en reserveringen delen.
- Vliegschool en club: een vliegschool en een club in één, met één abonnement, dezelfde luchtvaartuigen en dezelfde leden.
- Onderhoud: een onderhoudsbedrijf.
- De gegevens van de organisatie (bedrijfsnaam, btw-nummer, adres) zijn optioneel bij het aanmaken. Je hebt ze nodig voor de factuur als de proefperiode afloopt.
De organisatie aanmaken
- Open Menu.
- Tik in het onderdeel ORGANISATIES op Organisatie maken of deelnemen en kies daarna Nieuwe organisatie.
- Kies in de eerste stap (Wat registreer je?) het type. Beantwoord voor een Vliegschool of een Vliegschool en club ook Kunnen leerlingen zelf reserveren?: Ja als leerlingen het luchtvaartuig zelf via de agenda reserveren, Nee als instructeurs en het kantoor voor hen reserveren. Je kunt dit altijd wijzigen in Instellingen. Tik daarna op Doorgaan.
- Typ in de tweede stap (Naam en thuisvliegveld) de Naam. Controleer het Land: dat is de code van twee letters, bijvoorbeeld IT.
- Kies als je wilt het Thuisvliegveld (optioneel) en tik op Doorgaan.
- Vul in de derde stap (Factuurgegevens) de bedrijfsnaam, rechtsvorm, btw-nummer, fiscaal nummer, statutaire zetel en factuurcontacten in. Scholen hebben ook het ATO/DTO-erkenningsnummer, clubs hebben Aangesloten bij.
- Tik op Organisatie aanmaken. Wil je de gegevens liever later invullen, tik dan op Later aanvullen.
De app toont de melding “… aangemaakt” en de nieuwe organisatie wordt je actieve organisatie. Voor een school biedt de melding ook Naar de schoolweergave.
Pakket en gratis proefperiode
De gratis proefperiode begint zodra je de organisatie aanmaakt. Scholen en organisaties van het type “Vliegschool en club” starten met de Opleidingsmodule (cursussen, inschrijvingen, registers); gewone clubs niet.
Zo bekijk je het pakket en de proefperiode:
- Open Menu en tik bij ORGANISATIES op je organisatie.
- Scrol omlaag naar ABONNEMENT. Je ziet de naam van het pakket, de status (Proefperiode, Actief, Achterstallig, Geannuleerd, Verlopen), “De proefperiode eindigt…” en de balken Luchtvaartuigen, Leden en Opslag.
Alleen mensen die de organisatie of de facturatie ervan mogen beheren, zien het onderdeel ABONNEMENT.
Organisatie-instellingen
Het onderdeel BEHEER bevat (afhankelijk van type en rechten):
- Kosten: uitgaven en uurkosten van elk luchtvaartuig.
- Contributies van leden: wie de contributie heeft betaald (zie Leden, rollen en contributies). Het getal ernaast geeft aan hoeveel leden nog moeten betalen.
- Licenties en medische keuringen van leden: de vervaldata van licenties en medische keuringen die leden delen en, voor wie daar ook toestemming voor geeft, de bijgevoegde bestanden (zie Leden, rollen en contributies).
- Portemonnees: het vliegtegoed van de leden (clubs en scholen); het getal geeft aan hoeveel leden weinig tegoed hebben.
- Betwiste vluchten en, in clubs zonder school, Tijdvensters.
Het onderdeel INSTELLINGEN bevat:
- Instellingen (de rij, of het gereedschapspictogram rechtsboven): één scherm met ORGANISATIE (Naam, Land en Type), CONTRIBUTIE, RESERVERINGEN (voor scholen: Leerlingen kunnen reserveren), PRIVACY VAN DE AGENDA, VLIEGTEGOED (de drempel voor laag tegoed) en VLUCHTBEVESTIGINGEN. Welke onderdelen verschijnen, hangt af van het type, en Opslaan slaat alles in één keer op. Van type wisselen (tussen vliegschool, club en vliegschool en club) laat het abonnement, de luchtvaartuigen en de leden ongemoeid: alleen de onderdelen die je in de app ziet, veranderen.
- Factuurgegevens: bedrijfsnaam, btw-nummer en adres voor de factuur.
Je Persoonlijke organisatie heeft geen leden of uitnodigingen: ze toont alleen de kaart, Kosten en ABONNEMENT.
De luchtvaartuigen van de school toevoegen
Je voegt luchtvaartuigen rechtstreeks toe vanuit de schoolweergave.
- Open het tabblad Vloot en tik op + (Luchtvaartuig toevoegen). Is de vloot nog leeg, dan vind je dezelfde knop in het midden, en in het Overzicht de kaart AAN DE SLAG met de rij Voeg je eerste luchtvaartuig toe. Je hebt het recht nodig om luchtvaartuigen te beheren, en dat heeft de beheerder.
- Het formulier opent met de school al gekozen in het veld Organisatie.
- Vul de registratie, het model en de tellers in zoals in Een luchtvaartuig toevoegen en sla op.
Dat kan ook vanuit de pilotenweergave: tabblad Start, MIJN LUCHTVAARTUIGEN, +, en kies dan de school in het veld Organisatie.
Het luchtvaartuig verschijnt in het tabblad Vloot van de school en kan worden gereserveerd. Het pakket bepaalt het maximumaantal luchtvaartuigen: de balk Luchtvaartuigen bij ABONNEMENT laat zien hoeveel ruimte er nog is.
Overschakelen naar de schoolweergave
De schoolweergave heeft de tabbladen Overzicht, Vloot, Leerlingen, Agenda en Menu. Ze verandert met je rol:
- de beheerder en de instructeur vinden bij Leerlingen de leerlingen en instructeurs met de status van hun cursussen;
- de leerling vindt in plaats daarvan een tabblad Opleiding, met de eigen voortgang en zonder lijst van de andere leerlingen;
- als het pakket van de school geen Opleidingsmodule heeft, toont de weergave geen dashboard, cursussen, inschrijvingen of statistieken: het Overzicht meldt de vloot en de vluchten van vandaag, en Leerlingen toont de leden.
Bovenaan het Overzicht staat de meldingenbel, met het aantal ongelezen meldingen. Een nieuwe school toont de kaart AAN DE SLAG totdat er luchtvaartuigen, cursussen en leerlingen zijn, en totdat je hebt gekozen of Kunnen leerlingen zelf reserveren? (tik op de rij en antwoord Ja of Nee).
- Open vanuit de pilotenweergave Menu.
- Tik in het onderdeel ORGANISATIES op Overschakelen naar schoolweergave.
- Om terug te gaan tik je in Menu op Overschakelen naar pilotenweergave.
De app onthoudt in welke weergave je zat: de volgende keer dat je hem opent, start hij daar. Als je intussen geen deel meer uitmaakt van de school (je bent weggegaan, geschorst of verwijderd), ga je met een melding terug naar de pilotenweergave.
De schoolweergave is beschikbaar als je beheerder, instructeur of leerling bent in een organisatie van het type Vliegschool of Vliegschool en club. Een gewone Vliegclub heeft geen schoolweergave: die beheer je vanuit de pilotenweergave, in Menu > ORGANISATIES, door op de club te tikken.
Veelgestelde vragen
Kan ik het type wijzigen nadat ik de organisatie heb aangemaakt?
Ja, tussen Vliegschool, Vliegclub en Vliegschool en club: open Instellingen in de Organisatie-instellingen (de rij of het gereedschapspictogram), kies het Type in het onderdeel ORGANISATIE, tik op Opslaan en bevestig met Type wijzigen. Een groep met gedeeld luchtvaartuig of een onderhoudsbedrijf kan niet van type wisselen.
Kan ik meer dan één organisatie hebben?
Ja. Menu > ORGANISATIES toont ze allemaal: tik op een organisatie om de pagina ervan te openen. Voor groepen met gedeeld eigendom zie Gedeeld eigendom.
Hoe word ik lid van een organisatie die al bestaat?
De beheerder moet je uitnodigen: zie Leden, rollen en contributies.
Zie ook: Leden, rollen en contributies, Opleiding, Klaslokaal.