En organisasjon er det felles rommet der medlemmer, elever, instruktører og fly jobber sammen. Den som oppretter den, blir administrator.
Før du begynner
- Du trenger bare en AVIOFILE-konto: hvem som helst kan opprette en organisasjon.
- Velg riktig type (du kan endre den senere, se nedenfor):
- Delt fly: medeiere av ett eller flere fly.
- Flyskole: elever, instruktører og opplæring.
- Klubb: medlemmer som deler fly og bookinger.
- Flyskole og klubb: en flyskole og en klubb i ett, med ett abonnement, de samme flyene og de samme medlemmene.
- Vedlikehold: en vedlikeholdsorganisasjon.
- Opplysningene om organisasjonen (juridisk navn, mva-nummer, adresse) er valgfrie når du oppretter den. Du trenger dem til fakturaen når prøveperioden er over.
Opprett organisasjonen
- Åpne Meny.
- I delen Organisasjoner trykker du på Opprett eller bli med i en organisasjon, og velger deretter Ny organisasjon.
- I det første trinnet (Hva registrerer du?) velger du typen. For en Flyskole eller en Flyskole og klubb svarer du også på Kan elevene booke selv?: Ja hvis elevene booker flyet fra kalenderen, Nei hvis instruktørene og kontoret booker for dem. Du kan endre det når som helst i Innstillinger. Trykk deretter på Fortsett.
- I det andre trinnet (Navn og hjemmeflyplass) skriver du inn Navn. Sjekk Land: det er koden på to bokstaver, for eksempel IT.
- Om du vil, velger du Hjemmeflyplass (valgfritt) og trykker på Fortsett.
- I det tredje trinnet (Faktureringsopplysninger) fyller du inn juridisk navn, selskapsform, mva-nummer, skattenummer, forretningsadresse og fakturakontakter. Skoler har også ATO/DTO-godkjenningsnummer, klubber har Tilknytning.
- Trykk på Opprett organisasjon. Hvis du heller vil fylle ut opplysningene senere, trykk på Fyll ut senere.
Appen viser meldingen «… opprettet», og den nye organisasjonen blir din aktive. For en skole tilbyr meldingen også Gå til skolevisningen.
Plan og gratis prøveperiode
Den gratis prøveperioden starter når du oppretter organisasjonen. Skoler og «Flyskole og klubb»-organisasjoner starter med Opplæringsmodul (kurs, påmeldinger, registre); rene klubber gjør ikke det.
Slik ser du planen og prøveperioden:
- Åpne Meny og trykk på organisasjonen din under Organisasjoner.
- Rull ned til ABONNEMENT. Du ser navnet på planen, statusen (Prøveperiode, Aktiv, Forfalt, Kansellert, Utløpt), «Prøveperioden slutter …» og stolpene Fly, Medlemmer og Lagring.
Bare personer som kan administrere organisasjonen eller faktureringen, ser delen ABONNEMENT.
Organisasjonsinnstillinger
Delen ADMINISTRASJON har (avhengig av type og tillatelser):
- Kostnader: utgifter og timekostnad for hvert fly.
- Medlemskontingenter: hvem som har betalt medlemskontingenten (se Medlemmer, roller og kontingenter). Tallet ved siden av sier hvor mange medlemmer som må gjøre opp.
- Medlemmenes sertifikater og helseattester: utløpsdatoene for sertifikater og helseattester som medlemmene deler og, for de som også samtykker til det, de vedlagte filene (se Medlemmer, roller og kontingenter).
- Lommebøker: medlemmenes flykreditt (klubber og skoler); tallet sier hvor mange som har lav kreditt.
- Omstridte flyginger og, i klubber uten skole, Tidsvinduer.
Delen INNSTILLINGER har:
- Innstillinger (raden, eller verktøyikonet øverst til høyre): én skjerm med ORGANISASJON (Navn, Land og Type), MEDLEMSKONTINGENT, BOOKINGER (for skoler: Elever kan booke), PERSONVERN I KALENDEREN, FLYKREDITT (grensen for lav kreditt) og BEKREFTELSE AV FLYGINGER. Hvilke deler som vises, avhenger av typen, og Lagre lagrer alt på en gang. Å bytte type (mellom flyskole, klubb og flyskole og klubb) rører ikke abonnementet, flyene og medlemmene: bare delene du ser i appen, endres.
- Faktureringsopplysninger: juridisk navn, mva-nummer og adresse til fakturaen.
Din Personlig-organisasjon har ingen medlemmer eller invitasjoner: den viser bare kortet, Kostnader og ABONNEMENT.
Legg til skolens fly
Du legger til fly rett fra skolevisningen.
- Åpne fanen Flåte og trykk på + (Legg til fly). Hvis flåten fortsatt er tom, finner du den samme knappen midt på skjermen, og i Oversikt kortet KOM I GANG med raden Legg til ditt første fly. Du trenger tillatelsen til å administrere fly, som administratoren har.
- Skjemaet åpnes med skolen allerede valgt i feltet Organisasjon.
- Fyll inn registrering, modell og tellere som i Legg til et fly, og lagre.
Du kan også gjøre det fra pilotvisningen: fanen Hjem, Flyene mine, +, og velg deretter skolen i feltet Organisasjon.
Flyet dukker opp i skolens fane Flåte og kan bookes. Planen setter det høyeste antallet fly: stolpen Fly i ABONNEMENT viser hvor mye plass som er igjen.
Bytt til skolevisningen
Skolevisningen har fanene Oversikt, Flåte, Elever, Kalender og Meny. Den endrer seg etter rollen din:
- admin og instruktør finner i Elever elevene og instruktørene med status på kursene deres;
- eleven finner i stedet en fane Opplæring, med sin egen fremdrift og uten liste over de andre elevene;
- hvis skolens plan ikke har Opplæringsmodul, viser visningen ingen oversikt, kurs, påmeldinger eller statistikk: Oversikt viser flåten og dagens flyginger, og Elever viser medlemmene.
Øverst i Oversikt er varselbjella, med antall uleste. En ny skole viser kortet KOM I GANG helt til den har fly, kurs og elever, og helt til du har valgt om Kan elevene booke selv? (trykk på raden og svar Ja eller Nei).
- Åpne Meny fra pilotvisningen.
- I delen Organisasjoner trykker du på Bytt til skolevisning.
- For å gå tilbake trykker du på Bytt til pilotvisning i Meny.
Appen husker visningen du var i: neste gang du åpner den, starter den der. Hvis du i mellomtiden ikke lenger er med i skolen (du har forlatt den, er suspendert eller fjernet), kommer du tilbake til pilotvisningen med en melding.
Skolevisningen er tilgjengelig hvis du er admin, instruktør eller elev i en Flyskole- eller Flyskole og klubb-organisasjon. En ren Klubb har ingen skolevisning: du administrerer den fra pilotvisningen, i Meny > Organisasjoner, ved å trykke på klubben.
Vanlige spørsmål
Kan jeg endre typen etter at jeg har opprettet den?
Ja, mellom Flyskole, Klubb og Flyskole og klubb: åpne Innstillinger i Organisasjonsinnstillinger (raden eller verktøyikonet), velg Type i delen ORGANISASJON, trykk på Lagre og bekreft med Bytt type. En gruppe med delt fly eller en vedlikeholdsorganisasjon kan ikke bytte type.
Kan jeg ha mer enn én organisasjon?
Ja. Meny > Organisasjoner lister dem alle: trykk på en for å åpne siden. For eiergrupper, se Medeierskap.
Hvordan blir jeg med i en organisasjon som allerede finnes?
Administratoren må invitere deg: se Medlemmer, roller og kontingenter.
Se også: Medlemmer, roller og kontingenter, Opplæring, Klasserom.