Una organización es el espacio compartido donde trabajan juntos miembros, alumnos, instructores y aeronaves. Quien la crea pasa a ser su admin.
Antes de empezar
- Solo necesitas una cuenta de AVIOFILE: cualquiera puede crear una organización.
- Elige el tipo adecuado (puedes cambiarlo más tarde, ver abajo):
- Aeronave compartida: copropietarios de una o varias aeronaves.
- Escuela de vuelo: alumnos, instructores y formación.
- Club: miembros que comparten aeronaves y reservas.
- Escuela y club: una escuela de vuelo y un club en uno, con una sola suscripción, las mismas aeronaves y los mismos miembros.
- Mantenimiento: una organización de mantenimiento.
- Los datos de la organización (razón social, NIF/IVA, dirección) son opcionales al crearla. Los necesitarás para la factura cuando termine la prueba.
Crear la organización
- Abre Menú.
- En la sección ORGANIZACIONES, toca Crear o unirse a una organización y luego elige Nueva organización.
- En el primer paso (¿Qué vas a registrar?) elige el tipo. Para una Escuela de vuelo o una Escuela y club responde también ¿Los alumnos pueden reservar por su cuenta?: Sí si los alumnos reservan la aeronave desde el calendario, No si reservan por ellos los instructores y la oficina. Puedes cambiarlo en cualquier momento en Ajustes. Después toca Continuar.
- En el segundo paso (Nombre y aeródromo base) escribe el Nombre. Comprueba el País: es el código de dos letras, por ejemplo ES.
- Si quieres, elige el Aeródromo base (opcional) y toca Continuar.
- En el tercer paso (Datos de facturación) rellena la razón social, la forma jurídica, el NIF/IVA, el código fiscal, el domicilio social y los contactos de facturación. Las escuelas tienen además el Número de aprobación ATO/DTO, los clubes tienen Afiliación.
- Toca Crear organización. Si prefieres rellenar los datos más tarde, toca Completar más tarde.
La app muestra el mensaje «… creada» y la nueva organización pasa a ser tu organización activa. En el caso de una escuela, el mensaje ofrece también Ir a la vista de escuela.
Plan y prueba gratuita
La prueba gratuita empieza al crear la organización. Las escuelas y las organizaciones «Escuela y club» empiezan con el Módulo de formación (cursos, inscripciones, registros); los clubes simples no.
Para ver el plan y la prueba:
- Abre Menú y, en ORGANIZACIONES, toca tu organización.
- Desplázate hacia abajo hasta PLAN. Ves el nombre del plan, el estado (Prueba, Activo, Pago atrasado, Cancelada, Caducada), «La prueba termina…» y las barras de Aeronaves, Miembros y Almacenamiento.
Solo ven la sección PLAN las personas que pueden gestionar la organización o su facturación.
Ajustes de la organización
La sección GESTIÓN incluye (según el tipo y los permisos):
- Costes: gastos y coste por hora de cada aeronave.
- Cuotas de los socios: quién ha pagado la cuota de socio (consulta Miembros, roles y cuotas). El número que aparece al lado dice cuántos miembros tienen que ponerse al día.
- Licencias y certificados médicos de los socios: las caducidades de las licencias y los certificados médicos que comparten los miembros y, de quienes además lo consienten, los archivos adjuntos (consulta Miembros, roles y cuotas).
- Monederos: el crédito de vuelo de los miembros (clubes y escuelas); el número indica cuántos tienen poco crédito.
- Vuelos impugnados y, en los clubes sin escuela, Franjas horarias.
La sección AJUSTES incluye:
- Ajustes (la fila, o el icono de herramientas arriba a la derecha): una pantalla con ORGANIZACIÓN (Nombre, País y Tipo), CUOTA DE SOCIO, RESERVAS (para las escuelas: Los alumnos pueden reservar), PRIVACIDAD DEL CALENDARIO, CRÉDITO DE VUELO (el umbral de crédito bajo) y CONFIRMACIONES DE VUELOS. Las secciones que aparecen dependen del tipo, y Guardar lo guarda todo de una vez. Cambiar de tipo (entre escuela de vuelo, club y escuela y club) no afecta a la suscripción, las aeronaves ni los miembros: solo cambian las secciones que ves en la app.
- Datos de facturación: razón social, NIF/IVA y dirección para la factura.
Tu organización Personal no tiene miembros ni invitaciones: muestra solo la tarjeta, Costes y PLAN.
Añadir las aeronaves de la escuela
Las aeronaves se añaden directamente desde la vista de escuela.
- Abre la pestaña Flota y toca + (Añadir aeronave). Si la flota todavía está vacía, encuentras el mismo botón en el centro, y en el Resumen la tarjeta PRIMEROS PASOS con la fila Añade tu primera aeronave. Necesitas el permiso para gestionar aeronaves, que tiene el admin.
- Se abre el formulario con la escuela ya elegida en el campo Organización.
- Rellena la matrícula, el modelo y los contadores como en Añadir una aeronave y guarda.
También puedes hacerlo desde la vista de piloto: pestaña Inicio, MIS AERONAVES, +, y luego elige la escuela en el campo Organización.
La aeronave aparece en la pestaña Flota de la escuela y se puede reservar. El plan fija el número máximo de aeronaves: la barra Aeronaves en PLAN muestra cuánto espacio queda.
Cambiar a la vista de escuela
La vista de escuela tiene las pestañas Resumen, Flota, Alumnos, Calendario y Menú. Cambia según tu rol:
- el admin y el instructor encuentran en Alumnos a los alumnos y a los instructores con el estado de sus cursos;
- el alumno encuentra en su lugar una pestaña Formación, con su propio progreso y sin la lista de los demás alumnos;
- si el plan de la escuela no tiene Módulo de formación, la vista no muestra panel, cursos, inscripciones ni estadísticas: el Resumen informa de la flota y de los vuelos de hoy, y Alumnos lista a los miembros.
Arriba en el Resumen está la campana de notificaciones, con el número de las no leídas. Una escuela nueva muestra la tarjeta PRIMEROS PASOS hasta que tiene aeronaves, cursos y alumnos, y hasta que has elegido si ¿Los alumnos pueden reservar por su cuenta? (toca la fila y responde Sí o No).
- Desde la vista de piloto abre Menú.
- En la sección ORGANIZACIONES, toca Cambiar a la vista de escuela.
- Para volver, en Menú toca Cambiar a la vista de piloto.
La app recuerda la vista en la que estabas: la próxima vez que la abras, empieza ahí. Si mientras tanto ya no formas parte de la escuela (te fuiste, te suspendieron o te quitaron), vuelves a la vista de piloto con un mensaje.
La vista de escuela está disponible si eres admin, instructor o alumno en una organización de Escuela de vuelo o Escuela y club. Un Club simple no tiene vista de escuela: se gestiona desde la vista de piloto, en Menú > ORGANIZACIONES, tocando el club.
Preguntas frecuentes
¿Puedo cambiar el tipo después de crearla?
Sí, entre Escuela de vuelo, Club y Escuela y club: abre Ajustes en Ajustes de la organización (la fila o el icono de herramientas), elige el Tipo en la sección ORGANIZACIÓN, toca Guardar y confirma con Cambiar tipo. Un grupo de aeronave compartida o una organización de mantenimiento no pueden cambiar de tipo.
¿Puedo tener más de una organización?
Sí. Menú > ORGANIZACIONES las lista todas: toca una para abrir su página. Para los grupos de copropiedad consulta Copropiedad.
¿Cómo me uno a una organización que ya existe?
El admin tiene que invitarte: consulta Miembros, roles y cuotas.
Consulta también: Miembros, roles y cuotas, Formación, Aula.