Une organisation est l’espace partagé où les membres, les élèves, les instructeurs et les aéronefs fonctionnent ensemble. La personne qui la crée en devient l’administrateur.
Avant de commencer
- Il suffit d’avoir un compte AVIOFILE : tout le monde peut créer une organisation.
- Choisis le bon type (tu pourras le changer plus tard, voir ci-dessous) :
- Aéronef partagé : copropriétaires d’un ou plusieurs aéronefs.
- École de pilotage : élèves, instructeurs et formation.
- Club : membres qui partagent des aéronefs et des réservations.
- École et club : une école de pilotage et un club réunis, avec un seul abonnement, les mêmes aéronefs et les mêmes membres.
- Maintenance : une organisation de maintenance.
- Les informations de l’organisation (raison sociale, numéro de TVA, adresse) sont facultatives lors de la création. Tu en auras besoin pour la facture à la fin de l’essai.
Créer l’organisation
- Ouvre Menu.
- Dans la section ORGANISATIONS, touche Créer une organisation ou en rejoindre une, puis choisis Nouvelle organisation.
- À la première étape (Que veux-tu enregistrer ?), choisis le type. Pour une École de pilotage ou une École et club, réponds aussi à Les élèves peuvent-ils réserver eux-mêmes ? : Oui si les élèves réservent l’aéronef depuis le calendrier, Non si les instructeurs et le secrétariat réservent pour eux. Tu peux le modifier à tout moment dans Paramètres. Touche ensuite Continuer.
- À la deuxième étape (Nom et aérodrome d’attache), saisis le Nom. Vérifie le Pays : c’est le code à deux lettres, par exemple IT.
- Si tu le souhaites, choisis l’Aérodrome d’attache (facultatif) et touche Continuer.
- À la troisième étape (Informations de facturation), remplis la raison sociale, la forme juridique, le numéro de TVA, le code fiscal, le siège social et les contacts de facturation. Les écoles ont aussi le Numéro d’agrément ATO/DTO, les clubs l’Affiliation.
- Touche Créer l’organisation. Si tu préfères remplir ces informations plus tard, touche Compléter plus tard.
L’app affiche le message « … créée » et la nouvelle organisation devient ton organisation active. Pour une école, le message propose aussi Passer à la vue école.
Formule et essai gratuit
L’essai gratuit commence dès la création de l’organisation. Les écoles et les organisations « École et club » démarrent avec le Module de formation (cours, inscriptions, registres) ; les clubs simples ne l’ont pas.
Pour voir la formule et l’essai :
- Ouvre Menu et, dans ORGANISATIONS, touche ton organisation.
- Fais défiler jusqu’à OFFRE. Tu vois le nom de la formule, le statut (Essai, Actif, En retard, Résilié, Expiré), « Fin de l’essai le … » et les barres Aéronefs, Membres et Stockage.
Seules les personnes qui peuvent gérer l’organisation ou sa facturation voient la section OFFRE.
Paramètres de l’organisation
La section GESTION contient (selon le type et les autorisations) :
- Coûts : dépenses et coût horaire de chaque aéronef.
- Cotisations des membres : qui a payé la cotisation (voir Membres, rôles et cotisations). Le nombre à côté indique combien de membres doivent régulariser leur situation.
- Licences et certificats médicaux des membres : les échéances des licences et des certificats médicaux partagés par les membres et, pour ceux qui y consentent aussi, les fichiers joints (voir Membres, rôles et cotisations).
- Portefeuilles : le crédit de vol des membres (clubs et écoles) ; le nombre indique combien ont un crédit faible.
- Vols contestés et, dans les clubs sans école, Plages horaires.
La section PARAMÈTRES contient :
- Paramètres (la ligne, ou l’icône d’outils en haut à droite) : un seul écran avec ORGANISATION (Nom, Pays et Type), COTISATION, RÉSERVATIONS (pour les écoles : Les élèves peuvent réserver), CONFIDENTIALITÉ DU CALENDRIER, CRÉDIT DE VOL (le seuil de crédit faible) et CONFIRMATIONS DE VOLS. Les sections affichées dépendent du type, et Enregistrer sauvegarde tout en une fois. Changer de type (entre école de pilotage, club et école et club) ne touche pas l’abonnement, les aéronefs ni les membres : seules les sections visibles dans l’app changent.
- Informations de facturation : raison sociale, numéro de TVA et adresse pour la facture.
Ton organisation Personnel n’a ni membres ni invitations : elle n’affiche que la carte, Coûts et OFFRE.
Ajouter les aéronefs de l’école
Tu ajoutes les aéronefs directement depuis la vue école.
- Ouvre l’onglet Flotte et touche + (Ajouter un aéronef). Si la flotte est encore vide, tu trouves le même bouton au centre, et dans l’Aperçu la carte PREMIERS PAS avec la ligne Ajoute ton premier aéronef. Tu as besoin de l’autorisation de gérer les aéronefs, que possède l’administrateur.
- Le formulaire s’ouvre avec l’école déjà choisie dans le champ Organisation.
- Renseigne l’immatriculation, le modèle et les compteurs comme dans Ajouter un aéronef et enregistre.
Tu peux aussi le faire depuis la vue pilote : onglet Accueil, MES AÉRONEFS, +, puis choisis l’école dans le champ Organisation.
L’aéronef apparaît dans l’onglet Flotte de l’école et peut être réservé. L’offre fixe le nombre maximal d’aéronefs : la barre Aéronefs dans OFFRE indique la place restante.
Passer à la vue école
La vue école comporte les onglets Aperçu, Flotte, Élèves, Calendrier et Menu. Elle change selon ton rôle :
- l’admin et l’instructeur trouvent dans Élèves les élèves et les instructeurs avec l’état de leurs cours ;
- l’élève trouve à la place un onglet Formation, avec sa propre progression et sans la liste des autres élèves ;
- si la formule de l’école n’a pas de Module de formation, la vue ne montre ni tableau de bord, ni cours, ni inscriptions, ni statistiques : l’Aperçu indique la flotte et les vols du jour, et Élèves liste les membres.
En haut de l’Aperçu se trouve la cloche des notifications, avec le nombre de notifications non lues. Une nouvelle école affiche la carte PREMIERS PAS tant qu’elle n’a pas d’aéronefs, de cours et d’élèves, et tant que tu n’as pas répondu à Les élèves peuvent-ils réserver eux-mêmes ? (touche la ligne et réponds Oui ou Non).
- Depuis la vue pilote, ouvre Menu.
- Dans la section ORGANISATIONS, touche Passer à la vue école.
- Pour revenir en arrière, dans Menu, touche Passer à la vue pilote.
L’app se souvient de la vue dans laquelle tu étais : la prochaine fois que tu l’ouvres, elle démarre là. Si entre-temps tu ne fais plus partie de l’école (tu es parti, suspendu ou retiré), tu reviens à la vue pilote avec un message.
La vue école est disponible si tu es admin, instructeur ou élève dans une organisation École de pilotage ou École et club. Un simple Club n’a pas de vue école : tu le gères depuis la vue pilote, dans Menu > ORGANISATIONS, en touchant le club.
Questions fréquentes
Puis-je changer le type après la création ?
Oui, entre École de pilotage, Club et École et club : ouvre Paramètres dans Paramètres de l’organisation (la ligne ou l’icône d’outils), choisis le Type dans la section ORGANISATION, touche Enregistrer et confirme avec Changer le type. Un groupe d’aéronefs partagés ou une organisation de maintenance ne peut pas changer de type.
Puis-je avoir plus d’une organisation ?
Oui. Menu > ORGANISATIONS les liste toutes : touche-en une pour ouvrir sa page. Pour les groupes de copropriété, consulte Copropriété.
Comment rejoindre une organisation qui existe déjà ?
L’administrateur doit t’inviter : voir Membres, rôles et cotisations.
Voir aussi : Membres, rôles et cotisations, Formation, Salle de classe.