Si ton école ou ton club facture les vols à l’heure, ton Crédit de vol (ton portefeuille) tient le compte : combien tu as versé, combien tu as volé et combien de crédit il te reste. Le secrétariat enregistre les paiements ; tu les vois, tu télécharges les reçus et tu sais combien d’heures tu peux encore voler.
Avant de commencer
- Ton crédit de vol est créé avec la première recharge enregistrée par le secrétariat. Avant cela, il n'apparaît ni dans l'Accueil ni dans le Menu.
- AVIOFILE n’encaisse pas les paiements : le secrétariat enregistre ceux qu’il a reçus (espèces, virement, carte…).
- Les vols sont facturés à partir du jour de la première recharge, au tarif horaire de l'aéronef qui s'applique à toi (voir Coûts de l’aéronef). Les vols antérieurs ne sont pas facturés.
- Pour enregistrer ou annuler des paiements, tu as besoin de l'autorisation de gérer les membres, généralement l’administrateur (voir Membres, rôles et cotisations).
Voir ton crédit
- Sur l’Accueil, la carte CRÉDIT DE VOL affiche ton solde et, pour chaque aéronef, ce qu’il te reste : par exemple « Environ 4 h 20 sur I-AXXX » ou « Crédit épuisé pour I-AXXX ». Quand le crédit s’épuise, tu vois Crédit faible.
- Touche-la pour ouvrir ton crédit de vol. Tu le trouves aussi dans le Menu, dans la section ACTIVITÉ, sous Crédit de vol (Crédit et soldes si tu es aussi copropriétaire d’un aéronef), où tu touches la carte de l’organisation. Si tu as du crédit dans plusieurs organisations, Tout voir ouvre la liste (le même écran que dans le Menu, avec aussi les soldes des groupes de copropriétaires). La notification de crédit faible ouvre également cet écran.
Le portefeuille comporte trois parties :
- PAIEMENTS : chaque Rechargement, Remboursement ou Ajustement, avec date, montant et méthode (Espèces, Virement, Carte, Autre).
- RÉCAPITULATIF : Rechargements, Remboursements, Ajustements et Vols facturés, qui donnent ensemble le solde.
- VOLS FACTURÉS : les vols payés avec le crédit, chacun avec son coût. Un vol sans tarif affiche Sans tarif et n’est pas facturé.
Télécharger un reçu
- Dans le portefeuille, à côté du paiement, touche Reçu.
- Le PDF du reçu s’ouvre, numéroté et avec les coordonnées de l’école : enregistre-le ou partage-le depuis la feuille qui apparaît.
Si le secrétariat a aussi joint un fichier (par exemple la preuve d’un virement), à côté du paiement tu vois Justificatif joint.
Enregistrer un paiement (secrétariat)
- Ouvre Menu > ORGANISATIONS, touche ton organisation et, dans GESTION, touche Portefeuilles : tu vois le solde de chaque membre et, en haut, combien ont un Crédit faible. Rechercher un membre permet de trouver la personne.
- Choisis le membre : touche + en haut et cherche-le dans Qui a payé ?, ou touche-le dans la liste, ou ouvre sa page et touche Crédit de vol. Le crédit du membre s’ouvre : touche Enregistrer un rechargement (s’il n’en a pas encore, Enregistrer le premier rechargement). Lorsque la liste est vide, le crédit d’un membre s’ouvre avec le premier rechargement que tu enregistres avec +.
- Dans Type, choisis Rechargement (le membre verse de l’argent), Remboursement (tu rends de l’argent) ou Ajustement (tu corriges le solde : un montant positif ajoute du crédit, un montant négatif en retire). Pour le premier paiement, il n’y a que Rechargement.
- Saisis le Montant et vérifie la Date : elle ne peut pas être dans le futur.
- Choisis le Mode (Espèces, Virement, Carte, Autre) et, si tu le souhaites, saisis la Référence (par exemple la référence du virement ou le numéro du ticket de carte).
- Rédige les Notes. Pour un Ajustement, elles sont obligatoires : explique pourquoi le solde est corrigé.
- Si tu le souhaites, sous Pièce jointe, touche Joindre un fichier et choisis Prendre une photo, Photothèque ou Choisir un fichier : c’est la preuve de paiement ou un document de l’école.
- Pour un Rechargement, laisse Émettre un reçu activé : AVIOFILE crée un reçu numéroté que le membre peut télécharger. Désactive-le s’il n’est pas nécessaire.
- Touche Enregistrer un rechargement. Tu vois « Paiement enregistré ».
Les paiements ne peuvent pas être modifiés. Si tu as enregistré un paiement erroné, à côté du paiement touche Annuler et confirme avec Annuler le paiement : il reste dans la liste, barré et marqué Annulé, et ne compte plus dans le solde. Enregistre ensuite le bon.
Logo et coordonnées sur le reçu
Le reçu affiche les coordonnées de ton organisation (raison sociale, numéro de TVA, code fiscal, adresse, e-mail) et, si tu le souhaites, le logo.
- Ouvre Menu > ORGANISATIONS, touche ton organisation et, dans PARAMÈTRES, touche Informations de facturation (tu dois avoir l’autorisation de gérer la facturation).
- Remplis les informations et touche Enregistrer.
- Dans la partie Logo pour les reçus, touche Importer un logo (ou Remplacer le logo) et choisis une image PNG ou JPEG de 2 Mo maximum : elle est redimensionnée à environ 600 pixels.
Les informations de facturation sont figées dans le reçu au moment de son émission : si tu les modifies plus tard, les reçus déjà émis restent tels qu’ils étaient.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le crédit de vol.
Le crédit de vol est créé avec le premier rechargement enregistré par le secrétariat. Avant cela, il n’existe pas, ni sur l’Accueil ni dans le Menu.
Le reçu est-il une facture ?
Non. C’est un reçu de paiement non fiscal. Si tu as besoin d’une facture, demande-la à l’école : AVIOFILE n’en émet pas.
Comment sont calculées les heures qui me restent ?
En divisant le solde par le tarif horaire que tu paierais aujourd’hui sur cet aéronef. Si le tarif change, les heures changent aussi.
Un vol n’a pas été facturé.
Sans tarif apparaît s’il n’y avait pas de tarif pour ce vol. Demande au secrétariat de vérifier les tarifs de l’aéronef.
Voir aussi : Membres, rôles et cotisations, Coûts de l’aéronef.