Als je school of club vluchten per uur in rekening brengt, houdt je Vliegtegoed (je portemonnee) de rekening bij: hoeveel je hebt gestort, hoeveel je hebt gevlogen en hoeveel tegoed je nog hebt. Het kantoor registreert de betalingen; jij ziet ze, downloadt de kwitanties en weet hoeveel uur je nog kunt vliegen.
Voordat je begint
- Je vliegtegoed wordt aangemaakt met de eerste storting die het kantoor registreert. Daarvoor verschijnt het niet op Start of in het Menu.
- AVIOFILE int geen betalingen: het kantoor registreert wat het heeft ontvangen (contant, overboeking, kaart...).
- Vluchten worden verrekend vanaf de dag van de eerste storting, tegen het uurtarief van het luchtvaartuig dat voor jou geldt (zie Kosten van het luchtvaartuig). Eerdere vluchten worden niet verrekend.
- Om betalingen te registreren of te annuleren heb je het recht nodig om leden te beheren, meestal de beheerder (zie Leden, rollen en contributies).
Je tegoed bekijken
- Op Start toont de kaart VLIEGTEGOED je saldo en, per luchtvaartuig, hoeveel er nog over is: bijvoorbeeld “Nog ongeveer 4 u 20 op I-AXXX” of “Geen tegoed meer voor I-AXXX”. Als het tegoed bijna op is, zie je Laag tegoed.
- Tik erop om je vliegtegoed te openen. Je vindt het ook in het Menu, in het onderdeel ACTIVITEIT, onder Vliegtegoed (Tegoed en saldi als je ook mede-eigenaar van een luchtvaartuig bent), waar je op de kaart van de organisatie tikt. Heb je tegoed in meer dan één organisatie, dan opent Alles tonen de lijst (hetzelfde scherm als het Menu, ook met de saldi van groepen met gedeeld eigendom). Ook de melding over laag tegoed opent dit scherm.
De portemonnee heeft drie delen:
- BETALINGEN: elke Storting, Terugbetaling of Correctie, met datum, bedrag en methode (Contant, Overboeking, Kaart, Overig).
- OVERZICHT: Stortingen, Terugbetalingen, Correcties en Verrekende vluchten, die samen het saldo vormen.
- VERREKENDE VLUCHTEN: de vluchten die van het tegoed zijn betaald, elk met de kosten. Een vlucht zonder tarief toont Geen tarief en wordt niet verrekend.
Een kwitantie downloaden
- Tik in de portemonnee naast de betaling op Kwitantie.
- De pdf van de kwitantie opent, genummerd en met de gegevens van de school: bewaar of deel hem via het blad dat verschijnt.
Heeft het kantoor ook een bestand bijgevoegd (bijvoorbeeld het bewijs van een overboeking), dan zie je naast de betaling Bewijs bijgevoegd.
Een betaling registreren (kantoor)
- Open Menu > ORGANISATIES, tik op je organisatie en tik in BEHEER op Portemonnees: je ziet het saldo van elk lid en bovenaan hoeveel leden Laag tegoed hebben. Met Leden zoeken vind je de persoon.
- Kies het lid: tik bovenaan op + en zoek de persoon bij Wie heeft betaald?, of tik op de persoon in de lijst, of open de pagina van de persoon en tik op Vliegtegoed. Het tegoed van het lid opent: tik op Storting registreren (heeft het lid er nog geen, dan op Eerste storting registreren). Is de lijst leeg, dan opent het tegoed van een lid met de eerste storting die je registreert met +.
- Kies bij Type voor Storting (het lid betaalt geld), Terugbetaling (je geeft geld terug) of Correctie (je corrigeert het saldo: een positief bedrag voegt tegoed toe, een negatief bedrag haalt het weg). Voor de eerste betaling is er alleen Storting.
- Schrijf het Bedrag op en controleer de Datum: die mag niet in de toekomst liggen.
- Kies de Methode (Contant, Overboeking, Kaart, Overig) en vul als je wilt de Referentie in (bijvoorbeeld de referentie van de overboeking of het nummer van de kaartbon).
- Schrijf de Notities. Bij een Correctie zijn ze verplicht: leg uit waarom het saldo wordt gecorrigeerd.
- Tik als je wilt onder Bijlage op Bestand bijvoegen en kies Foto maken, Fotobibliotheek of Kies een bestand: dat is het bewijs van betaling of een document van de school.
- Laat bij een Storting Kwitantie uitgeven aan staan: AVIOFILE maakt een genummerde kwitantie die het lid kan downloaden. Zet de optie uit als dat niet nodig is.
- Tik op Storting registreren. Je ziet “Betaling geregistreerd.”
Betalingen kunnen niet worden bewerkt. Heb je een verkeerde betaling geregistreerd, tik dan naast de betaling op Annuleren en bevestig met Betaling annuleren: ze blijft in de lijst staan, doorgehaald en gemarkeerd als Geannuleerd, en telt niet meer mee voor het saldo. Registreer daarna de juiste.
Logo en gegevens op de kwitantie
De kwitantie toont de gegevens van je organisatie (bedrijfsnaam, btw-nummer, fiscaal nummer, adres, e-mail) en, als je wilt, het logo.
- Open Menu > ORGANISATIES, tik op je organisatie en tik in INSTELLINGEN op Factuurgegevens (je hebt het recht nodig om de facturatie te beheren).
- Vul de gegevens in en tik op Opslaan.
- Tik bij Logo voor kwitanties op Logo uploaden (of Logo vervangen) en kies een PNG- of JPEG-afbeelding van maximaal 2 MB: die wordt verkleind tot ongeveer 600 pixels.
De factuurgegevens worden op het moment van uitgifte in de kwitantie vastgelegd: wijzig je ze later, dan blijven al uitgegeven kwitanties zoals ze waren.
Veelgestelde vragen
Ik zie het vliegtegoed niet.
Het vliegtegoed wordt aangemaakt met de eerste storting die het kantoor registreert. Daarvoor is het er niet, noch op Start noch in het Menu.
Is de kwitantie een factuur?
Nee. Het is een niet-fiscale betalingskwitantie. Heb je een factuur nodig, vraag het dan aan de school: AVIOFILE geeft die niet uit.
Hoe wordt berekend hoeveel uur ik nog heb?
Door het saldo te delen door het uurtarief dat je vandaag op dat luchtvaartuig zou betalen. Verandert het tarief, dan veranderen de uren ook.
Een vlucht is niet verrekend.
Geen tarief verschijnt als er voor die vlucht geen tarief was. Vraag het kantoor om de tarieven van het luchtvaartuig te controleren.
Zie ook: Leden, rollen en contributies, Kosten van het luchtvaartuig.