Iemand komt met een uitnodiging in je organisatie en houdt een of meer rollen. Hier zie je hoe je personen uitnodigt, hun rol wijzigt, de contributie volgt en ze verwijdert.
Voordat je begint
- Om uit te nodigen, rollen te wijzigen, mensen te verwijderen en contributies te registreren heb je de rol Beheerder nodig. Wie het recht heeft om de ledenlijst te lezen, zoals een instructeur, kan hem ook zien.
- Rollen kunnen worden gecombineerd (iemand kan zowel Instructeur als Piloot zijn):
- Beheerder: beheert leden, luchtvaartuigen en instellingen.
- Instructeur: geeft les en tekent de opleidingsregisters van de eigen leerlingen.
- Leerling: volgt een opleiding bij de school.
- Piloot: vliegt en registreert vluchten.
- Onderhoud: registreert onderhoudswerk.
- Alleen lezen: kan alleen gegevens bekijken.
- In een groep met gedeeld eigendom en in een club zonder school bestaat de rol Leerling niet.
Iemand uitnodigen
- Open Menu en tik bij ORGANISATIES op je organisatie. In de schoolweergave kun je ook het tabblad Leerlingen openen en op + tikken.
- Tik in het onderdeel LEDEN op Uitnodigen. Je Persoonlijke organisatie heeft geen leden: om iemand uit te nodigen maak je eerst een club, een school of een groep aan.
- Laat bovenaan Per e-mail geselecteerd (de standaardkeuze). Om veel mensen tegelijk binnen te laten zie je hieronder Open link.
- Typ het E-mailadres van de persoon.
- Kies de Rollen: tik op elke rol die je wilt toewijzen. Piloot is al geselecteerd in een club en Leerling in een school (vanuit het tabblad Leerlingen, Instructeur als je naar instructeurs kijkt).
- Tik op Uitnodiging versturen.
- Uitnodiging aangemaakt verschijnt met een link om te delen. Tik op Link kopiëren en stuur hem de persoon op de manier die je wilt.
Een open link voor veel mensen
Heb je niet van iedereen het adres (bijvoorbeeld bij een nieuwe cursus), tik dan in Uitnodigen op Open link:
- Kies de Rollen (er is geen rol Beheerder: een open link kan die niet geven).
- Kies Geldig voor: 1 uur, 24 uur of 3 dagen.
- Stel bij Mensen die kunnen deelnemen het maximum in (1 tot 50, standaard 20).
- Tik op Link maken en daarna op Link kopiëren: het adres wordt alleen nu getoond.
Wie de link heeft, komt erin met de rollen die jij hebt gekozen, totdat hij verloopt of de plekken op zijn: deel hem alleen waar het nodig is. Hieronder vind je OPEN LINKS (ook op de pagina van de organisatie), met rollen, vervaldatum en hoeveel mensen elke link hebben gebruikt: tik op een link die nog geldig is en op Intrekken om hem meteen te stoppen; mensen die al zijn toegetreden, blijven. Voor aandelen in gedeeld eigendom en overdrachten werkt het niet: die gaan altijd via een uitnodiging per e-mail.
In het onderdeel UITNODIGINGEN zie je de uitnodigingen die je hebt verstuurd met hun status (In afwachting, Geaccepteerd, Geweigerd, Ingetrokken, Verlopen). Tik op een uitnodiging die in afwachting of verlopen is om te kiezen wat je ermee doet:
- Opnieuw versturen: mailt hem opnieuw met een nieuwe link (Uitnodiging opnieuw verstuurd). De vorige link werkt niet meer: alleen de nieuwe is geldig, en je kunt hem kopiëren met Link kopiëren.
- Intrekken: annuleert de uitnodiging. Bevestig bij Uitnodiging intrekken? met Intrekken: de link werkt niet meer.
Is een uitnodiging verlopen, nodig de persoon dan opnieuw uit.
Wat de uitgenodigde persoon doet
- Die meldt zich aan of logt in met hetzelfde e-mailadres als de uitnodiging (niet nodig bij een open link).
- Die opent de link, of gaat naar Menu en tikt op Accepteren in de kaart JE UITNODIGINGEN.
- Of tikt in Menu op Organisatie maken of deelnemen, dan op Deelnemen met een uitnodiging, plakt de link of de code en tikt op Deelnemen.
Na het toetreden wordt de organisatie de actieve organisatie van de persoon.
Is de persoon ingelogd met een ander adres dan het uitgenodigde, dan meldt de app Deze uitnodiging is voor een ander adres en toont hij het uitgenodigde adres in verborgen vorm (bijvoorbeeld “m•••@dimma.it”). Tik op Inloggen met een ander account om met het juiste adres terug te komen: de uitnodiging gaat verder waar hij was. Heb je Apple gebruikt en je e-mailadres verborgen, vraag de beheerder dan om een Open link. Een open link die verlopen is, is ingetrokken of zijn maximumaantal mensen al heeft bereikt, zegt dat duidelijk: vraag om een nieuwe.
Rol wijzigen, promoveren, verwijderen
Open de pagina van de persoon: open in Menu > ORGANISATIES je organisatie en tik op de naam bij LEDEN. Tik vanuit het tabblad Leerlingen op de leerling en daarna op Ledenprofiel. In het onderdeel BEHEREN:
- Promoveren tot piloot (alleen leerlingen): die is dan geen leerling meer. Het logboek en het opleidingsregister blijven bij de persoon.
- Promoveren tot instructeur (voor een piloot of een beheerder): voegt de instructeursrol toe en houdt de andere.
- Rollen wijzigen: kies de rollen in het blad en tik op Opslaan.
- Blokkeren: de persoon heeft geen toegang meer tot de gegevens van de organisatie, maar blijft in de lijst staan en houdt de eigen registraties en contributies. Hij telt niet meer mee voor de plekken van het pakket. Bevestig met Blokkeren: bij LEDEN verschuift de persoon naar GEBLOKKEERD, met het label Geblokkeerd. Om hem weer toe te laten open je zijn pagina opnieuw en tik je op Heractiveren; heractiveren gebruikt weer een plek van het pakket.
- Uit de organisatie verwijderen: de persoon verliest de toegang. Zijn vluchten en registraties blijven bewaard. Bevestig met Verwijderen.
Heeft een leerling nog openstaande cursusinschrijvingen, dan herinnert de app je er na de promotie aan: inschrijvingen sluiten niet vanzelf.
De pagina toont ook AANSTAANDE VLUCHTEN, de groepen van de persoon en, als je beheerder bent, het onderdeel SECRETARIAAT: via Documenten kun je de medische keuring, het identiteitsbewijs, de licentie of bonnetjes toevoegen. Hier vind je ook Vliegtegoed (in clubs en scholen), Contributie (de status; tik erop om een betaling te registreren, vrijstelling te geven of de geschiedenis te zien) en de Verloopdata van het lid. De persoon ziet ze in zijn tabblad Documenten, onder VAN JE SCHOOL OF CLUB, ook na het verlaten van de organisatie.
Voor de cursusinschrijving en het opleidingsdossier van de leerling zie Opleiding.
De organisatie verlaten
Wie wil vertrekken, opent Menu > ORGANISATIES, tikt op de organisatie en tikt onderaan op Organisatie verlaten.
- Is er nog een andere beheerder, bevestig dan gewoon met Verlaten.
- Ben je de laatste beheerder, dan vraagt de app eerst Wie wordt beheerder?: kies een of meer personen (of Alle leden) en tik op Beheerders aanwijzen en vertrekken. De personen die je kiest, houden hun rollen en krijgen ook de beheerdersrol. De luchtvaartuigen blijven bij de organisatie; een aandeel van jou in gedeeld eigendom blijft van jou totdat je Mijn aandeel verlaten gebruikt.
- Ben je het enige lid, dan verschijnt Je kunt nog niet vertrekken: nodig eerst iemand uit om de organisatie over te nemen. Bestaan er andere leden maar zijn ze allemaal geblokkeerd, heractiveer dan een geblokkeerd lid of nodig iemand uit.
- Bij meer dan 5 leden vraagt Alle leden om bevestiging en zegt hoeveel mensen beheerder worden.
- Voordat je vertrekt, toont de app Voordat je vertrekt… met wat nog openstaat: vliegtegoed of een schuld (vraag het kantoor), een betaalde contributie, saldo met de mede-eigenaren, toekomstige reserveringen (die worden voor jou geannuleerd als je vertrekt), geplande diensten, openstaande cursussen en conceptlesverslagen. Het is slechts een herinnering: het houdt je nooit tegen om te vertrekken.
- Als je in groepen met gedeeld eigendom een aandeel hebt, vraagt het blad Ook het aandeel verlaten?. Standaard blijft het aandeel van jou: je blijft mede-eigenaar, betaalt de vaste kosten en kunt vliegen vanuit je persoonlijke organisatie. Zet Verlaat ook het aandeel aan om het nu op te geven: het percentage blijft dan onbeheerd en de andere mede-eigenaren krijgen bericht.
- De betaler van de groep en de laatste medebeheerder dragen eerst de betaling over of wijzen een andere medebeheerder aan: de app legt uit hoe.
Contributies
De jaarlijkse contributie is bedoeld voor clubs en scholen die de luchtvaartuigen willen blokkeren voor leden die niet hebben betaald. AVIOFILE int geen betalingen: het kantoor registreert ze.
De contributie aanzetten
- Open in Menu > ORGANISATIES je organisatie; tik in het onderdeel INSTELLINGEN op Instellingen (of op het gereedschapspictogram rechtsboven).
- Zet in het onderdeel CONTRIBUTIE Contributie verplichten aan.
- Stel Jaarbedrag (alleen ter informatie), Valuta en Respijtperiode (0 tot 90 dagen) in en tik op Opslaan.
Er is één scherm en één Opslaan. Voor scholen heeft het onderdeel RESERVERINGEN de schakelaar Leerlingen kunnen reserveren: staat die uit, dan kunnen leerlingen de agenda zien maar reserveren instructeurs en het kantoor. VLIEGTEGOED stelt de drempel voor laag tegoed van de portemonnees in en VLUCHTBEVESTIGINGEN het aantal dagen waarna een onbeantwoorde vlucht vanzelf wordt geaccepteerd.
PRIVACY VAN DE AGENDA bepaalt wat anderen zien: alleen leerlingen zien “bezet” (aanbevolen), leerlingen en piloten zien “bezet”, of iedereen ziet alles. Instructeurs, beheerders en iedereen die bij een reservering betrokken is, zien altijd alle details.
Een betaling registreren
- Tik in BEHEER op Contributies van leden. Voor clubs en organisaties van het type vliegschool en club is dit onderdeel er altijd; een vliegschool heeft geen contributie (om die te gebruiken schakel je in Instellingen over naar Vliegschool en club), tenzij ze al aanstond. Het getal ernaast geeft aan hoeveel leden nog moeten betalen.
- Filter de lijst met Alle, Te regelen, Verloopt binnenkort, Betaald, Vrijgesteld.
- Tik op het lid en kies Betaling registreren.
- Vul Betaaldatum, Bedrag, Betaald tot en, als je wilt, Notitie in. Tik op Registreren.
In hetzelfde blad kun je Vrijgesteld van contributie kiezen (bijvoorbeeld een erelid), Vrijstelling intrekken of Betalingsgeschiedenis. Geregistreerde betalingen kunnen niet worden bewerkt.
Wat er gebeurt als de contributie verloopt
- De status gaat van Betaald naar Verloopt binnenkort, dan Respijtperiode en tot slot Verlopen (of Nooit betaald).
- Bij een verlopen of onbetaalde contributie kan het lid de luchtvaartuigen van de organisatie niet reserveren of vliegen. Het eigen logboek en opleidingsregister blijft zichtbaar.
- Beheerders, instructeurs en mensen die niet vliegen (alleen Onderhoud en/of Alleen lezen) worden nooit geblokkeerd: de contributie geldt niet voor hen.
- Het lid ziet een melding in het Menu en op Start; als je erop tikt, opent de pagina van de organisatie, waar Mijn contributie “Betaald tot…” of “Verlopen, bedrag” zegt en naar de betalingsgeschiedenis leidt. Bij een geschorste of gesloten organisatie verschijnt de melding niet.
Verloopdata van licenties en medische keuringen
Iedereen kan zijn licenties, bevoegdheden en medische keuring delen met de organisatie (in het profiel, onder Licenties & bevoegdheden, in het onderdeel voor delen met clubs en scholen). De toestemming heeft twee niveaus, beide gekozen door de persoon en standaard uit: de verloopdata en, apart daarvan, de bestanden die aan de licenties zijn gekoppeld (bijvoorbeeld de scan van de medische keuring). Wie de data al had gedeeld, blijft alleen die delen: voor bestanden is een nieuwe toestemming nodig. Delen bestaat alleen voor clubs en scholen.
Beheerders zien ze in BEHEER > Licenties en medische keuringen van leden, maar alleen voor mensen die toestemming hebben gegeven. Onder de naam van elk lid zegt de app of die Alleen data of Data en bestanden deelt:
- De data zijn altijd die van hun licenties, met de status (Geldig, Verloopt binnenkort, Verlopen).
- Bij mensen die ook de bestanden delen, verschijnen de bijgevoegde bestanden onder elke licentie: tik op een bestand om het te openen. Het bestand wordt gedownload via een ondertekende link die een paar minuten geldig is, en elke keer dat je het opent, wordt de toegang vastgelegd.
- Een lid kan de toestemming op elk moment intrekken: vanaf dan kunnen de bestanden niet meer worden geopend.
Wanneer de licentie of medische keuring van een lid bijna verloopt, krijgt de beheerder een melding; als je erop tikt, opent Licenties en medische keuringen van leden, waar de eerstvolgende vervaldata bovenaan staan.
Licentiebestanden verschijnen niet in Door leden gedeelde documenten: daar blijven de andere persoonlijke documenten staan (verzekering, identiteitsbewijs...). De medische keuring die een beheerder vanaf de pagina van iemand uploadt, is iets anders: dat is het eigen dossier van de organisatie, met eigen herinneringen, en het wordt niet verward met de licentiebestanden.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met de vluchten van iemand die ik verwijder?
Die blijven in zijn logboek en in het archief van de organisatie. Mensen die uit zichzelf vertrekken, gebruiken Organisatie verlaten onderaan de Organisatie-instellingen.
Kan ik iemand met meerdere rollen tegelijk uitnodigen?
Ja: tik in het uitnodigingsformulier op alle rollen die je nodig hebt.
Waarom zie ik Contributies van leden niet?
Je hebt de beheerdersrol nodig en een organisatie van het type club of vliegschool en club. Een vliegschool ziet het alleen als de contributie al aanstond: om hem te gebruiken schakel je in Instellingen over naar Vliegschool en club.
Zie ook: Een school of club aanmaken, Opleiding, Klaslokaal.