Medlemmer, roller og kontingenter

En person kommer ind i din organisation med en invitation og får en eller flere roller. Her ser du, hvordan du inviterer dem, skifter deres rolle, følger kontingentet og fjerner dem.

Før du går i gang

• Du skal have rollen Admin, hvis du vil invitere, skifte roller, fjerne personer og registrere kontingenter. Alle med tilladelse til at læse medlemslisten, for eksempel en instruktør, kan også se den.
• Roller kan kombineres (en person kan både være Instruktør og Pilot):
• Admin: administrerer medlemmer, fly og indstillinger.
• Instruktør: underviser og underskriver sine egne elevers uddannelsesregistre.
• Elev: uddanner sig hos skolen.
• Pilot: flyver og registrerer flyvninger.
• Vedligeholdelse: registrerer vedligeholdelsesarbejde.
• Kun læsning: kan kun se data.
• I en medejergruppe og i en klub uden skole findes rollen Elev ikke.

Inviter en person

1. 1Åbn Menu, og tryk på din organisation under ORGANISATIONER. I skolevisningen kan du også åbne fanen Elever og trykke på +.
2. 2I afsnittet MEDLEMMER skal du trykke på Inviter. Din Personlig-organisation har ingen medlemmer: opret først en klub, en skole eller en gruppe, hvis du vil invitere nogen.
3. 3Lad På e-mail stå valgt øverst (standard). Hvis du vil lade mange personer komme ind på én gang, se Åbent link nedenfor.
4. 4Skriv personens E-mail.
5. 5Vælg Roller: tryk på hver rolle, du vil tildele. Pilot er allerede valgt i en klub og Elev i en skole (fra fanen Elever, Instruktør hvis du ser på instruktørerne).
6. 6Tryk på Send invitation.

7. 7Invitation oprettet vises med et link, du kan dele. Tryk på Kopiér link, og send det til personen på den måde, du foretrækker.

Et åbent link til mange personer

Når du ikke har alles adresse (for eksempel et nyt kursus), skal du trykke på Åbent link i Inviter:

1. 1Vælg Roller (der er ingen rolle som Admin: et åbent link kan ikke give den).
2. 2Vælg Gyldigt i: 1 time, 24 timer eller 3 dage.
3. 3Med Personer, der kan deltage angiver du maksimum (1 til 50, som standard 20).
4. 4Tryk på Opret link og derefter på Kopiér link: adressen vises kun nu.

Den, der har linket, kommer ind med de roller, du valgte, indtil det udløber, eller pladserne er opbrugt: del det kun de steder, hvor det er nødvendigt. Nedenfor finder du ÅBNE LINKS (også på organisationens side) med roller, udløb og hvor mange personer der har brugt hvert enkelt: tryk på et link, der stadig er gyldigt, og på Tilbagekald for at stoppe det med det samme; personer, der allerede er kommet ind, bliver. Det virker ikke til medejerandele og overdragelser, som altid går via en e-mailinvitation.

I afsnittet INVITATIONER ser du de invitationer, du har sendt, med deres status (Afventer, Accepteret, Afvist, Tilbagekaldt, Udløbet). Tryk på en afventende eller udløbet invitation, og vælg, hvad du vil gøre med den:

• Send igen: sender den på e-mail igen med et nyt link (Invitation sendt igen). Det tidligere link holder op med at virke: kun det nye er gyldigt, og du kan kopiere det med Kopiér link.
• Tilbagekald: annullerer invitationen. Bekræft i Tilbagekalde invitationen? med Tilbagekald: linket holder op med at virke.

Hvis en invitation er udløbet, så inviter personen igen.

Hvad den inviterede person gør

1. 1De opretter sig eller logger ind med den samme e-mail som i invitationen (ikke nødvendigt ved et åbent link).
2. 2De åbner linket, eller går til Menu og trykker på Acceptér i kortet DINE INVITATIONER.
3. 3Eller de trykker i Menu på Opret eller deltag i en organisation, derefter på Deltag med invitation, indsætter linket eller koden og trykker på Deltag.

Efter tilmeldingen bliver organisationen deres aktive organisation.

Hvis de loggede ind med en anden adresse end den inviterede, siger appen Denne invitation er til en anden adresse og viser den inviterede adresse skjult (for eksempel "m•••@dimma.it"). Tryk på Log ind med en anden konto for at komme tilbage med den rigtige adresse: invitationen fortsætter, hvor den slap. Hvis du brugte Apple og skjulte din e-mail, så bed admin om et Åbent link. Et åbent link, der er udløbet, tilbagekaldt eller allerede har nået sit maksimale antal personer, siger det tydeligt: bed om et nyt.

Skift rolle, forfrem, fjern

Åbn personens side: i Menu > ORGANISATIONER åbner du din organisation og trykker på navnet i MEDLEMMER. Fra fanen Elever trykker du på eleven og derefter på Medlemsprofil. I afsnittet ADMINISTRER:

• Forfrem til pilot (kun elever): de er ikke længere elever. Deres logbog og uddannelsesregister bliver hos dem.
• Forfrem til instruktør (til en pilot eller en admin): tilføjer instruktørrollen og beholder de andre.
• Skift roller: vælg rollerne i arket, og tryk på Gem.
• Suspendér: personen har ikke længere adgang til organisationens data, men bliver på listen og beholder sine registre og kontingenter. De tæller ikke længere med i planens pladser. Bekræft med Suspendér: i MEDLEMMER flytter personen ned under SUSPENDEREDE med mærket Suspenderet. Hvis du vil lukke dem ind igen, åbn deres side igen og tryk på Genaktivér; en genaktivering bruger en plads i planen igen.
• Fjern fra organisationen: personen mister adgangen. Deres flyvninger og registre bliver gemt. Bekræft med Fjern.

Hvis en elev stadig har åbne kursustilmeldinger, minder appen dig om det efter forfremmelsen: tilmeldinger lukker ikke af sig selv.

Siden viser også KOMMENDE FLYVNINGER, personens grupper og, hvis du er admin, afsnittet KONTOR: under Dokumenter kan du tilføje lægeattest, ID, certifikat eller kvitteringer. Her finder du også Flyvekredit (i klubber og skoler), Kontingent (status; tryk på den for at registrere en betaling, fritage eller se historikken) og medlemmets Udløbsdatoer. Personen ser dem i sin fane Dokumenter under FRA DIN SKOLE ELLER KLUB, også efter at have forladt organisationen.

Om kursustilmelding og elevens uddannelsesmappe, se Uddannelse.

Forlad organisationen

Den, der vil forlade den, åbner Menu > ORGANISATIONER, trykker på organisationen og trykker på Forlad organisation nederst.

• Hvis der er en anden admin, bekræfter du bare med Forlad.
• Hvis du er den sidste admin, spørger appen først Hvem bliver administrator?: vælg en eller flere personer (eller Alle medlemmer), og tryk på Gør til administratorer og forlad. De personer, du vælger, beholder deres roller og får også administratorrollen. Flyene bliver hos organisationen; din medejerandel forbliver din, indtil du bruger Forlad min andel.
• Hvis du er det eneste medlem, vises Du kan ikke forlade den endnu: invitér først en person, der kan overtage organisationen. Hvis der findes andre medlemmer, men alle er suspenderede, så genaktivér et suspenderet medlem eller invitér en person.
• Med mere end 5 medlemmer beder Alle medlemmer dig bekræfte og siger, hvor mange personer der bliver administratorer.
• Før du forlader den, viser appen Før du går… med det, der stadig er åbent: flyvekredit eller gæld (spørg kontoret), et betalt kontingent, saldo med medejerne, fremtidige bookinger (annulleres for dig, når du går), planlagte vagtdage, åbne kurser og kladder til lektionsregistre. Det er kun en påmindelse: den forhindrer dig aldrig i at gå.
• I medejergrupper spørger arket Forlad også andelen?, hvis du har en andel. Som standard forbliver andelen din: du er stadig medejer, betaler de faste omkostninger og kan flyve fra din personlige organisation. Slå Forlad også andelen til, hvis du vil give den op nu: dens procentdel står uden ejer, og de andre medejere får besked.
• Gruppens betaler og dens sidste medansvarlige overdrager først betalingen eller udpeger en anden medansvarlig: appen forklarer hvordan.

Kontingenter

Det årlige kontingent er til klubber og skoler, der vil spærre flyene for medlemmer, som ikke har betalt. AVIOFILE opkræver ikke betalinger: kontoret registrerer dem.

Slå kontingentet til

1. 1Åbn din organisation i Menu > ORGANISATIONER; tryk på Indstillinger (eller værktøjsikonet øverst til højre) i afsnittet INDSTILLINGER.
2. 2Slå Kræv kontingent til i afsnittet KONTINGENT.
3. 3Angiv Årligt beløb (kun til information), Valuta og Henstand (0 til 90 dage), og tryk derefter på Gem.

Der er én skærm og én Gem. For skoler har afsnittet BOOKINGER kontakten Elever kan booke: når den er slået fra, kan eleverne se kalenderen, men instruktørerne og kontoret foretager bookingerne. FLYVEKREDIT fastsætter grænsen for lav kredit i tegnebøgerne og BEKRÆFTELSER AF FLYVNINGER antallet af dage, hvorefter en ubesvaret flyvning accepteres af sig selv.

PRIVATLIV I KALENDEREN afgør, hvad andre ser: kun eleverne ser "optaget" (anbefalet), eleverne og piloterne ser "optaget", eller alle ser alt. Instruktører, admins og alle, der er involveret i en booking, ser altid alle detaljer.

Registrér en betaling

1. 1Tryk på Medlemmernes kontingenter i ADMINISTRATION. For klubber og flyveskole-og-klub-organisationer er punktet der altid; en flyveskole har intet kontingent (skift til Flyveskole og klub i Indstillinger, hvis du vil bruge det), medmindre et allerede var slået til. Tallet ved siden af viser, hvor mange medlemmer der skal gøre op.
2. 2Filtrér listen med Alle, Skal rettes, Udløber snart, Betalt, Fritaget.
3. 3Tryk på medlemmet, og vælg Registrér betaling.
4. 4Udfyld Betalingsdato, Beløb, Betalt til og, hvis du har lyst, Note. Tryk på Registrer.

Fra det samme ark kan du vælge Fritaget for kontingentet (for eksempel et æresmedlem), Fjern fritagelsen eller Betalingshistorik. Registrerede betalinger kan ikke redigeres.

Hvad der sker, når kontingentet udløber

• Status går fra Betalt til Udløber snart, derefter Henstand og til sidst Udløbet (eller Aldrig betalt).
• Med et udløbet eller ubetalt kontingent kan medlemmet ikke booke eller flyve organisationens fly. De ser stadig deres egen logbog og deres uddannelsesregister.
• Admins, instruktører og personer, der ikke flyver (kun Vedligeholdelse og/eller Kun læsning), bliver aldrig spærret: kontingentet gælder ikke for dem.
• Medlemmet ser en besked i Menu og i Hjem; et tryk på den åbner organisationens side, hvor Mit kontingent siger "Betalt til…" eller "Udløbet, beløb" og fører til betalingshistorikken. Hvis organisationen er suspenderet eller lukket, vises beskeden ikke.

Udløb af certifikater og lægeattester

Hver person kan dele sine certifikater, beviser og lægeattest med organisationen (i sin profil, under Certifikater og beviser, i afsnittet om deling med klubber og skoler). Samtykket har to niveauer, som personen selv vælger, og som begge er slået fra som standard: udløbsdatoerne og, særskilt, de filer, der er knyttet til certifikaterne (for eksempel scanningen af lægeattesten). Den, der allerede delte datoerne, deler kun dem: filer kræver et nyt samtykke. Deling findes kun i klubber og skoler.

Admins ser dem i ADMINISTRATION > Medlemmernes certifikater og lægeattester, men kun for personer, der har givet samtykke. Under hvert medlems navn siger appen, om de deler Kun datoer eller Datoer og filer:

• Datoerne er altid dem fra deres certifikater med status (Gyldig, Udløber snart, Udløbet).
• For personer, der også deler filerne, vises de tilknyttede filer under hvert certifikat: tryk på en for at åbne den. Filen hentes med et signeret link, der varer et par minutter, og hver gang du åbner den, bliver adgangen registreret.
• Et medlem kan trække samtykket tilbage når som helst: fra da af kan deres filer ikke længere åbnes.

Når et medlems certifikat eller lægeattest snart udløber, får admin en notifikation; et tryk på den åbner Medlemmernes certifikater og lægeattester, hvor dem, der udløber først, står øverst.

Certifikatfiler vises ikke i Dokumenter delt af medlemmer: dér ligger de andre personlige dokumenter (forsikring, ID…). Den lægeattest, som en admin uploader til en person fra deres side, er noget andet: den er organisationens egen registrering med sine egne påmindelser, og den blandes ikke sammen med certifikatfilerne.

Ofte stillede spørgsmål

Hvad sker der med flyvningerne for en person, jeg fjerner?

De bliver i deres logbog og i organisationens arkiv. Personer, der selv går, bruger Forlad organisation nederst i Organisationsindstillinger.

Kan jeg invitere en person med flere roller på én gang?

Ja: tryk på alle de roller, du har brug for, i invitationsformularen.

Hvorfor ser jeg ikke Medlemmernes kontingenter?

Du skal have rollen admin og en klub- eller flyveskole-og-klub-organisation. En flyveskole ser det kun, hvis kontingentet allerede var slået til: skift til Flyveskole og klub i Indstillinger, hvis du vil bruge det.

Se også: Opret en skole eller en klub, Uddannelse, Undervisning.