Osoba dołącza do Twojej organizacji na podstawie zaproszenia i zostaje w niej z jedną lub kilkoma rolami. Tutaj dowiesz się, jak ją zaprosić, zmienić jej rolę, śledzić składkę członkowską i usunąć ją z organizacji.
Przed rozpoczęciem
- Do zapraszania, zmiany ról, usuwania osób i rejestrowania składek potrzebujesz roli Administrator. Listę członków może zobaczyć także każdy, kto ma uprawnienie do jej odczytu, na przykład instruktor.
- Role można łączyć (ta sama osoba może być jednocześnie Instruktor i Pilot):
- Administrator: zarządza członkami, statkami powietrznymi i ustawieniami.
- Instruktor: uczy i podpisuje rejestry szkoleń swoich kursantów.
- Kursant: szkoli się w szkole.
- Pilot: lata i rejestruje loty.
- Obsługa techniczna: zapisuje prace obsługowe.
- Tylko odczyt: może tylko oglądać dane.
- W grupie współwłaścicieli i w aeroklubie bez szkoły nie ma roli Kursant.
Zaproś osobę
- Otwórz Menu i w ORGANIZACJE stuknij swoją organizację. W widoku szkoły możesz też otworzyć zakładkę KURSANCI i stuknąć +.
- W sekcji CZŁONKOWIE stuknij Zaproś. Twoja organizacja Osobiste nie ma członków: aby kogoś zaprosić, najpierw utwórz aeroklub, szkołę lub grupę.
- Zostaw zaznaczone E-mailem u góry (to ustawienie domyślne). Aby wpuścić wiele osób naraz, zobacz niżej Otwarty link.
- Wpisz E-mail osoby.
- Wybierz Role: stuknij każdą rolę, którą chcesz przypisać. Pilot jest już zaznaczony w aeroklubie, a Kursant w szkole (w zakładce KURSANCI; Instruktor, jeśli przeglądasz instruktorów).
- Stuknij Wyślij zaproszenie.
- Pojawi się Zaproszenie utworzone z linkiem do udostępnienia. Stuknij Skopiuj link i wyślij go osobie dowolnym kanałem.
Otwarty link dla wielu osób
Gdy nie masz adresów wszystkich osób (na przykład przy nowym kursie), stuknij Otwórz link w Zaproś:
- Wybierz Role (nie ma roli Administrator: otwarty link nie może jej nadać).
- Wybierz Ważny przez: 1 godzina, 24 godziny lub 3 dni.
- W Liczba osób, które mogą dołączyć ustaw maksimum (od 1 do 50, domyślnie 20).
- Stuknij Utwórz link, a potem Kopiuj link: adres jest widoczny tylko teraz.
Kto ma link, dołącza z wybranymi przez Ciebie rolami, dopóki link nie wygaśnie albo nie skończą się miejsca: udostępniaj go tylko tam, gdzie to potrzebne. Niżej znajdziesz OTWARTE LINKI (także na stronie organizacji), z rolami, terminem ważności i liczbą osób, które z nich skorzystały: stuknij link, który jest jeszcze ważny, i wybierz Cofnij, aby natychmiast go zatrzymać; osoby, które już dołączyły, zostają. Otwarty link nie działa dla udziałów we współwłasności ani przekazań, które zawsze odbywają się przez zaproszenie e-mailowe.
W sekcji ZAPROSZENIA widzisz wysłane zaproszenia wraz z ich statusem (Oczekuje, Zaakceptowane, Odrzucono, Cofnięto, Wygasło). Stuknij zaproszenie oczekujące lub wygasłe, aby wybrać, co z nim zrobić:
- Wyślij ponownie: wysyła e-mail z nowym linkiem (Zaproszenie wysłane ponownie). Poprzedni link przestaje działać: ważny jest tylko nowy, który możesz skopiować przez Kopiuj link.
- Cofnij: anuluje zaproszenie. Potwierdź w Cofnąć zaproszenie? przyciskiem Cofnij: link przestaje działać.
Jeśli zaproszenie wygasło, zaproś osobę ponownie.
Co robi zaproszona osoba
- Rejestruje się lub loguje tym samym adresem e-mail, na który wysłano zaproszenie (przy otwartym linku nie jest to potrzebne).
- Otwiera link albo przechodzi do Menu i stuka Przyjmij na karcie TWOJE ZAPROSZENIA.
- Może też w Menu stuknąć Utwórz organizację lub dołącz, potem Dołącz z zaproszeniem, wkleić link lub kod i stuknąć Dołącz.
Po dołączeniu organizacja staje się aktywną organizacją tej osoby.
Jeśli zalogowała się innym adresem niż ten, na który wysłano zaproszenie, aplikacja pokazuje To zaproszenie jest dla innego adresu i wyświetla zaproszony adres w ukrytej formie (na przykład „m•••@dimma.it”). Stuknij Zaloguj się na inne konto, aby wrócić z właściwym adresem: zaproszenie będzie kontynuowane od miejsca, w którym stanęło. Jeśli użyto Apple i ukryto adres e-mail, poproś administratora o Otwarty link. Otwarty link, który wygasł, został cofnięty lub osiągnął maksymalną liczbę osób, jasno o tym informuje: poproś o nowy.
Zmiana roli, awans, usunięcie
Otwórz stronę osoby: w Menu > ORGANIZACJE otwórz swoją organizację i stuknij nazwę w CZŁONKOWIE. W zakładce KURSANCI stuknij kursanta, a potem Profil członka. W sekcji ZARZĄDZANIE:
- Awansuj na pilota (tylko dla kursantów): osoba nie jest już kursantem. Jej dziennik i rejestr szkoleń zostają przy niej.
- Awansuj na instruktora (dla pilota lub administratora): dodaje rolę instruktora i zachowuje pozostałe.
- Zmień role: wybierz role w arkuszu i stuknij Zapisz.
- Zawieś: osoba nie ma już dostępu do danych organizacji, ale zostaje na liście i zachowuje swoje zapisy oraz składki. Nie liczy się już do miejsc w planie. Potwierdź przez Zawieś: w CZŁONKOWIE osoba przechodzi do ZAWIESZENI, z etykietą Zawieszony. Aby ją przywrócić, otwórz ponownie jej stronę i stuknij Przywróć; przywrócenie znów zajmuje miejsce w planie.
- Usuń z organizacji: osoba traci dostęp. Jej loty i zapisy zostają w archiwum. Potwierdź przez Usuń.
Jeśli kursant ma jeszcze otwarte zapisy na kursy, po awansie aplikacja Ci o tym przypomni: zapisy nie zamykają się same.
Strona pokazuje także NADCHODZĄCE LOTY, grupy osoby oraz, jeśli jesteś administratorem, sekcję SEKRETARIAT: w Dokumenty możesz dodać orzeczenie lekarskie, dowód tożsamości, licencję lub pokwitowania. Znajdziesz tu też KREDYT LOTNY (w aeroklubach i szkołach), SKŁADKA CZŁONKOWSKA (status; stuknij, aby zarejestrować płatność, zwolnić ze składki lub zobaczyć historię) oraz Terminy ważności członka. Osoba widzi je w zakładce Dokumenty, w OD TWOJEJ SZKOŁY LUB AEROKLUBU, nawet po opuszczeniu organizacji.
Informacje o zapisach na kursy i teczce szkoleniowej kursanta znajdziesz w Szkolenie.
Opuszczenie organizacji
Każdy, kto chce odejść, otwiera Menu > ORGANIZACJE, stuka organizację i stuka Opuść organizację na dole.
- Jeśli jest inny administrator, wystarczy potwierdzić przez Opuść.
- Jeśli jesteś ostatnim administratorem, aplikacja najpierw pyta Kto zostanie administratorem?: wybierz jedną lub więcej osób (albo Wszyscy członkowie) i stuknij Mianuj administratorów i wyjdź. Wybrane osoby zachowują swoje role i dostają dodatkowo rolę administratora. Statki powietrzne zostają w organizacji; Twój udział we współwłasności pozostaje Twój, dopóki nie użyjesz Zrezygnuj z mojego udziału.
- Jeśli jesteś jedynym członkiem, pojawia się Nie możesz jeszcze wyjść: najpierw zaproś kogoś, kto przejmie organizację. Jeśli są inni członkowie, ale wszyscy są zawieszeni, przywróć zawieszonego członka albo zaproś kogoś.
- Przy więcej niż 5 członkach Wszyscy członkowie prosi o potwierdzenie i informuje, ile osób zostanie administratorami.
- Przed wyjściem aplikacja pokazuje Przed wyjściem… z tym, co nadal jest otwarte: kredyt lotny lub dług (zapytaj w biurze), opłacona składka członkowska, saldo ze współwłaścicielami, przyszłe rezerwacje (anulowane przy Twoim wyjściu), zaplanowane dni turnusów, otwarte kursy i szkice zapisów lekcji. To tylko przypomnienie: nigdy nie blokuje wyjścia.
- W grupach współwłaścicieli, jeśli masz udział, arkusz pyta Zrezygnuj też z udziału?. Domyślnie udział pozostaje Twój: zostajesz współwłaścicielem, płacisz koszty stałe i możesz latać ze swojej organizacji osobistej. Włącz Zrezygnuj też z udziału, aby zrezygnować z niego od razu: jego procent pozostaje nieprzydzielony, a pozostali współwłaściciele dostają powiadomienie.
- Płatnik grupy i ostatni współzarządca najpierw przekazują płatności albo wskazują innego współzarządcę: aplikacja wyjaśnia, jak to zrobić.
Składki członkowskie
Składka roczna jest przeznaczona dla aeroklubów i szkół, które chcą blokować statki powietrzne członkom, którzy nie zapłacili. AVIOFILE nie pobiera płatności: rejestruje je biuro.
Włącz składkę
- W Menu > ORGANIZACJE otwórz swoją organizację; w sekcji USTAWIENIA stuknij Ustawienia (lub ikonę narzędzi w prawym górnym rogu).
- W sekcji SKŁADKA CZŁONKOWSKA włącz Wymagaj składki członkowskiej.
- Ustaw Kwota roczna (tylko informacyjnie), Waluta i Tolerancja (0-90 dni), a potem stuknij Zapisz.
Jest jeden ekran i jedno Zapisz. W szkołach sekcja REZERWACJE ma przełącznik Kursanci mogą rezerwować: gdy jest wyłączony, kursanci widzą kalendarz, ale rezerwacje robią instruktorzy i biuro. KREDYT LOTNY ustawia próg niskiego stanu portfeli, a POTWIERDZENIA LOTÓW liczbę dni, po których lot bez odpowiedzi zostaje zaakceptowany automatycznie.
PRYWATNOŚĆ KALENDARZA określa, co widzą inni: tylko kursanci widzą „zajęte” (zalecane), kursanci i piloci widzą „zajęte” albo wszyscy widzą wszystko. Instruktorzy, administratorzy i każdy, kogo dotyczy rezerwacja, zawsze widzą wszystkie szczegóły.
Zarejestruj płatność
- W ZARZĄDZANIE stuknij Składki członków. W aeroklubach i organizacjach typu szkoła i aeroklub ta pozycja jest zawsze dostępna; szkoła lotnicza nie ma składki (aby z niej korzystać, przełącz się na Szkoła i aeroklub w Ustawienia), chyba że była już włączona. Liczba obok pokazuje, ilu członków musi się rozliczyć.
- Filtruj listę przez Wszystkie, Do uregulowania, Wygasające, Opłacone, Zwolnieni.
- Stuknij członka i wybierz Zarejestruj płatność.
- Wypełnij Data płatności, Kwota, Opłacona do i, w razie potrzeby, Notatka. Stuknij Zarejestruj.
Z tego samego arkusza możesz wybrać Zwolniony ze składki (na przykład członek honorowy), Cofnij zwolnienie lub Historia płatności. Zarejestrowanych płatności nie można edytować.
Co się dzieje, gdy składka wygasa
- Status zmienia się z Opłacona na Wygasające, potem na Okres tolerancji, a na końcu na Wygasła (lub Nigdy nieopłacona).
- Przy wygasłej lub nieopłaconej składce członek nie może rezerwować ani latać statkami powietrznymi organizacji. Nadal widzi własny dziennik i rejestr szkoleń.
- Administratorzy, instruktorzy i osoby, które nie latają (tylko Obsługa techniczna i/lub Tylko odczyt), nigdy nie są blokowani: składka ich nie dotyczy.
- Członek widzi komunikat w Menu i na ekranie Start; po stuknięciu otwiera się strona organizacji, na której Moja składka pokazuje „Opłacona do…” lub „Wygasła, kwota” i prowadzi do historii płatności. Przy organizacji zawieszonej lub zamkniętej komunikat się nie pojawia.
Terminy ważności licencji i orzeczeń lekarskich
Każda osoba może udostępnić organizacji swoje licencje, uprawnienia i orzeczenia lekarskie (w profilu, w Licencje i uprawnienia, w sekcji udostępniania aeroklubom i szkołom). Zgoda ma dwa poziomy, oba wybiera sama osoba i oba są domyślnie wyłączone: terminy ważności oraz, osobno, pliki dołączone do licencji (na przykład skan orzeczenia lekarskiego). Kto udostępnił już terminy, nadal udostępnia tylko je: pliki wymagają nowej zgody. Udostępnianie istnieje tylko w aeroklubach i szkołach.
Administratorzy widzą je w ZARZĄDZANIE > Licencje i orzeczenia lekarskie członków, ale tylko u osób, które wyraziły zgodę. Pod nazwiskiem każdego członka aplikacja pokazuje, czy udostępnia Tylko terminy czy Terminy i pliki:
- Terminy to zawsze terminy jego licencji, wraz ze statusem (Ważne, Wygasa wkrótce, Wygasło).
- U osób, które udostępniają także pliki, pod każdą licencją pojawiają się dołączone pliki: stuknij jeden, aby go otworzyć. Plik jest pobierany przez podpisany link, który działa kilka minut, a każde otwarcie jest rejestrowane.
- Członek może w każdej chwili cofnąć zgodę: od tej chwili jego plików nie można już otwierać.
Gdy licencja lub orzeczenie lekarskie członka niedługo wygasa, administrator dostaje powiadomienie; stuknięcie go otwiera Licencje i orzeczenia lekarskie członków, gdzie na górze są pozycje wygasające najwcześniej.
Pliki licencji nie pojawiają się w Dokumenty udostępnione przez członków: tam zostają pozostałe dokumenty osobiste (ubezpieczenie, dowód tożsamości…). Orzeczenie lekarskie, które administrator przesyła za osobę z jej strony, to coś innego: to własny zapis organizacji, z własnymi przypomnieniami, i nie miesza się z plikami licencji.
Najczęściej zadawane pytania
Co się stanie z lotami osoby, którą usunę?
Zostają w jej dzienniku i w archiwum organizacji. Osoby, które odchodzą z własnej woli, używają Opuść organizację na dole Ustawienia organizacji.
Czy mogę zaprosić kogoś od razu z kilkoma rolami?
Tak: w formularzu zaproszenia stuknij wszystkie potrzebne role.
Dlaczego nie widzę Składki członków?
Potrzebujesz roli administratora i organizacji typu aeroklub lub szkoła i aeroklub. Szkoła lotnicza widzi tę pozycję tylko wtedy, gdy składka była już włączona: aby z niej korzystać, przełącz się na Szkoła i aeroklub w Ustawienia.
Zobacz także: Utwórz szkołę lotniczą, aeroklub lub grupę, Szkolenie, Sala szkoleniowa.