Mitglieder, Rollen und Beiträge

Eine Person tritt deiner Organisation mit einer Einladung bei und bleibt mit einer oder mehreren Rollen dabei. Hier siehst du, wie du sie einlädst, ihre Rolle änderst, den Mitgliedsbeitrag verfolgst und sie entfernst.

Bevor du beginnst

• Um einzuladen, Rollen zu ändern, Personen zu entfernen und Beiträge zu erfassen, brauchst du die Rolle Admin. Wer die Mitgliederliste lesen darf, zum Beispiel ein Fluglehrer, kann sie ebenfalls sehen.
• Rollen lassen sich kombinieren (eine Person kann zugleich Ausbilder und Pilot sein):
• Admin: verwaltet Mitglieder, Luftfahrzeuge und Einstellungen.
• Ausbilder: unterrichtet und unterschreibt die Ausbildungsnachweise der eigenen Flugschüler.
• Flugschüler: trainiert mit der Schule.
• Pilot: fliegt und trägt Flüge ein.
• Wartung: erfasst Wartungsarbeiten.
• Nur Lesen: kann Daten nur ansehen.
• In einer Miteigentümer-Gruppe und in einem Club ohne Schule gibt es die Rolle Flugschüler nicht.

Eine Person einladen

1. 1Öffne das Menü und tippe unter ORGANISATIONEN auf deine Organisation. In der Schulansicht kannst du auch die Registerkarte Flugschüler öffnen und auf + tippen.
2. 2Tippe im Bereich MITGLIEDER auf Einladen. Deine Persönlich-Organisation hat keine Mitglieder: Um jemanden einzuladen, erstelle zuerst einen Club, eine Schule oder eine Gruppe.
3. 3Lass oben Per E-Mail ausgewählt (Standard). Wenn du viele Personen auf einmal aufnehmen willst, siehe unten Weblink öffnen.
4. 4Gib die E-Mail der Person ein.
5. 5Wähle die Rollen: Tippe auf jede Rolle, die du vergeben willst. Pilot ist in einem Club schon ausgewählt und Flugschüler in einer Schule (in der Registerkarte Flugschüler; Ausbilder, wenn du die Fluglehrer ansiehst).
6. 6Tippe auf Einladung senden.

7. 7Einladung erstellt erscheint mit einem Link zum Teilen. Tippe auf Link kopieren und schick ihn der Person auf dem Weg, den du möchtest.

Ein offener Link für viele Personen

Wenn du nicht die Adressen aller hast (zum Beispiel bei einem neuen Kurs), tippe in Einladen auf Weblink öffnen:

1. 1Wähle die Rollen (die Rolle Admin gibt es nicht: Ein offener Link kann sie nicht vergeben).
2. 2Wähle Gültig für: 1 Stunde, 24 Stunden oder 3 Tage.
3. 3Lege bei Personen, die beitreten können das Maximum fest (1 bis 50, standardmäßig 20).
4. 4Tippe auf Link erstellen, dann auf Link kopieren: Die Adresse wird nur jetzt angezeigt.

Wer den Link hat, tritt mit den von dir gewählten Rollen bei, bis er abläuft oder die Plätze aufgebraucht sind: Teile ihn nur dort, wo es nötig ist. Weiter unten findest du OFFENE LINKS (auch auf der Organisationsseite) mit Rollen, Ablauf und der Zahl der Personen, die jeden Link genutzt haben: Tippe auf einen noch gültigen Link und auf Widerrufen, um ihn sofort zu stoppen; wer schon beigetreten ist, bleibt. Für Miteigentümer-Anteile und Übertragungen funktioniert er nicht, sie laufen immer über eine E-Mail-Einladung.

Im Bereich EINLADUNGEN siehst du die gesendeten Einladungen mit ihrem Status (Ausstehend, Akzeptiert, Abgelehnt, Widerrufen, Abgelaufen). Tippe auf eine ausstehende oder abgelaufene Einladung, um zu wählen, was damit geschehen soll:

• Erneut senden: schickt sie mit einem neuen Link noch einmal per E-Mail (Einladung erneut gesendet). Der vorherige Link funktioniert nicht mehr: Nur der neue gilt, und du kannst ihn mit Link kopieren kopieren.
• Widerrufen: bricht die Einladung ab. Bestätige bei Einladung zurückziehen? mit Widerrufen: Der Link funktioniert nicht mehr.

Wenn eine Einladung abgelaufen ist, lade die Person erneut ein.

Was die eingeladene Person tut

1. 1Sie registriert sich oder meldet sich mit derselben E-Mail wie in der Einladung an (bei einem offenen Link nicht nötig).
2. 2Sie öffnet den Link oder geht ins Menü und tippt in der Karte DEINE EINLADUNGEN auf Annehmen.
3. 3Alternativ tippt sie im Menü auf Organisation erstellen oder beitreten, dann auf Mit Einladung beitreten, fügt den Link oder Code ein und tippt auf Beitreten.

Nach dem Beitritt wird die Organisation zu ihrer aktiven Organisation.

Wenn sie sich mit einer anderen als der eingeladenen Adresse angemeldet haben, sagt die App Diese Einladung gilt für eine andere Adresse und zeigt die eingeladene Adresse verdeckt an (zum Beispiel „m•••@dimma.it“). Tippe auf Mit einem anderen Konto anmelden, um mit der richtigen Adresse zurückzukommen: Die Einladung geht dort weiter, wo du aufgehört hast. Wenn du Apple benutzt und deine E-Mail versteckt hast, bitte den Admin um einen Weblink öffnen. Ein offener Link, der abgelaufen ist, widerrufen wurde oder seine maximale Personenzahl schon erreicht hat, sagt das deutlich: Bitte um einen neuen.

Rolle ändern, befördern, entfernen

Öffne die Seite der Person: Öffne im Menü > ORGANISATIONEN deine Organisation und tippe unter MITGLIEDER auf den Namen. Tippe in der Registerkarte Flugschüler auf den Flugschüler und dann auf Mitgliedsprofil. Im Bereich VERWALTEN:

• Zum Piloten hochstufen (nur Flugschüler): Sie sind dann kein Flugschüler mehr. Ihr Flugbuch und ihr Ausbildungsregister bleiben bei ihnen.
• Zum Fluglehrer hochstufen (für einen Piloten oder einen Admin): fügt die Rolle Fluglehrer hinzu und behält die anderen.
• Rollen ändern: Wähle die Rollen im Blatt und tippe auf Speichern.
• Sperren: Die Person hat keinen Zugriff mehr auf die Daten der Organisation, bleibt aber in der Liste und behält ihre Nachweise und Beiträge. Sie zählt nicht mehr zu den Plätzen des Tarifs. Bestätige mit Sperren: Unter MITGLIEDER wandert die Person nach GESPERRT, mit dem Hinweis Gesperrt. Damit sie wieder Zugriff hat, öffne ihre Seite erneut und tippe auf Freischalten; das Freischalten belegt wieder einen Platz im Tarif.
• Aus der Organisation entfernen: Die Person verliert den Zugriff. Ihre Flüge und Nachweise bleiben archiviert. Bestätige mit Entfernen.

Wenn ein Flugschüler noch offene Kurseinschreibungen hat, erinnert dich die App nach der Beförderung daran: Einschreibungen schließen sich nicht von selbst.

Die Seite zeigt auch ANSTEHENDE FLÜGE, die Gruppen der Person und, wenn du Admin bist, den Bereich BÜRO: Unter Dokumente kannst du das Medical, den Ausweis, die Lizenz oder Belege hinzufügen. Hier findest du auch Flugguthaben (in Clubs und Schulen), Mitgliedsbeitrag (den Status; tippe darauf, um eine Zahlung zu erfassen, zu befreien oder den Verlauf zu sehen) und die Ablaufdaten des Mitglieds. Die Person sieht sie in ihrer Registerkarte Dokumente unter VON DEINER FLUGSCHULE ODER DEINEM CLUB, auch nach dem Verlassen der Organisation.

Zur Kurseinschreibung und zur Ausbildungsakte des Flugschülers siehe Ausbildung.

Die Organisation verlassen

Wer austreten möchte, öffnet Menü > ORGANISATIONEN, tippt auf die Organisation und unten auf Organisation verlassen.

• Wenn es einen weiteren Admin gibt, bestätige einfach mit Verlassen.
• Wenn du der letzte Admin bist, fragt die App zuerst Wer wird Administrator?: Wähle eine oder mehrere Personen (oder Alle Mitglieder) und tippe auf Zu Administratoren machen und verlassen. Die gewählten Personen behalten ihre Rollen und erhalten zusätzlich die Administratorrolle. Die Luftfahrzeuge bleiben bei der Organisation; dein Miteigentümer-Anteil bleibt deiner, bis du Meinen Anteil abgeben nutzt.
• Wenn du das einzige Mitglied bist, erscheint Du kannst noch nicht austreten: Lade zuerst jemanden ein, der die Organisation übernimmt. Wenn es andere Mitglieder gibt, aber alle gesperrt sind, schalte ein gesperrtes Mitglied frei oder lade jemanden ein.
• Bei mehr als 5 Mitgliedern bittet dich Alle Mitglieder um eine Bestätigung und nennt, wie viele Personen zu Administratoren werden.
• Bevor du gehst, zeigt die App Bevor du gehst… mit dem, was noch offen ist: Flugguthaben oder eine Schuld (frag im Büro nach), ein bezahlter Mitgliedsbeitrag, Saldo mit den Miteigentümern, künftige Buchungen (für dich beim Austritt storniert), geplante Diensttage, offene Kurse und Entwürfe von Unterrichtsnachweisen. Es ist nur eine Erinnerung: Sie hindert dich nie am Austritt.
• In Miteigentümer-Gruppen fragt das Blatt, wenn du einen Anteil hältst, Auch den Anteil verlassen?. Standardmäßig bleibt der Anteil deiner: Du bleibst Miteigentümer, zahlst die Fixkosten und kannst aus deiner persönlichen Organisation fliegen. Aktiviere Auch den Anteil verlassen, um ihn jetzt aufzugeben: Sein Prozentsatz bleibt unzugewiesen, und die anderen Miteigentümer werden informiert.
• Der Zahler der Gruppe und ihr letzter Mitverwalter übergeben zuerst die Zahlung oder benennen einen anderen Mitverwalter: Die App erklärt, wie.

Mitgliedsbeiträge

Der Jahresbeitrag ist für Clubs und Schulen gedacht, die die Luftfahrzeuge für Mitglieder sperren wollen, die nicht bezahlt haben. AVIOFILE zieht keine Zahlungen ein: Das Büro erfasst sie.

Den Beitrag aktivieren

1. 1Öffne in Menü > ORGANISATIONEN deine Organisation; tippe im Bereich EINSTELLUNGEN auf Einstellungen (oder auf das Werkzeugsymbol oben rechts).
2. 2Aktiviere im Bereich MITGLIEDSBEITRAG die Option Mitgliedsbeitrag verlangen.
3. 3Lege Jahresbetrag (nur zur Information), Währung und Kulanzfrist (0 bis 90 Tage) fest und tippe dann auf Speichern.

Es gibt einen Bildschirm und ein Speichern. Für Schulen hat der Bereich BUCHUNGEN den Schalter Flugschüler können buchen: Ist er aus, sehen Flugschüler den Kalender, aber Fluglehrer und das Büro nehmen die Buchungen vor. FLUGGUTHABEN legt die Schwelle für niedriges Guthaben der Wallets fest und FLUGBESTÄTIGUNGEN die Tage, nach denen ein unbeantworteter Flug von selbst akzeptiert wird.

KALENDERPRIVATSPHÄRE bestimmt, was andere sehen: nur Flugschüler sehen „belegt“ (empfohlen), Flugschüler und Piloten sehen „belegt“, oder alle sehen alles. Fluglehrer, Admins und alle an einer Buchung Beteiligten sehen immer alle Details.

Eine Zahlung erfassen

1. 1Tippe unter VERWALTUNG auf Mitgliedsbeiträge. Bei Clubs und Organisationen vom Typ Schule und Club ist der Eintrag immer da; eine Flugschule hat keinen Beitrag (um ihn zu nutzen, wechsle in den Einstellungen zu Flugschule und Club), es sei denn, er war schon aktiv. Die Zahl daneben sagt, wie viele Mitglieder noch etwas klären müssen.
2. 2Filtere die Liste mit Alle, Zu klären, Läuft bald ab, Bezahlt, Befreit.
3. 3Tippe auf das Mitglied und wähle Zahlung erfassen.
4. 4Fülle Zahlungsdatum, Betrag, Bezahlt bis und, wenn du magst, Notiz aus. Tippe auf Erfassen.

Im selben Blatt kannst du Vom Beitrag befreit (zum Beispiel für ein Ehrenmitglied), Befreiung aufheben oder Zahlungsverlauf wählen. Erfasste Zahlungen lassen sich nicht bearbeiten.

Was passiert, wenn der Beitrag abläuft

• Der Status wechselt von Bezahlt zu Läuft bald ab, dann Kulanzfrist und schließlich Abgelaufen (oder Nie bezahlt).
• Bei abgelaufenem oder unbezahltem Beitrag kann das Mitglied die Luftfahrzeuge der Organisation weder buchen noch fliegen. Das eigene Flugbuch und Ausbildungsregister sieht es weiterhin.
• Admins, Fluglehrer und Personen, die nicht fliegen (nur Wartung und/oder Nur Lesen), werden nie gesperrt: Der Beitrag gilt für sie nicht.
• Das Mitglied sieht einen Hinweis im Menü und auf dem Start-Bildschirm; tippt es darauf, öffnet sich die Organisationsseite, wo Mein Mitgliedsbeitrag „Bezahlt bis…“ oder „Abgelaufen, Betrag“ sagt und zum Zahlungsverlauf führt. Bei einer gesperrten oder geschlossenen Organisation erscheint der Hinweis nicht.

Ablaufdaten von Lizenzen und Medicals

Jede Person kann ihre Lizenzen, Berechtigungen und das Medical mit der Organisation teilen (im Profil unter Lizenzen & Berechtigungen, im Bereich zum Teilen mit Clubs und Schulen). Die Einwilligung hat zwei Stufen, beide von der Person gewählt und standardmäßig aus: die Ablaufdaten und, getrennt davon, die Dateien zu den Lizenzen (zum Beispiel der Scan des Medicals). Wer die Daten schon geteilt hatte, teilt weiterhin nur diese: Für Dateien ist eine neue Einwilligung nötig. Das Teilen gibt es nur für Clubs und Schulen.

Admins sehen sie unter VERWALTUNG > Lizenzen und Medicals der Mitglieder, aber nur bei Personen, die eingewilligt haben. Unter dem Namen jedes Mitglieds sagt die App, ob es Nur Ablaufdaten oder Ablaufdaten und Dateien teilt:

• Die Daten sind immer die ihrer Lizenzen, mit dem Status (Gültig, Läuft bald ab, Abgelaufen).
• Bei Personen, die auch die Dateien teilen, erscheinen die angehängten Dateien unter jeder Lizenz: Tippe auf eine, um sie zu öffnen. Die Datei wird über einen signierten Link geladen, der einige Minuten gilt, und jedes Öffnen wird protokolliert.
• Ein Mitglied kann die Einwilligung jederzeit widerrufen: Ab dann lassen sich seine Dateien nicht mehr öffnen.

Wenn die Lizenz oder das Medical eines Mitglieds bald abläuft, erhält der Admin eine Benachrichtigung; ein Tipp darauf öffnet Lizenzen und Medicals der Mitglieder, wo die zuerst ablaufenden oben stehen.

Lizenzdateien erscheinen nicht unter Von Mitgliedern geteilte Dokumente: Dort bleiben die anderen persönlichen Dokumente (Versicherung, Ausweis…). Das Medical, das ein Admin von der Seite einer Person aus hochlädt, ist etwas anderes: Es ist der eigene Nachweis der Organisation mit eigenen Erinnerungen und wird nicht mit den Lizenzdateien vermischt.

Häufige Fragen

Was passiert mit den Flügen einer Person, die ich entferne?

Sie bleiben in ihrem Flugbuch und im Archiv der Organisation. Wer von selbst austritt, nutzt unten in den Organisationseinstellungen Organisation verlassen.

Kann ich jemanden mit mehreren Rollen gleichzeitig einladen?

Ja: Tippe im Einladungsformular alle benötigten Rollen an.

Warum sehe ich Mitgliedsbeiträge nicht?

Du brauchst die Admin-Rolle und eine Organisation vom Typ Club oder Schule und Club. Eine Flugschule sieht sie nur, wenn der Beitrag schon aktiv war: Um ihn zu nutzen, wechsle in den Einstellungen zu Flugschule und Club.

Siehe auch: Schule oder Club erstellen, Ausbildung, Unterricht.