Uma pessoa entra na tua organização com um convite e fica com uma ou mais funções. Aqui vês como convidá-la, alterar-lhe a função, acompanhar a quota de sócio e removê-la.
Antes de começar
- Para convidar, alterar funções, remover pessoas e registar quotas precisas da função de Administrador. Quem tem permissão para ler a lista de membros, como um instrutor, também a pode ver.
- As funções podem ser combinadas (uma pessoa pode ser ao mesmo tempo Instrutor e Piloto):
- Administrador: gere membros, aeronaves e definições.
- Instrutor: dá instrução e assina os registos de formação dos seus alunos.
- Aluno: faz formação na escola.
- Piloto: voa e regista voos.
- Manutenção: regista os trabalhos de manutenção.
- Só leitura: só pode ver os dados.
- Num grupo de copropriedade e num clube sem escola não existe a função de Aluno.
Convidar uma pessoa
- Abre o Menu e, em ORGANIZAÇÕES, toca na tua organização. Na vista de escola também podes abrir o separador Alunos e tocar em +.
- Na secção MEMBROS toca em Convidar. A tua organização Pessoal não tem membros: para convidar alguém, cria primeiro um clube, uma escola ou um grupo.
- Deixa Por e-mail selecionado no topo (a opção predefinida). Para deixar entrar muitas pessoas de uma vez, vê Ligação aberta mais abaixo.
- Escreve o E-mail da pessoa.
- Escolhe as Funções: toca em cada função que queres atribuir. Piloto já vem selecionado num clube e Aluno numa escola (a partir do separador Alunos, Instrutor se estiveres a ver os instrutores).
- Toca em Enviar convite.
- Aparece Convite criado com uma ligação para partilhar. Toca em Copiar ligação e envia-a à pessoa como preferires.
Uma ligação aberta para muitas pessoas
Quando não tens o endereço de toda a gente (por exemplo, um curso novo), toca em Ligação aberta em Convidar:
- Escolhe as Funções (não há a função de Administrador: uma ligação aberta não a pode dar).
- Escolhe Válida durante: 1 hora, 24 horas ou 3 dias.
- Em Pessoas que podem entrar define o máximo (de 1 a 50, 20 por predefinição).
- Toca em Criar ligação e depois em Copiar ligação: o endereço só é mostrado agora.
Quem tiver a ligação entra com as funções que escolheste, até expirar ou acabarem as vagas: partilha-a só onde for preciso. Mais abaixo encontras as LIGAÇÕES ABERTAS (também na página da organização), com funções, validade e quantas pessoas usaram cada uma: toca numa ligação ainda válida e em Revogar para a parar de imediato; as pessoas que já entraram ficam. Não serve para as quotas de copropriedade nem para transferências, que passam sempre por um convite por e-mail.
Na secção CONVITES vês os convites que enviaste com o respetivo estado (Pendente, Aceite, Recusado, Revogado, Expirado). Toca num convite pendente ou expirado para escolheres o que fazer com ele:
- Enviar de novo: envia-o outra vez por e-mail com uma nova ligação (Convite reenviado). A ligação anterior deixa de funcionar: só a nova é válida, e podes copiá-la com Copiar ligação.
- Revogar: cancela o convite. Confirma em Revogar o convite? com Revogar: a ligação deixa de funcionar.
Se um convite tiver expirado, convida a pessoa outra vez.
O que faz a pessoa convidada
- Regista-se ou inicia sessão com o mesmo e-mail do convite (não é preciso numa ligação aberta).
- Abre a ligação, ou vai ao Menu e toca em Aceitar no cartão OS TEUS CONVITES.
- Em alternativa, no Menu toca em Criar ou entrar numa organização, depois em Entrar com um convite, cola a ligação ou o código e toca em Entrar.
Depois de entrar, a organização passa a ser a sua organização ativa.
Se tiver iniciado sessão com um endereço diferente do convidado, a app diz Este convite é para outro endereço e mostra o endereço convidado de forma oculta (por exemplo "m•••@dimma.it"). Toca em Iniciar sessão com outra conta para voltar com o endereço certo: o convite retoma de onde estava. Se usaste a Apple e escondeste o teu e-mail, pede ao administrador uma Ligação aberta. Uma ligação aberta que tenha expirado, sido revogada ou atingido o número máximo de pessoas di-lo com clareza: pede uma nova.
Alterar função, promover, remover
Abre a página da pessoa: em Menu > ORGANIZAÇÕES abre a tua organização e toca no nome em MEMBROS. A partir do separador Alunos, toca no aluno e depois em Perfil do membro. Na secção GERIR:
- Promover a piloto (só alunos): deixa de ser aluno. O seu registo de voo e o seu registo de formação ficam com ele.
- Promover a instrutor (para um piloto ou um administrador): acrescenta a função de instrutor e mantém as outras.
- Alterar funções: escolhe as funções na folha e toca em Guardar.
- Suspender: a pessoa deixa de poder aceder aos dados da organização, mas continua na lista e mantém os seus registos e quotas. Deixa de contar para os lugares do plano. Confirma com Suspender: em MEMBROS a pessoa passa para SUSPENSOS, com a etiqueta Suspenso. Para a deixar voltar a entrar, abre outra vez a sua página e toca em Reativar; reativar volta a ocupar um lugar do plano.
- Remover da organização: a pessoa perde o acesso. Os seus voos e registos ficam no arquivo. Confirma com Remover.
Se um aluno ainda tiver inscrições em cursos abertas, a app lembra-te depois da promoção: as inscrições não se fecham sozinhas.
A página mostra também PRÓXIMOS VOOS, os grupos da pessoa e, se fores administrador, a secção SECRETARIADO: em Documentos podes acrescentar o certificado médico, o documento de identificação, a licença ou os recibos. Aqui encontras também Crédito de voo (em clubes e escolas), Quota de sócio (o estado; toca nele para registar um pagamento, isentar ou ver o histórico) e as Validades do membro. A pessoa vê-os no seu separador Documentos, em DA TUA ESCOLA OU CLUBE, mesmo depois de sair da organização.
Para a inscrição em cursos e o processo de formação do aluno vê Formação.
Sair da organização
Quem quiser sair abre Menu > ORGANIZAÇÕES, toca na organização e toca em Sair da organização no fundo.
- Se houver outro administrador, basta confirmar com Sair.
- Se fores o último administrador, a app pergunta primeiro Quem passa a administrador?: escolhe uma ou mais pessoas (ou Todos os membros) e toca em Nomear administradores e sair. As pessoas que escolheres mantêm as suas funções e recebem também a de administrador. As aeronaves ficam com a organização; uma quota de copropriedade tua continua a ser tua até usares Deixar a minha quota.
- Se fores o único membro, aparece Ainda não podes sair: convida primeiro alguém para assumir a organização. Se existirem outros membros mas estiverem todos suspensos, reativa um membro suspenso ou convida alguém.
- Com mais de 5 membros, Todos os membros pede-te confirmação e diz quantas pessoas passam a administradoras.
- Antes de saíres, a app mostra Antes de saíres… com o que ainda está em aberto: crédito de voo ou uma dívida (pergunta à secretaria), uma quota de sócio paga, o saldo com os coproprietários, reservas futuras (canceladas por ti quando saíres), dias de turno agendados, cursos abertos e registos de lição em rascunho. É apenas um lembrete: nunca te impede de sair.
- Nos grupos de copropriedade, se tiveres uma quota, a folha pergunta Deixar também a quota?. Por predefinição a quota continua a ser tua: continuas coproprietário, pagas os custos fixos e podes voar a partir da tua organização pessoal. Ativa Deixar também a quota para a abandonar já: a sua percentagem fica por atribuir e os outros coproprietários são avisados.
- O pagador do grupo e o seu último cogestor passam primeiro o pagamento ou nomeiam outro cogestor: a app explica como.
Quotas de sócio
A quota anual é para os clubes e escolas que querem bloquear as aeronaves aos membros que não pagaram. O AVIOFILE não cobra pagamentos: é a secretaria que os regista.
Ativar a quota
- Em Menu > ORGANIZAÇÕES, abre a tua organização; na secção DEFINIÇÕES toca em Definições (ou no ícone das ferramentas no canto superior direito).
- Na secção QUOTA DE SÓCIO ativa Exigir a quota de sócio.
- Define Valor anual (apenas informativo), Moeda e Tolerância (de 0 a 90 dias) e toca em Guardar.
Há um único ecrã e um único Guardar. Para as escolas, a secção RESERVAS tem o interruptor Os alunos podem reservar: quando desligado, os alunos veem o calendário mas são os instrutores e a secretaria que fazem as reservas. CRÉDITO DE VOO define o limiar de crédito baixo das carteiras e CONFIRMAÇÕES DE VOOS os dias ao fim dos quais um voo sem resposta é aceite automaticamente.
A PRIVACIDADE DO CALENDÁRIO decide o que os outros veem: só os alunos veem "ocupado" (recomendado), alunos e pilotos veem "ocupado", ou todos veem tudo. Os instrutores, os administradores e quem está envolvido numa reserva veem sempre todos os detalhes.
Registar um pagamento
- Em GESTÃO toca em Quotas dos sócios. Nos clubes e nas organizações escola e clube a entrada está sempre lá; uma escola de voo não tem quota (para a usar, muda para Escola e clube em Definições), a não ser que já estivesse ativa. O número ao lado diz quantos membros têm de regularizar.
- Filtra a lista com Todos, Por regularizar, A expirar, Paga, Isenta.
- Toca no membro e escolhe Registar pagamento.
- Preenche Data do pagamento, Valor, Paga até e, se quiseres, Nota. Toca em Registar.
Na mesma folha podes escolher Isento da quota (por exemplo um sócio honorário), Remover isenção ou Histórico de pagamentos. Os pagamentos registados não podem ser editados.
O que acontece quando a quota expira
- O estado passa de Paga a A expirar, depois Tolerância e por fim Expirado (ou Nunca paga).
- Com a quota expirada ou por pagar, o membro não pode reservar nem voar as aeronaves da organização. Continua a ver o seu registo de voo e o seu registo de formação.
- Administradores, instrutores e pessoas que não voam (apenas Manutenção e/ou Só leitura) nunca são bloqueados: a quota não se aplica a eles.
- O membro vê um aviso no Menu e no Início; ao tocar nele abre a página da organização, onde A minha quota de sócio diz "Paga até…" ou "Expirada, valor" e leva ao histórico de pagamentos. Com uma organização suspensa ou encerrada o aviso não aparece.
Validades de licenças e certificados médicos
Cada pessoa pode partilhar as suas licenças, qualificações e certificado médico com a organização (no seu perfil, em Licenças e qualificações, na secção de partilha com clubes e escolas). O consentimento tem dois níveis, ambos escolhidos pela pessoa e desligados por predefinição: as datas de validade e, em separado, os ficheiros anexados às licenças (a digitalização do certificado médico, por exemplo). Quem já tinha partilhado as datas continua a partilhar apenas essas: os ficheiros precisam de um novo consentimento. A partilha só existe para clubes e escolas.
Os administradores veem-nas em GESTÃO > Licenças e certificados médicos dos sócios, mas só das pessoas que deram o seu consentimento. Por baixo do nome de cada membro a app diz se partilha Só as datas ou Datas e ficheiros:
- As datas são sempre as das suas licenças, com o estado (Válido, A expirar, Expirado).
- Para quem partilha também os ficheiros, os ficheiros anexados aparecem por baixo de cada licença: toca num para o abrir. O ficheiro é descarregado com uma ligação assinada que dura alguns minutos, e cada vez que o abres o acesso fica registado.
- Um membro pode retirar o consentimento a qualquer momento: a partir daí os seus ficheiros já não podem ser abertos.
Quando a licença ou o certificado médico de um membro está prestes a expirar, o administrador recebe uma notificação; ao tocar nela abre Licenças e certificados médicos dos sócios, onde os que expiram primeiro ficam no topo.
Os ficheiros das licenças não aparecem em Documentos partilhados pelos sócios: é aí que ficam os outros documentos pessoais (seguro, documento de identificação...). O certificado médico que um administrador carrega para uma pessoa a partir da sua página é outra coisa: é o registo próprio da organização, com os seus próprios lembretes, e não se mistura com os ficheiros das licenças.
Perguntas frequentes
O que acontece aos voos de uma pessoa que removo?
Ficam no seu registo de voo e no arquivo da organização. As pessoas que saem por vontade própria usam Sair da organização no fundo das Definições da organização.
Posso convidar alguém com várias funções ao mesmo tempo?
Sim: no formulário de convite toca em todas as funções de que precisas.
Porque não vejo as Quotas dos sócios?
Precisas da função de administrador e de um clube ou de uma organização escola e clube. Uma escola de voo só a vê se a quota já estava ativa: para a usar, muda para Escola e clube em Definições.
Vê também: Criar uma escola ou um clube, Formação, Sala de aula.