Una persona entra nella tua organizzazione con un invito e ci resta con uno o più ruoli. Qui vedi come invitarla, cambiarle il ruolo, seguire la quota associativa e toglierla.
Prima di iniziare
- Per invitare, cambiare i ruoli, rimuovere e registrare le quote serve il ruolo Amministratore. L'elenco dei soci lo vede anche chi ha il permesso di leggerlo, per esempio l'istruttore.
- I ruoli si possono sommare (una persona può essere Istruttore e Pilota):
- Amministratore: gestisce soci, aerei e impostazioni.
- Istruttore: istruisce e firma i registri di addestramento dei propri allievi.
- Allievo: si addestra con la scuola.
- Pilota: vola e registra i voli.
- Manutenzione: registra i lavori di manutenzione.
- Sola lettura: può solo vedere i dati.
- In un gruppo di comproprietà e in un club senza scuola il ruolo Allievo non c'è.
Invitare una persona
- Apri Menu e, in ORGANIZZAZIONI, tocca la tua organizzazione. Nella vista scuola puoi anche aprire la scheda Allievi e toccare +.
- Nella sezione SOCI tocca Invita. La tua organizzazione Personale non ha soci: per invitare qualcuno crea prima un club, una scuola o un gruppo.
- In alto lascia Per email (la scelta di partenza). Per far entrare molte persone insieme vedi più sotto Link aperto.
- Scrivi l'Email della persona.
- Scegli i Ruoli: tocca ogni ruolo che vuoi assegnare. Parte già selezionato Pilota in un club e Allievo in una scuola (dalla scheda Allievi, Istruttore se guardi gli istruttori).
- Tocca Invia invito.
- Appare Invito creato con un link da condividere. Tocca Copia link e mandalo alla persona con il tuo canale preferito.
Un link aperto per molte persone
Quando non hai l'indirizzo di tutti (per esempio un corso nuovo), in Invita tocca Link aperto:
- Scegli i Ruoli (il ruolo Amministratore non c'è: un link aperto non lo può dare).
- Scegli Valido per: 1 ora, 24 ore o 3 giorni.
- Con Persone che possono entrare fissa il massimo (da 1 a 50, di serie 20).
- Tocca Crea il link, poi Copia link: l'indirizzo si vede solo adesso.
Chi ha il link entra con i ruoli scelti, finché non scade o non finiscono i posti: condividilo solo dove serve. Sotto trovi LINK APERTI (anche nella pagina dell'organizzazione), con ruoli, scadenza e quante persone lo hanno usato: tocca un link ancora valido e Revoca per fermarlo subito; chi è già entrato resta. Non vale per le quote di comproprietà e le cessioni, che passano sempre da un invito per email.
Nella sezione INVITI vedi gli inviti inviati con lo stato (In attesa, Accettato, Rifiutato, Revocato, Scaduto). Toccando un invito in attesa o scaduto scegli cosa farne:
- Invia di nuovo: rimanda l'email con un nuovo link (Invito inviato di nuovo). Il link precedente smette di funzionare: vale solo il nuovo, che puoi copiare con Copia link.
- Revoca: annulla l'invito. Conferma in Revocare l'invito? con Revoca: il link smette di funzionare.
Un invito scaduto sta sotto quelli in attesa, con la data di scadenza: tocca Invia di nuovo per rimandarlo con un nuovo link. Accettati, rifiutati e revocati restano in fondo, solo da leggere.
Cosa fa la persona invitata
- Si registra o accede con la stessa email dell'invito (con un link aperto non serve).
- Apre il link, oppure va in Menu e tocca Accetta nella scheda I TUOI INVITI.
- In alternativa, in Menu tocca Crea o unisciti a un'organizzazione, poi Unisciti con un invito, incolla il link o il codice e tocca Unisciti.
Dopo l'ingresso l'organizzazione diventa la sua organizzazione attiva.
Se l'accesso è con un altro indirizzo da quello invitato, l'app dice Questo invito è per un altro indirizzo e mostra l'indirizzo invitato in forma nascosta (per esempio «m•••@dimma.it»). Tocca Accedi con un altro account per entrare con l'indirizzo giusto: l'invito riprende da dove era. Se hai usato Apple e hai nascosto la tua email, chiedi all'amministratore un Link aperto. Un link aperto scaduto, revocato o già usato dal numero massimo di persone dice chiaramente perché: chiedine uno nuovo.
Cambiare ruolo, promuovere, rimuovere
Apri la scheda della persona: in Menu > ORGANIZZAZIONI apri la tua organizzazione e tocca il nome in SOCI. Dalla scheda Allievi tocca l'allievo e poi Profilo del socio. Nella sezione GESTIONE:
- Promuovi a pilota (solo per un allievo): non è più un allievo. Logbook e registro di addestramento restano suoi.
- Promuovi a istruttore (per un pilota o un amministratore): aggiunge il ruolo di istruttore e mantiene gli altri.
- Cambia i ruoli: scegli i ruoli nel foglio e tocca Salva.
- Sospendi: la persona non può più accedere ai dati dell'organizzazione, ma resta nell'elenco e conserva i suoi dati e le sue quote. Non conta più nei posti del piano. Conferma con Sospendi: in SOCI la persona passa sotto SOSPESI, con l'etichetta Sospeso. Per riammetterla apri di nuovo la sua scheda e tocca Riattiva; riattivarla occupa di nuovo un posto del piano.
- Rimuovi dall'organizzazione: la persona perde l'accesso. I suoi voli e le sue registrazioni restano in archivio. Conferma con Rimuovi.
Se un allievo ha ancora iscrizioni aperte, dopo la promozione l'app te lo ricorda: le iscrizioni non si chiudono da sole.
La scheda mostra anche PROSSIMI VOLI, i gruppi della persona e, se sei amministratore, la sezione SEGRETERIA: da Documenti puoi aggiungere certificato medico, documento d'identità, licenza o ricevute. Qui trovi anche Credito di volo (nei club e nelle scuole), Quota associativa (lo stato; toccala per registrare un pagamento, esentare o vedere lo storico) e Scadenze del socio. La persona li vede nella sua scheda Documenti, in DALLA TUA SCUOLA O CLUB, anche dopo aver lasciato l'organizzazione.
Per l'iscrizione a un corso e la scheda di addestramento dell'allievo vedi Addestramento.
Uscire dall'organizzazione
Chi vuole andarsene apre Menu > ORGANIZZAZIONI, tocca l'organizzazione e in fondo tocca Esci dall'organizzazione.
- Se c'è un altro amministratore basta confermare con Esci.
- Se sei l'ultimo amministratore, l'app ti chiede prima Chi diventa amministratore?: scegli una o più persone (oppure Tutti i soci) e tocca Nomina amministratori ed esci. Le persone scelte mantengono i loro ruoli e ricevono anche quello di amministratore. Gli aerei restano dell'organizzazione; una tua quota di comproprietà resta tua finché non usi Lascia la mia quota.
- Se sei l'unico socio compare Non puoi ancora uscire: invita prima qualcuno che prenda in carico l'organizzazione. Se gli altri soci ci sono ma sono tutti sospesi, riattiva un socio sospeso oppure invita qualcuno.
- Con più di 5 soci, Tutti i soci chiede conferma dicendo quante persone diventano amministratori.
- Prima di uscire l'app mostra Prima di uscire da… con quello che resta in sospeso: credito o debito di volo (chiedi alla segreteria), quota associativa pagata, saldo con i comproprietari, prenotazioni future (si annullano da sole all'uscita), giorni di turno in programma, corsi aperti e bozze del registro lezioni. È solo un promemoria: non blocca l'uscita.
- Nei gruppi di comproprietari, se hai una quota, il foglio chiede Esci anche dalla quota?. Di serie la quota resta tua: continui a essere comproprietario, paghi i costi fissi e puoi volare dalla tua organizzazione personale. Attiva Esci anche dalla quota per lasciarla subito: la sua percentuale resta non assegnata e gli altri comproprietari vengono avvisati.
- Il pagante del gruppo e l'ultimo co-gestore prima passano il pagamento o nominano un altro co-gestore: l'app spiega come.
Quote associative
La quota annuale serve a club e scuole che vogliono bloccare gli aerei a chi non ha pagato. AVIOFILE non incassa i pagamenti: li registra la segreteria.
Attivare la quota
- In Menu > ORGANIZZAZIONI apri la tua organizzazione; nella sezione IMPOSTAZIONI tocca Impostazioni (o l'icona con gli attrezzi in alto a destra).
- Nella sezione QUOTA ASSOCIATIVA attiva Richiedi la quota associativa.
- Imposta Importo annuo (solo informativo), Valuta e Giorni di tolleranza (da 0 a 90), poi tocca Salva.
La schermata è una sola e ha un solo Salva. Per le scuole la sezione PRENOTAZIONI ha l'interruttore Gli allievi possono prenotare: se è spento gli allievi vedono il calendario, ma le prenotazioni le fanno gli istruttori e la segreteria. CREDITO DI VOLO fissa la soglia di credito basso dei portafogli e CONFERME DEI VOLI i giorni dopo cui un volo rimasto senza risposta si accetta da solo.
La PRIVACY DEL CALENDARIO decide cosa vedono gli altri: puoi far vedere «occupato» solo agli allievi (consigliato), a allievi e piloti, oppure far vedere tutto a tutti. Istruttori, amministratori e chi partecipa a una prenotazione vedono sempre i dettagli.
Registrare un pagamento
- In GESTIONE tocca Quote dei soci. Per i club e le scuole con club la voce c'è sempre; una scuola di volo non ha la quota (per usarla passa a Scuola e club in Impostazioni), salvo quella già attiva. Il numero accanto alla voce dice quanti soci devono regolarizzare.
- Filtra l'elenco con Tutti, Da regolarizzare, In scadenza, Pagate, Esenti.
- Tocca il socio e scegli Registra pagamento.
- Compila Data del pagamento, Importo, Pagata fino al e, se vuoi, Nota. Tocca Registra.
Dallo stesso foglio puoi scegliere Esenta dalla quota (per esempio un socio onorario), Togli l'esenzione o Storico pagamenti. I pagamenti registrati non si possono modificare.
Cosa succede se la quota scade
- Lo stato passa da Pagata a In scadenza, poi Tolleranza e infine Scaduta (oppure Mai pagata).
- Con quota scaduta o mai pagata il socio non può prenotare né volare con gli aerei dell'organizzazione. Vede sempre il suo logbook e il suo registro di addestramento.
- Amministratori, istruttori e chi non vola (solo Manutenzione e/o Sola lettura) non vengono mai bloccati: per loro la quota non vale.
- Il socio vede un avviso nel Menu e nella Home; toccandolo apre la scheda dell'organizzazione, dove La mia quota dice «Pagata fino al…» o «Scaduta, importo» e porta allo storico dei pagamenti. Con l'organizzazione sospesa o chiusa l'avviso non compare.
Scadenze di licenze e medical
Ogni persona può condividere con l'organizzazione i suoi brevetti, abilitazioni e medical (nel suo profilo, in Brevetti e abilitazioni, nella sezione per condividerli con club e scuole). Il consenso è a due livelli, entrambi scelti da lei e spenti di serie: le date di scadenza e, a parte, anche i file allegati ai brevetti (la scansione del medical, per esempio). Chi aveva già condiviso le date continua a condividere solo quelle: per i file serve un consenso nuovo. Il consenso c'è solo per club e scuole.
L'amministratore li vede in GESTIONE > Brevetti e medical dei soci, ma solo quelli di chi ha dato il consenso. Sotto il nome di ogni socio l'app dice se condivide Solo le date o Date e file:
- Le date sono sempre quelle dei suoi brevetti, con lo stato (Valida, In scadenza, Scaduta).
- Per chi condivide anche i file, sotto ogni brevetto compaiono i file allegati: toccandone uno si apre. Il file si scarica con un link firmato che dura pochi minuti, e ogni volta che lo apri l'accesso resta registrato.
- Il socio può togliere il consenso in qualsiasi momento: da quel momento i suoi file non si aprono più.
Quando un brevetto o un medical di un socio sta per scadere, l'amministratore riceve una notifica; toccarla apre Brevetti e medical dei soci, dove chi scade prima è in cima.
I file dei brevetti non compaiono in Documenti condivisi dai soci: lì restano gli altri documenti personali (assicurazione, documento d'identità...). Il medical che l'amministratore carica su una persona dalla sua scheda è un'altra cosa: è il registro dell'organizzazione, con i suoi avvisi, e non si confonde con i file del brevetto.
Domande frequenti
Cosa succede ai voli di una persona che tolgo?
Restano nel suo logbook e nell'archivio dell'organizzazione. Chi esce di sua volontà usa Esci dall'organizzazione in fondo a Impostazioni dell'organizzazione.
Posso invitare qualcuno con più ruoli insieme?
Sì: nel modulo di invito tocca tutti i ruoli che servono.
Perché non vedo Quote dei soci?
Serve il ruolo di amministratore e un'organizzazione di tipo club o scuola e club. Una scuola di volo la vede solo se la quota era già attiva: per usarla passa a Scuola e club in Impostazioni.
Vedi anche: Creare una scuola o un club, Addestramento, Aula.