Miembros, roles y cuotas

Una persona entra en tu organización con una invitación y se queda con uno o varios roles. Aquí ves cómo invitarla, cambiarle el rol, seguir la cuota de socio y quitarla.

Antes de empezar

• Para invitar, cambiar roles, quitar personas y registrar cuotas necesitas el rol Admin. Quien tenga permiso para leer la lista de miembros, como un instructor, también puede verla.
• Los roles se pueden combinar (una persona puede ser a la vez Instructor y Piloto):
• Admin: gestiona miembros, aeronaves y ajustes.
• Instructor: enseña y firma los registros de formación de sus propios alumnos.
• Alumno: se forma con la escuela.
• Piloto: vuela y registra vuelos.
• Mantenimiento: registra los trabajos de mantenimiento.
• Solo lectura: solo puede ver los datos.
• En un grupo de copropiedad y en un club sin escuela no existe el rol Alumno.

Invitar a una persona

1. 1Abre Menú y, en ORGANIZACIONES, toca tu organización. En la vista de escuela también puedes abrir la pestaña Alumnos y tocar +.
2. 2En la sección MIEMBROS toca Invitar. Tu organización Personal no tiene miembros: para invitar a alguien, crea antes un club, una escuela o un grupo.
3. 3Deja seleccionado Por correo arriba (es lo predeterminado). Para que entren muchas personas a la vez mira Enlace abierto más abajo.
4. 4Escribe el Correo electrónico de la persona.
5. 5Elige los Roles: toca cada rol que quieras asignar. Piloto ya viene seleccionado en un club y Alumno en una escuela (desde la pestaña Alumnos, Instructor si estás viendo a los instructores).
6. 6Toca Enviar invitación.

7. 7Aparece Invitación creada con un enlace para compartir. Toca Copiar enlace y envíaselo a la persona como prefieras.

Un enlace abierto para muchas personas

Cuando no tienes la dirección de todos (por ejemplo, un curso nuevo), toca Enlace abierto en Invitar:

1. 1Elige los Roles (no existe el rol Admin: un enlace abierto no puede concederlo).
2. 2Elige Válido durante: 1 hora, 24 horas o 3 días.
3. 3Con Personas que pueden unirse fija el máximo (de 1 a 50, 20 por defecto).
4. 4Toca Crear enlace y luego Copiar enlace: la dirección solo se muestra ahora.

Quien tenga el enlace entra con los roles que elegiste, hasta que caduque o se acaben las plazas: compártelo solo donde haga falta. Más abajo encuentras ENLACES ABIERTOS (también en la página de la organización), con los roles, la caducidad y cuántas personas ha usado cada uno: toca un enlace todavía válido y Revocar para detenerlo al instante; las personas que ya entraron se quedan. No sirve para participaciones de copropiedad ni traspasos, que siempre pasan por una invitación por correo.

En la sección INVITACIONES ves las invitaciones que enviaste con su estado (Pendiente, Aceptada, Rechazada, Revocada, Caducada). Toca una invitación pendiente o caducada para elegir qué hacer con ella:

• Enviar de nuevo: la vuelve a enviar por correo con un enlace nuevo (Invitación enviada de nuevo). El enlace anterior deja de funcionar: solo vale el nuevo, y puedes copiarlo con Copiar enlace.
• Revocar: cancela la invitación. Confirma en ¿Revocar la invitación? con Revocar: el enlace deja de funcionar.

Si una invitación ha caducado, invita a la persona otra vez.

Qué hace la persona invitada

1. 1Se registra o inicia sesión con el mismo correo de la invitación (no hace falta con un enlace abierto).
2. 2Abre el enlace, o va a Menú y toca Aceptar en la tarjeta TUS INVITACIONES.
3. 3También puede, en Menú, tocar Crear o unirse a una organización, luego Unirse con invitación, pegar el enlace o el código y tocar Unirse.

Tras unirse, la organización pasa a ser su organización activa.

Si inició sesión con una dirección distinta de la invitada, la app dice Esta invitación es para otra dirección y muestra la dirección invitada de forma oculta (por ejemplo «m•••@dimma.it»). Toca Iniciar sesión con otra cuenta para volver con la dirección correcta: la invitación sigue donde estaba. Si usaste Apple y ocultaste tu correo, pide al admin un Enlace abierto. Un enlace abierto que ha caducado, ha sido revocado o ya alcanzó su máximo de personas lo dice con claridad: pide uno nuevo.

Cambiar el rol, ascender, quitar

Abre la página de la persona: en Menú > ORGANIZACIONES abre tu organización y toca el nombre en MIEMBROS. Desde la pestaña Alumnos, toca al alumno y luego Perfil del miembro. En la sección GESTIONAR:

• Ascender a piloto (solo alumnos): deja de ser alumno. Su libro de vuelo y su registro de formación se quedan con él.
• Ascender a instructor (para un piloto o un admin): añade el rol de instructor y conserva los demás.
• Cambiar roles: elige los roles en la hoja y toca Guardar.
• Suspender: la persona ya no puede acceder a los datos de la organización, pero sigue en la lista y conserva sus registros y cuotas. Deja de contar en las plazas del plan. Confirma con Suspender: en MIEMBROS la persona pasa a SUSPENDIDOS, con la etiqueta Suspendido. Para dejarla volver a entrar, abre otra vez su página y toca Reactivar; al reactivar vuelve a ocupar una plaza del plan.
• Quitar de la organización: la persona pierde el acceso. Sus vuelos y registros quedan archivados. Confirma con Quitar.

Si un alumno todavía tiene inscripciones abiertas en cursos, la app te lo recuerda tras el ascenso: las inscripciones no se cierran solas.

La página muestra también PRÓXIMOS VUELOS, los grupos de la persona y, si eres admin, la sección OFICINA: desde Documentos puedes añadir el certificado médico, el documento de identidad, la licencia o los recibos. Aquí encuentras además Crédito de vuelo (en clubes y escuelas), Cuota de socio (el estado; tócalo para registrar un pago, eximir o ver el historial) y las Caducidades del miembro. La persona los ve en su pestaña Documentos, en DE TU ESCUELA O CLUB, incluso después de salir de la organización.

Para la inscripción en cursos y el expediente de formación del alumno, consulta Formación.

Salir de la organización

Quien quiera salir abre Menú > ORGANIZACIONES, toca la organización y toca Salir de la organización abajo del todo.

• Si hay otro admin, basta con confirmar con Salir.
• Si eres el último admin, la app primero pregunta ¿Quién será administrador?: elige a una o varias personas (o Todos los socios) y toca Nombrar administradores y salir. Las personas que elijas conservan sus roles y reciben además el de administrador. Las aeronaves se quedan con la organización; una participación de copropiedad tuya sigue siendo tuya hasta que uses Dejar mi participación.
• Si eres el único miembro, aparece Todavía no puedes salir: primero invita a alguien que se haga cargo de la organización. Si hay otros miembros pero todos están suspendidos, reactiva a un miembro suspendido o invita a alguien.
• Con más de 5 miembros, Todos los socios te pide confirmar y dice cuántas personas pasan a ser administradoras.
• Antes de salir, la app muestra Antes de salir… con lo que sigue pendiente: crédito de vuelo o una deuda (pregunta en la oficina), una cuota de socio pagada, el saldo con los copropietarios, reservas futuras (se cancelan por ti al salir), días de turno programados, cursos abiertos y registros de lección en borrador. Es solo un recordatorio: nunca te impide salir.
• En los grupos de copropiedad, si tienes una participación, la hoja pregunta ¿Salir también de la participación?. Por defecto la participación sigue siendo tuya: continúas como copropietario, pagas los costes fijos y puedes volar desde tu organización personal. Activa Salir también de la participación para renunciar ahora: su porcentaje queda sin asignar y se avisa a los demás copropietarios.
• El pagador del grupo y su último cogestor primero traspasan el pago o nombran a otro cogestor: la app explica cómo.

Cuotas de socio

La cuota anual es para clubes y escuelas que quieren bloquear las aeronaves a los miembros que no han pagado. AVIOFILE no cobra los pagos: los registra la oficina.

Activar la cuota

1. 1En Menú > ORGANIZACIONES, abre tu organización; en la sección AJUSTES toca Ajustes (o el icono de herramientas arriba a la derecha).
2. 2En la sección CUOTA DE SOCIO activa Exigir la cuota de socio.
3. 3Define Importe anual (solo informativo), Moneda y Periodo de gracia (de 0 a 90 días) y toca Guardar.

Hay una sola pantalla y un solo Guardar. Para las escuelas, la sección RESERVAS tiene el interruptor Los alumnos pueden reservar: si está desactivado, los alumnos ven el calendario pero las reservas las hacen los instructores y la oficina. CRÉDITO DE VUELO fija el umbral de crédito bajo de los monederos y CONFIRMACIONES DE VUELOS los días tras los cuales un vuelo sin respuesta se acepta solo.

PRIVACIDAD DEL CALENDARIO decide qué ven los demás: solo los alumnos ven «ocupado» (recomendado), alumnos y pilotos ven «ocupado», o todos lo ven todo. Los instructores, los admins y cualquier persona implicada en una reserva siempre ven todos los detalles.

Registrar un pago

1. 1En GESTIÓN toca Cuotas de los socios. En los clubes y en las organizaciones de escuela y club la entrada siempre está; una escuela de vuelo no tiene cuota (para usarla, cambia a Escuela y club en Ajustes), salvo que ya estuviera activada. El número que aparece al lado dice cuántos miembros tienen que ponerse al día.
2. 2Filtra la lista con Todos, Por regularizar, Por caducar, Pagadas, Exentos.
3. 3Toca al miembro y elige Registrar pago.
4. 4Rellena Fecha del pago, Importe, Pagada hasta y, si quieres, Nota. Toca Registrar.

Desde la misma hoja puedes elegir Exento de la cuota (por ejemplo, un socio honorario), Quitar la exención o Historial de pagos. Los pagos registrados no se pueden editar.

Qué pasa cuando caduca la cuota

• El estado pasa de Pagada a Por caducar, luego Periodo de gracia y por último Caducada (o Nunca pagada).
• Con una cuota caducada o sin pagar, el miembro no puede reservar ni volar las aeronaves de la organización. Sigue viendo su propio libro de vuelo y su registro de formación.
• Los admins, los instructores y las personas que no vuelan (solo Mantenimiento y/o Solo lectura) nunca se bloquean: la cuota no les afecta.
• El miembro ve un aviso en el Menú y en Inicio; al tocarlo se abre la página de la organización, donde Mi cuota de socio dice «Pagada hasta…» o «Caducada, importe» y lleva al historial de pagos. Con una organización suspendida o cerrada el aviso no aparece.

Caducidades de licencias y certificados médicos

Cada persona puede compartir sus licencias, habilitaciones y certificado médico con la organización (en su perfil, en Licencias y habilitaciones, en la sección para compartir con clubes y escuelas). El consentimiento tiene dos niveles, ambos elegidos por la persona y desactivados por defecto: las fechas de caducidad y, por separado, los archivos adjuntos a las licencias (por ejemplo, el escaneo del certificado médico). Quien ya había compartido las fechas sigue compartiendo solo esas: los archivos necesitan un consentimiento nuevo. Compartir solo existe para clubes y escuelas.

Los admins los ven en GESTIÓN > Licencias y certificados médicos de los socios, pero solo de las personas que dieron su consentimiento. Bajo el nombre de cada miembro la app indica si comparte Solo fechas o Fechas y archivos:

• Las fechas son siempre las de sus licencias, con el estado (Válido, Por caducar, Caducada).
• De las personas que comparten también los archivos, los archivos adjuntos aparecen bajo cada licencia: toca uno para abrirlo. El archivo se descarga con un enlace firmado que dura unos minutos, y cada vez que lo abres queda registrado el acceso.
• Un miembro puede retirar el consentimiento en cualquier momento: desde entonces sus archivos ya no se pueden abrir.

Cuando una licencia o un certificado médico de un miembro está a punto de caducar, el admin recibe una notificación; al tocarla se abre Licencias y certificados médicos de los socios, donde los que caducan antes están arriba.

Los archivos de licencias no aparecen en Documentos compartidos por los socios: ahí se quedan los demás documentos personales (seguro, documento de identidad...). El certificado médico que un admin sube para una persona desde su página es otra cosa: es el registro propio de la organización, con sus propios recordatorios, y no se mezcla con los archivos de licencias.

Preguntas frecuentes

¿Qué pasa con los vuelos de una persona que quito?

Se quedan en su libro de vuelo y en el archivo de la organización. Las personas que se van por su cuenta usan Salir de la organización abajo del todo en Ajustes de la organización.

¿Puedo invitar a alguien con varios roles a la vez?

Sí: en el formulario de invitación toca todos los roles que necesites.

¿Por qué no veo Cuotas de los socios?

Necesitas el rol de admin y una organización de club o de escuela y club. Una escuela de vuelo solo lo ve si la cuota ya estaba activada: para usarla, cambia a Escuela y club en Ajustes.

Consulta también: Crear una escuela o un club, Formación, Aula.