En person blir med i organisasjonen din via en invitasjon og har én eller flere roller. Her ser du hvordan du inviterer dem, endrer rollen deres, følger medlemskontingenten og fjerner dem.
Før du begynner
- For å invitere, endre roller, fjerne personer og registrere kontingenter trenger du rollen Admin. Alle som har tillatelse til å lese medlemslisten, for eksempel en instruktør, kan også se den.
- Roller kan kombineres (en person kan være både Instruktør og Pilot):
- Admin: administrerer medlemmer, fly og innstillinger.
- Instruktør: underviser og signerer opplæringsregistrene til sine egne elever.
- Elev: trener hos skolen.
- Pilot: flyr og fører flyginger.
- Vedlikehold: registrerer vedlikeholdsarbeid.
- Bare lesing: kan bare se data.
- I en eiergruppe og i en klubb uten skole finnes ikke rollen Elev.
Inviter en person
- Åpne Meny og trykk på organisasjonen din under Organisasjoner. I skolevisningen kan du også åpne fanen Elever og trykke på +.
- I delen Medlemmer trykker du på Inviter. Din Personlig-organisasjon har ingen medlemmer: for å invitere noen må du først opprette en klubb, en skole eller en gruppe.
- La På e-post stå valgt øverst (standard). For å slippe inn mange på en gang, se Åpen lenke nedenfor.
- Skriv inn personens E-post.
- Velg Roller: trykk på hver rolle du vil tildele. Pilot er allerede valgt i en klubb og Elev i en skole (fra fanen Elever, Instruktør hvis du ser på instruktørene).
- Trykk på Send invitasjon.
- Invitasjon opprettet vises med en lenke du kan dele. Trykk på Kopier lenke og send den til personen på den måten du vil.
En åpen lenke for mange personer
Når du ikke har adressen til alle (for eksempel et nytt kurs), trykk på Åpen lenke i Inviter:
- Velg Roller (det finnes ingen rolle Admin: en åpen lenke kan ikke gi den).
- Velg Gyldig i: 1 time, 24 timer eller 3 dager.
- Med Personer som kan bli med setter du maksimum (1 til 50, 20 som standard).
- Trykk på Opprett lenke, deretter på Kopier lenke: adressen vises bare nå.
Den som har lenken, blir med med rollene du valgte, helt til den utløper eller plassene er tatt: del den bare der det trengs. Nedenfor finner du ÅPNE LENKER (også på organisasjonssiden), med roller, utløp og hvor mange som har brukt hver enkelt: trykk på en lenke som fortsatt er gyldig og på Trekk tilbake for å stoppe den umiddelbart; personer som allerede er med, blir værende. Den fungerer ikke for medeierandeler og overføringer, som alltid går via en e-postinvitasjon.
I delen INVITASJONER ser du invitasjonene du har sendt med status (Venter, Godtatt, Avslått, Trukket tilbake, Utløpt). Trykk på en ventende eller utløpt invitasjon for å velge hva du vil gjøre med den:
- Send på nytt: sender den på e-post igjen med en ny lenke (Invitasjon sendt på nytt). Den forrige lenken slutter å fungere: bare den nye er gyldig, og du kan kopiere den med Kopier lenke.
- Trekk tilbake: avbryter invitasjonen. Bekreft i Trekke tilbake invitasjonen? med Trekk tilbake: lenken slutter å fungere.
Hvis en invitasjon har utløpt, inviter personen på nytt.
Hva den inviterte gjør
- Personen registrerer seg eller logger inn med den samme e-posten som invitasjonen (ikke nødvendig for en åpen lenke).
- Personen åpner lenken, eller går til Meny og trykker på Godta i kortet INVITASJONENE DINE.
- Alternativt trykker personen på Opprett eller bli med i en organisasjon i Meny, deretter på Bli med via invitasjon, limer inn lenken eller koden og trykker på Bli med.
Etter at personen har blitt med, blir organisasjonen den aktive organisasjonen deres.
Hvis personen logget inn med en annen adresse enn den inviterte, sier appen Denne invitasjonen gjelder en annen adresse og viser den inviterte adressen i skjult form (for eksempel «m•••@dimma.it»). Trykk på Logg inn med en annen konto for å komme tilbake med riktig adresse: invitasjonen fortsetter der den var. Hvis du brukte Apple og skjulte e-posten din, be administratoren om en Åpen lenke. En åpen lenke som har utløpt, er trukket tilbake eller allerede har nådd maksimalt antall personer, sier det tydelig: be om en ny.
Endre rolle, forfrem, fjern
Åpne personens side: i Meny > Organisasjoner åpner du organisasjonen din og trykker på navnet under Medlemmer. Fra fanen Elever trykker du på eleven og deretter på Medlemsprofil. I delen Administrer:
- Forfrem til pilot (bare elever): de er ikke lenger elev. Loggboken og opplæringsregisteret deres blir hos dem.
- Forfrem til instruktør (for en pilot eller en admin): legger til instruktørrollen og beholder de andre.
- Endre roller: velg rollene i arket og trykk på Lagre.
- Suspender: personen har ikke lenger tilgang til organisasjonens data, men blir stående i listen og beholder registrene og kontingentene sine. De teller ikke lenger med i planens plasser. Bekreft med Suspender: under Medlemmer flyttes personen til Suspendert, med etiketten Suspendert. For å slippe dem inn igjen åpner du siden deres på nytt og trykker på Aktiver på nytt; å aktivere på nytt bruker en plass i planen igjen.
- Fjern fra organisasjonen: personen mister tilgangen. Flygingene og registrene deres blir liggende i arkivet. Bekreft med Fjern.
Hvis en elev fortsatt har åpne kursinnmeldinger, minner appen deg om det etter forfremmelsen: innmeldingene lukkes ikke av seg selv.
Siden viser også KOMMENDE FLYGINGER, personens grupper og, hvis du er admin, delen KONTOR: fra Dokumenter kan du legge til helseattest, ID, sertifikat eller kvitteringer. Her finner du også Flykreditt (i klubber og skoler), Medlemskontingent (statusen; trykk på den for å registrere en betaling, gi fritak eller se historikken) og medlemmets Utløpsdatoer. Personen ser dem i fanen Dokumenter, under FRA SKOLEN ELLER KLUBBEN DIN, selv etter å ha forlatt organisasjonen.
For kursinnmelding og elevens opplæringsmappe, se Opplæring.
Forlat organisasjonen
Den som vil forlate organisasjonen, åpner Meny > Organisasjoner, trykker på organisasjonen og trykker på Forlat organisasjon nederst.
- Hvis det finnes en annen admin, bekreft bare med Forlat.
- Hvis du er den siste administratoren, spør appen først Hvem blir administrator?: velg én eller flere personer (eller Alle medlemmer) og trykk på Gjør til administratorer og forlat. Personene du velger, beholder rollene sine og får også administratorrollen. Flyene blir hos organisasjonen; en medeierandel du har, forblir din helt til du bruker Forlat min andel.
- Hvis du er det eneste medlemmet, vises Du kan ikke forlate den ennå: inviter først noen som kan overta organisasjonen. Hvis de andre medlemmene finnes, men alle er suspendert, aktiver et suspendert medlem på nytt eller inviter noen.
- Med mer enn 5 medlemmer ber Alle medlemmer deg om å bekrefte og sier hvor mange personer som blir administratorer.
- Før du forlater den, viser appen Før du forlater … med det som fortsatt er åpent: flykreditt eller en gjeld (spør kontoret), en betalt medlemskontingent, oppgjør med medeierne, fremtidige bookinger (avlyses for deg når du forlater den), planlagte vaktdager, åpne kurs og utkast til leksjonsregistre. Det er bare en påminnelse: den hindrer deg aldri i å forlate organisasjonen.
- I eiergrupper, hvis du har en andel, spør arket Forlate andelen også?. Som standard forblir andelen din: du er fortsatt medeier, betaler de faste kostnadene og kan fly fra din personlige organisasjon. Slå på Forlat andelen også for å gi den opp nå: prosentandelen blir stående ufordelt, og de andre medeierne får beskjed.
- Gruppens betaler og dens siste medforvalter må først overlate betalingen eller utpeke en annen medforvalter: appen forklarer hvordan.
Medlemskontingenter
Årskontingenten er for klubber og skoler som vil sperre flyene for medlemmer som ikke har betalt. AVIOFILE inndriver ikke betalinger: kontoret registrerer dem.
Slå på kontingenten
- I Meny > Organisasjoner åpner du organisasjonen din; i delen INNSTILLINGER trykker du på Innstillinger (eller verktøyikonet øverst til høyre).
- I delen MEDLEMSKONTINGENT slår du på Krev medlemskontingent.
- Sett Årlig beløp (kun til informasjon), Valuta og Henstand (0 til 90 dager), og trykk deretter på Lagre.
Det er én skjerm og én Lagre. For skoler har delen BOOKINGER bryteren Elever kan booke: når den er av, kan elevene se kalenderen, men instruktørene og kontoret gjør bookingene. FLYKREDITT setter grensen for lav kreditt i lommebøkene og BEKREFTELSE AV FLYGINGER antall dager før en ubesvart flyging godtas av seg selv.
PERSONVERN I KALENDEREN bestemmer hva andre ser: bare elever ser «opptatt» (anbefalt), elever og piloter ser «opptatt», eller alle ser alt. Instruktører, admins og alle som er involvert i en booking ser alltid alle detaljene.
Registrer en betaling
- Trykk på Medlemskontingenter under ADMINISTRASJON. For klubber og flyskole-og-klubb-organisasjoner finnes oppføringen alltid; en flyskole har ingen kontingent (for å bruke den, bytt til Flyskole og klubb i Innstillinger), med mindre en allerede var slått på. Tallet ved siden av sier hvor mange medlemmer som må gjøre opp.
- Filtrer listen med Alle, Må rettes, Utløper snart, Betalt, Fritatt.
- Trykk på medlemmet og velg Registrer betaling.
- Fyll inn Betalingsdato, Beløp, Betalt til og, om du vil, Notat. Trykk på Registrer.
Fra samme ark kan du velge Fritatt for kontingenten (for eksempel et æresmedlem), Fjern fritaket eller Betalingshistorikk. Registrerte betalinger kan ikke redigeres.
Hva skjer når kontingenten utløper
- Statusen går fra Betalt til Utløper snart, deretter Henstand og til slutt Utløpt (eller Aldri betalt).
- Med en utløpt eller ubetalt kontingent kan ikke medlemmet booke eller fly organisasjonens fly. De ser fortsatt sin egen loggbok og sitt eget opplæringsregister.
- Admins, instruktører og personer som ikke flyr (bare Vedlikehold og/eller Bare lesing) blir aldri sperret: kontingenten gjelder ikke for dem.
- Medlemmet ser en melding i Meny og i Hjem; et trykk på den åpner organisasjonssiden, der Medlemskontingenten min sier «Betalt til …» eller «Utløpt, beløp» og leder til betalingshistorikken. Med en suspendert eller stengt organisasjon vises ikke meldingen.
Utløpsdatoer for sertifikater og helseattester
Hver person kan dele sertifikatene, rettighetene og helseattesten sin med organisasjonen (i profilen, under Sertifikater og rettigheter, i delen for deling med klubber og skoler). Samtykket har to nivåer, begge valgt av personen og av som standard: utløpsdatoene og, separat, filene som er vedlagt sertifikatene (for eksempel skanningen av helseattesten). Den som allerede hadde delt datoene, fortsetter bare å dele dem: filer krever et nytt samtykke. Deling finnes bare for klubber og skoler.
Admins ser dem i ADMINISTRASJON > Medlemmenes sertifikater og helseattester, men bare for personer som har gitt samtykke. Under hvert medlems navn sier appen om de deler Bare datoer eller Datoer og filer:
- Datoene er alltid de for sertifikatene deres, med status (Gyldig, Utløper snart, Utløpt).
- For personer som også deler filene, vises de vedlagte filene under hvert sertifikat: trykk på en for å åpne den. Filen lastes ned med en signert lenke som varer noen minutter, og hver gang du åpner den, blir tilgangen registrert.
- Et medlem kan trekke samtykket tilbake når som helst: fra da av kan filene deres ikke lenger åpnes.
Når et medlems sertifikat eller helseattest snart utløper, får admin et varsel; et trykk på det åpner Medlemmenes sertifikater og helseattester, der de som utløper først, ligger øverst.
Sertifikatfilene vises ikke i Dokumenter delt av medlemmer: der blir de andre personlige dokumentene liggende (forsikring, ID …). Helseattesten som en admin laster opp for en person fra siden deres, er noe annet: den er organisasjonens eget register, med egne påminnelser, og blandes ikke sammen med sertifikatfilene.
Vanlige spørsmål
Hva skjer med flygingene til en person jeg fjerner?
De blir liggende i loggboken deres og i organisasjonens arkiv. Personer som forlater organisasjonen på egen hånd, bruker Forlat organisasjon nederst i Organisasjonsinnstillinger.
Kan jeg invitere noen med flere roller på en gang?
Ja: trykk på alle rollene du trenger i invitasjonsskjemaet.
Hvorfor ser jeg ikke Medlemskontingenter?
Du trenger admin-rollen og en klubb eller flyskole-og-klubb-organisasjon. En flyskole ser den bare hvis kontingenten allerede var slått på: for å bruke den, bytt til Flyskole og klubb i Innstillinger.
Se også: Opprett en flyskole, en klubb eller en gruppe, Opplæring, Klasserom.