Una persona s'uneix a la teva organització amb una invitació i hi queda amb un o més rols. Aquí veus com convidar-la, canviar-li el rol, seguir la quota de soci i treure-la.
Abans de començar
- Per convidar, canviar rols, treure persones i registrar quotes necessites el rol d'Admin. Qualsevol persona amb permís per llegir la llista de membres, com un instructor, també la pot veure.
- Els rols es poden combinar (una persona pot ser alhora Instructor i Pilot):
- Admin: gestiona membres, aeronaus i configuració.
- Instructor: ensenya i signa els registres de formació dels seus alumnes.
- Alumne: es forma amb l'escola.
- Pilot: vola i registra vols.
- Manteniment: registra els treballs de manteniment.
- Només lectura: només pot veure les dades.
- En un grup de copropietat i en un club sense escola no hi ha el rol d'Alumne.
Convida una persona
- Obre el Menú i, a Organitzacions, toca la teva organització. A la vista d'escola també pots obrir la pestanya Alumnes i tocar +.
- A la secció Membres toca Convida. La teva organització Personal no té membres: per convidar algú, crea abans un club, una escola o un grup.
- Deixa seleccionat Per correu a dalt (el valor per defecte). Per deixar entrar molta gent alhora, consulta Enllaç obert més avall.
- Escriu el Correu electrònic de la persona.
- Tria els Rols: toca cada rol que vulguis assignar. Pilot ja ve seleccionat en un club i Alumne en una escola (des de la pestanya Alumnes, Instructor si estàs mirant els instructors).
- Toca Envia la invitació.
- Apareix Invitació creada amb un enllaç per compartir. Toca Copia l’enllaç i envia'l a la persona de la manera que vulguis.
Un enllaç obert per a molta gent
Quan no tens l'adreça de tothom (per exemple, un curs nou), toca Enllaç obert a Convida:
- Tria els Rols (no hi ha el rol d'Admin: un enllaç obert no el pot donar).
- Tria Vàlid durant: 1 hora, 24 hores o 3 dies.
- A Persones que s’hi poden unir fixa el màxim (d'1 a 50, 20 per defecte).
- Toca Crea l’enllaç i després Copia l’enllaç: l'adreça només es mostra ara.
Qui té l'enllaç s'uneix amb els rols que has triat, fins que caduca o s'acaben les places: comparteix-lo només allà on cal. A sota trobes ENLLAÇOS OBERTS (també a la pàgina de l'organització), amb els rols, la caducitat i quantes persones ha fet servir cadascun: toca un enllaç que encara és vàlid i Revoca per aturar-lo a l'instant; les persones que ja s'hi han unit es queden. No serveix per a les participacions de copropietat ni per als traspassos, que sempre passen per una invitació per correu.
A la secció INVITACIONS veus les invitacions que has enviat amb el seu estat (Pendent, Acceptada, Rebutjada, Revocada, Caducada). Toca una invitació pendent o caducada per triar què en vols fer:
- Torna a enviar: la torna a enviar per correu amb un enllaç nou (Invitació enviada de nou). L'enllaç anterior deixa de funcionar: només és vàlid el nou, i el pots copiar amb Copia l’enllaç.
- Revoca: cancel·la la invitació. Confirma a Vols revocar la invitació? amb Revoca: l'enllaç deixa de funcionar.
Si una invitació ha caducat, convida la persona de nou.
Què fa la persona convidada
- Es registra o inicia la sessió amb el mateix correu de la invitació (no cal per a un enllaç obert).
- Obre l'enllaç, o va al Menú i toca Accepta a la targeta LES TEVES INVITACIONS.
- Com a alternativa, al Menú toca Crea o uneix-te a una organització, després Uneix-te amb una invitació, enganxa l'enllaç o el codi i toca Uneix-te.
Després d'unir-s'hi, l'organització passa a ser la seva organització activa.
Si ha iniciat la sessió amb una adreça diferent de la convidada, l'app diu Aquesta invitació és per a una altra adreça i mostra l'adreça convidada de forma amagada (per exemple «m•••@dimma.it»). Toca Inicia la sessió amb un altre compte per tornar amb l'adreça correcta: la invitació continua des d'on era. Si has fet servir Apple i has amagat el correu, demana a l'admin un Enllaç obert. Un enllaç obert que ha caducat, s'ha revocat o ja ha arribat al màxim de persones ho diu clarament: demana'n un de nou.
Canvia el rol, ascendeix, treu
Obre la pàgina de la persona: a Menú > Organitzacions obre la teva organització i toca el nom a Membres. Des de la pestanya Alumnes, toca l'alumne i després Perfil del membre. A la secció GESTIONA:
- Ascendeix a pilot (només alumnes): deixa de ser alumne. El seu llibre de vol i el seu registre de formació es queden amb ell.
- Ascendeix a instructor (per a un pilot o un admin): afegeix el rol d'instructor i manté els altres.
- Canvia els rols: tria els rols al full i toca Desa.
- Suspèn: la persona ja no pot accedir a les dades de l'organització, però es queda a la llista i conserva els seus registres i quotes. Ja no compta per a les places del pla. Confirma amb Suspèn: a Membres la persona passa a SUSPESOS, amb l'etiqueta Suspès. Per deixar-la tornar a entrar, obre la seva pàgina de nou i toca Reactiva; reactivar torna a ocupar una plaça del pla.
- Treu de l’organització: la persona perd l'accés. Els seus vols i registres es conserven. Confirma amb Treu.
Si un alumne encara té matrícules obertes a cursos, l'app t'ho recorda després de l'ascens: les matrícules no es tanquen soles.
La pàgina també mostra PROPERS VOLS, els grups de la persona i, si ets admin, la secció OFICINA: des de Documents pots afegir el certificat mèdic, el document d'identitat, la llicència o els rebuts. Aquí hi trobes també el Crèdit de vol (a clubs i escoles), la Quota de soci (l'estat; toca-la per registrar un pagament, eximir o veure l'historial) i les Caducitats del membre. La persona les veu a la seva pestanya Documents, sota DE LA TEVA ESCOLA O CLUB, fins i tot després de sortir de l'organització.
Per a la matrícula als cursos i el dossier de formació de l'alumne consulta Formació.
Surt de l'organització
Qui vol sortir obre Menú > Organitzacions, toca l'organització i toca Surt de l’organització a baix.
- Si hi ha un altre admin, només cal confirmar amb Surt.
- Si ets l'últim admin, l'app et pregunta primer Qui serà administrador?: tria una o més persones (o Tots els socis) i toca Nomena administradors i surt. Les persones que tries conserven els seus rols i reben també el rol d'administrador. Les aeronaus es queden amb l'organització; una participació de copropietat teva continua sent teva fins que facis servir Deixa la meva participació.
- Si ets l'únic membre, apareix Encara no pots sortir: primer convida algú perquè es faci càrrec de l'organització. Si hi ha altres membres però estan tots suspesos, reactiva un membre suspès o convida algú.
- Amb més de 5 membres, Tots els socis et demana confirmació i diu quantes persones passen a ser administradors.
- Abans de sortir, l'app mostra Abans de sortir de… amb el que encara és obert: crèdit de vol o un deute (demana-ho a l'oficina), una quota de soci pagada, el saldo amb els copropietaris, reserves futures (es cancel·len per a tu quan surts), dies de torn programats, cursos oberts i esborranys de registres de lliçons. És només un recordatori: no t'impedeix mai sortir.
- Als grups de copropietat, si tens una participació, el full pregunta Vols sortir també de la participació?. Per defecte la participació continua sent teva: segueixes sent copropietari, pagues els costos fixos i pots volar des de la teva organització personal. Activa Surt també de la participació per renunciar-hi ara: el seu percentatge queda sense assignar i els altres copropietaris en són avisats.
- El pagador del grup i el seu últim cogestor primer traspassen el pagament o nomenen un altre cogestor: l'app t'explica com.
Quotes de soci
La quota anual és per als clubs i les escoles que volen bloquejar l'aeronau als membres que no han pagat. AVIOFILE no cobra els pagaments: els registra l'oficina.
Activa la quota
- A Menú > Organitzacions, obre la teva organització; a la secció CONFIGURACIÓ toca Configuració (o la icona d'eines a dalt a la dreta).
- A la secció QUOTA DE SOCI activa Exigeix la quota de soci.
- Fixa l'Import anual (només a títol informatiu), la Moneda i el Període de gràcia (de 0 a 90 dies), i toca Desa.
Hi ha una sola pantalla i un sol Desa. Per a les escoles, la secció RESERVES té l'interruptor Els alumnes poden reservar: quan és desactivat, els alumnes poden veure el calendari però els instructors i l'oficina fan les reserves. CRÈDIT DE VOL fixa el llindar de poc crèdit dels moneders i CONFIRMACIONS DE VOLS els dies després dels quals un vol sense resposta s'accepta sol.
PRIVADESA DEL CALENDARI decideix què veuen els altres: només els alumnes veuen «ocupat» (recomanat), alumnes i pilots veuen «ocupat», o tothom ho veu tot. Els instructors, els admins i qualsevol persona implicada en una reserva sempre en veuen tots els detalls.
Registra un pagament
- A GESTIÓ toca Quotes dels socis. Als clubs i a les organitzacions escola i club l'entrada sempre hi és; una escola de vol no té quota (per fer-la servir, canvia a Escola i club a Configuració), tret que ja n'hi hagués una d'activada. El número que hi ha al costat diu quants membres han de regularitzar.
- Filtra la llista amb Tots, Per regularitzar, Per caducar, Pagades, Exempts.
- Toca el membre i tria Registra el pagament.
- Omple la Data del pagament, l'Import, Pagada fins al i, si vols, la Nota. Toca Registra.
Des del mateix full pots triar Exempt de la quota (per exemple un soci d'honor), Treu l’exempció o Historial de pagaments. Els pagaments registrats no es poden editar.
Què passa quan la quota caduca
- L'estat passa de Pagada a Per caducar, després Període de gràcia i finalment Caducada (o Mai pagada).
- Amb una quota caducada o no pagada, el membre no pot reservar ni volar les aeronaus de l'organització. Continua veient el seu llibre de vol i el seu registre de formació.
- Els admins, els instructors i les persones que no volen (només Manteniment i/o Només lectura) no es bloquegen mai: la quota no els afecta.
- El membre veu un avís al Menú i a Inici; tocant-lo s'obre la pàgina de l'organització, on La meva quota de soci diu «Pagada fins al…» o «Caducada, import» i porta a l'historial de pagaments. Amb una organització suspesa o tancada l'avís no apareix.
Caducitats de llicències i certificats mèdics
Cada persona pot compartir les seves llicències, habilitacions i certificat mèdic amb l'organització (al seu perfil, a Llicències i habilitacions, a la secció per compartir amb clubs i escoles). El consentiment té dos nivells, tots dos triats per la persona i desactivats per defecte: les dates de caducitat i, per separat, els fitxers adjunts a les llicències (l'escaneig del certificat mèdic, per exemple). Qui ja havia compartit les dates continua compartint només aquestes: per als fitxers cal un consentiment nou. Compartir només existeix per a clubs i escoles.
Els admins les veuen a GESTIÓ > Llicències i certificats mèdics dels socis, però només de les persones que han donat el consentiment. Sota el nom de cada membre l'app diu si comparteix Només dates o Dates i fitxers:
- Les dates sempre són les de les seves llicències, amb l'estat (Vàlid, Per caducar, Caducat).
- Per a les persones que comparteixen també els fitxers, els fitxers adjunts apareixen sota cada llicència: toca'n un per obrir-lo. El fitxer es descarrega amb un enllaç signat que dura uns minuts, i cada cop que l'obres l'accés queda registrat.
- Un membre pot retirar el consentiment en qualsevol moment: a partir d'aleshores els seus fitxers ja no es poden obrir.
Quan la llicència o el certificat mèdic d'un membre està a punt de caducar, l'admin rep una notificació; tocant-la s'obre Llicències i certificats mèdics dels socis, on els que caduquen primer són a dalt.
Els fitxers de les llicències no apareixen a Documents compartits pels socis: allà es queden els altres documents personals (assegurança, document d'identitat...). El certificat mèdic que un admin penja per a una persona des de la seva pàgina és una altra cosa: és el registre propi de l'organització, amb els seus recordatoris, i no es barreja amb els fitxers de les llicències.
Preguntes freqüents
Què passa amb els vols d'una persona que trec?
Es queden al seu llibre de vol i a l'arxiu de l'organització. Les persones que se'n van pel seu compte fan servir Surt de l’organització a baix de Configuració de l’organització.
Puc convidar algú amb diversos rols alhora?
Sí: al formulari d'invitació toca tots els rols que necessitis.
Per què no veig Quotes dels socis?
Necessites el rol d'admin i una organització club o escola i club. Una escola de vol només la veu si la quota ja era activada: per fer-la servir, canvia a Escola i club a Configuració.
Consulta també: Crea una escola o un club, Formació, Aula.