Une personne rejoint ton organisation avec une invitation et y reste avec un ou plusieurs rôles. Tu vois ici comment l’inviter, changer son rôle, suivre sa cotisation et la retirer.
Avant de commencer
- Pour inviter, changer les rôles, retirer des personnes et enregistrer les cotisations, il te faut le rôle Admin. Toute personne autorisée à lire la liste des membres, comme un instructeur, peut aussi la voir.
- Les rôles peuvent se cumuler (une personne peut être à la fois Instructeur et Pilote) :
- Admin : gère les membres, les aéronefs et les paramètres.
- Instructeur : enseigne et signe les fiches de formation de ses propres élèves.
- Élève : se forme avec l’école.
- Pilote : vole et enregistre des vols.
- Maintenance : enregistre les travaux de maintenance.
- Lecture seule : peut seulement consulter les données.
- Dans un groupe de copropriétaires et dans un club sans école, le rôle Élève n’existe pas.
Inviter une personne
- Ouvre le Menu et, dans ORGANISATIONS, touche ton organisation. Dans la vue école, tu peux aussi ouvrir l’onglet Élèves et toucher +.
- Dans la section MEMBRES, touche Inviter. Ton organisation Personnel n’a pas de membres : pour inviter quelqu’un, crée d’abord un club, une école ou un groupe.
- Laisse Par e-mail sélectionné en haut (par défaut). Pour faire entrer beaucoup de personnes à la fois, vois Lien ouvert plus bas.
- Saisis l’E-mail de la personne.
- Choisis les Rôles : touche chaque rôle à attribuer. Pilote est déjà sélectionné dans un club et Élève dans une école (depuis l’onglet Élèves ; Instructeur si tu regardes les instructeurs).
- Touche Envoyer l’invitation.
- Invitation créée apparaît avec un lien à partager. Touche Copier le lien et envoie-le à la personne comme tu veux.
Un lien ouvert pour beaucoup de personnes
Quand tu n’as pas l’adresse de tout le monde (par exemple pour un nouveau cours), touche Lien ouvert dans Inviter :
- Choisis les Rôles (il n’y a pas de rôle Admin : un lien ouvert ne peut pas l’attribuer).
- Choisis Valable pendant : 1 heure, 24 heures ou 3 jours.
- Avec Personnes pouvant rejoindre, fixe le maximum (de 1 à 50, 20 par défaut).
- Touche Créer le lien, puis Copier le lien : l’adresse n’est affichée que maintenant.
Quiconque a le lien rejoint avec les rôles que tu as choisis, jusqu’à son expiration ou jusqu’à épuisement des places : ne le partage qu’où c’est nécessaire. Plus bas tu trouves LIENS OUVERTS (aussi sur la page de l’organisation), avec les rôles, l’échéance et le nombre de personnes ayant utilisé chacun : touche un lien encore valable puis Révoquer pour l’arrêter aussitôt ; les personnes déjà entrées restent. Il ne fonctionne pas pour les parts de copropriété et les transferts, qui passent toujours par une invitation par e-mail.
Dans la section INVITATIONS, tu vois les invitations envoyées avec leur état (En attente, Acceptée, Refusée, Révoquée, Expirée). Touche une invitation en attente ou expirée pour choisir quoi en faire :
- Renvoyer : l’envoie de nouveau par e-mail avec un nouveau lien (Invitation renvoyée). Le lien précédent cesse de fonctionner : seul le nouveau est valable, et tu peux le copier avec Copier le lien.
- Révoquer : annule l’invitation. Confirme dans Révoquer l’invitation ? avec Révoquer : le lien cesse de fonctionner.
Si une invitation a expiré, invite de nouveau la personne.
Ce que fait la personne invitée
- Elle s’inscrit ou se connecte avec le même e-mail que l’invitation (inutile pour un lien ouvert).
- Elle ouvre le lien, ou va dans le Menu et touche Accepter dans la carte TES INVITATIONS.
- Autrement, dans le Menu, elle touche Créer une organisation ou en rejoindre une, puis Rejoindre avec une invitation, colle le lien ou le code et touche Rejoindre.
Après son entrée, l’organisation devient son organisation active.
Si elle s’est connectée avec une adresse différente de celle invitée, l’app indique Cette invitation est destinée à une autre adresse et affiche l’adresse invitée sous forme masquée (par exemple « m•••@dimma.it »). Touche Se connecter avec un autre compte pour revenir avec la bonne adresse : l’invitation reprend où elle s’était arrêtée. Si tu as utilisé Apple et masqué ton e-mail, demande un Lien ouvert à l’admin. Un lien ouvert expiré, révoqué ou ayant déjà atteint son nombre maximal de personnes le dit clairement : demande-en un nouveau.
Changer le rôle, promouvoir, retirer
Ouvre la page de la personne : dans Menu > ORGANISATIONS, ouvre ton organisation et touche le nom sous MEMBRES. Depuis l’onglet Élèves, touche l’élève puis Profil du membre. Dans la section GÉRER :
- Promouvoir en pilote (élèves seulement) : la personne n’est plus élève. Son carnet de vol et son registre de formation restent avec elle.
- Promouvoir en instructeur (pour un pilote ou un admin) : ajoute le rôle d’instructeur et garde les autres.
- Changer les rôles : choisis les rôles dans la feuille et touche Enregistrer.
- Suspendre : la personne n’a plus accès aux données de l’organisation, mais reste dans la liste et garde ses fiches et ses cotisations. Elle ne compte plus dans les places de la formule. Confirme avec Suspendre : dans MEMBRES, la personne passe sous SUSPENDUS, avec la mention Suspendu. Pour la laisser revenir, rouvre sa page et touche Réactiver ; réactiver occupe de nouveau une place de la formule.
- Retirer de l’organisation : la personne perd l’accès. Ses vols et ses fiches restent archivés. Confirme avec Retirer.
Si un élève a encore des inscriptions à des cours ouvertes, l’app te le rappelle après la promotion : les inscriptions ne se ferment pas toutes seules.
La page affiche aussi VOLS À VENIR, les groupes de la personne et, si tu es admin, la section BUREAU : depuis Documents, tu peux ajouter le certificat médical, la pièce d’identité, la licence ou les reçus. Tu y trouves aussi Crédit de vol (dans les clubs et les écoles), Cotisation (l’état ; touche-la pour enregistrer un paiement, exempter ou voir l’historique) et les Échéances du membre. La personne les voit dans son onglet Documents, sous DE TON ÉCOLE OU DE TON CLUB, même après avoir quitté l’organisation.
Pour l’inscription à un cours et le dossier de formation de l’élève, voir Formation.
Quitter l’organisation
Qui veut partir ouvre Menu > ORGANISATIONS, touche l’organisation puis Quitter l’organisation en bas.
- S’il y a un autre admin, confirme simplement avec Quitter.
- Si tu es le dernier admin, l’app demande d’abord Qui devient administrateur ? : choisis une ou plusieurs personnes (ou Tous les membres) et touche Nommer administrateurs et quitter. Les personnes choisies gardent leurs rôles et reçoivent aussi le rôle d’administrateur. Les aéronefs restent à l’organisation ; ta part de copropriété reste la tienne jusqu’à ce que tu utilisais Quitter ma part.
- Si tu es le seul membre, Tu ne peux pas encore quitter apparaît : invite d’abord quelqu’un pour reprendre l’organisation. Si les autres membres existent mais sont tous suspendus, réactive un membre suspendu ou invite quelqu’un.
- Avec plus de 5 membres, Tous les membres demande une confirmation et indique combien de personnes deviennent administrateurs.
- Avant de partir, l’app affiche Avant de partir… avec ce qui reste ouvert : crédit de vol ou dette (demande au bureau), une cotisation payée, le solde avec les copropriétaires, les réservations futures (annulées pour toi au départ), les jours de service planifiés, les cours ouverts et les brouillons de fiches de leçon. Ce n’est qu’un rappel : il ne t’empêche jamais de partir.
- Dans les groupes de copropriétaires, si tu détiens une part, la feuille demande Quitter aussi la part ?. Par défaut, la part reste la tienne : tu restes copropriétaire, tu paies les coûts fixes et tu peux voler depuis ton organisation personnelle. Active Quitter aussi la part pour y renoncer maintenant : son pourcentage reste non attribué et les autres copropriétaires sont prévenus.
- Le payeur du groupe et son dernier cogestionnaire transmettent d’abord le paiement ou nomment un autre cogestionnaire : l’app explique comment.
Cotisations
La cotisation annuelle est pour les clubs et les écoles qui veulent bloquer les aéronefs aux membres qui n’ont pas payé. AVIOFILE n’encaisse pas les paiements : c’est le bureau qui les enregistre.
Activer la cotisation
- Dans Menu > ORGANISATIONS, ouvre ton organisation ; dans la section PARAMÈTRES, touche Paramètres (ou l’icône d’outils en haut à droite).
- Dans la section COTISATION, active Exiger la cotisation.
- Règle Montant annuel (à titre indicatif), Devise et Délai de grâce (de 0 à 90 jours), puis touche Enregistrer.
Il y a un seul écran et un seul Enregistrer. Pour les écoles, la section RÉSERVATIONS a l’interrupteur Les élèves peuvent réserver : désactivé, les élèves voient le calendrier mais ce sont les instructeurs et le bureau qui font les réservations. CRÉDIT DE VOL fixe le seuil de crédit faible des portefeuilles et CONFIRMATIONS DE VOLS le nombre de jours après lesquels un vol sans réponse est accepté automatiquement.
CONFIDENTIALITÉ DU CALENDRIER décide ce que voient les autres : seuls les élèves voient « occupé » (recommandé), élèves et pilotes voient « occupé », ou tout le monde voit tout. Les instructeurs, les admins et toute personne concernée par une réservation voient toujours tous les détails.
Enregistrer un paiement
- Dans GESTION, touche Cotisations des membres. Pour les clubs et les organisations école et club, l’entrée est toujours là ; une école de pilotage n’a pas de cotisation (pour l’utiliser, passe à École et club dans Paramètres), sauf si elle était déjà activée. Le nombre à côté indique combien de membres doivent régulariser.
- Filtre la liste avec Tous, À régulariser, Bientôt expirée, Payée, Exemptée.
- Touche le membre et choisis Enregistrer un paiement.
- Remplis Date du paiement, Montant, Payée jusqu’au et, si tu veux, Note. Touche Enregistrer.
Depuis la même feuille, tu peux choisir Exempté de la cotisation (par exemple un membre d’honneur), Retirer l’exemption ou Historique des paiements. Les paiements enregistrés ne peuvent pas être modifiés.
Ce qui se passe quand la cotisation expire
- L’état passe de Payée à Bientôt expirée, puis Délai de grâce et enfin Expirée (ou Jamais payée).
- Avec une cotisation expirée ou impayée, le membre ne peut ni réserver ni piloter les aéronefs de l’organisation. Il voit toujours son propre carnet de vol et son registre de formation.
- Les admins, les instructeurs et les personnes qui ne volent pas (seulement Maintenance et/ou Lecture seule) ne sont jamais bloqués : la cotisation ne les concerne pas.
- Le membre voit un avis dans le Menu et dans l’Accueil ; en le touchant, il ouvre la page de l’organisation, où Ma cotisation indique « Payée jusqu’au… » ou « Expirée, montant » et mène à l’historique des paiements. Avec une organisation suspendue ou fermée, l’avis n’apparaît pas.
Échéances des licences et des certificats médicaux
Chaque personne peut partager ses licences, ses qualifications et son certificat médical avec l’organisation (dans son profil, sous Licences et qualifications, dans la section de partage avec les clubs et les écoles). Le consentement a deux niveaux, choisis tous deux par la personne et désactivés par défaut : les dates d’échéance et, séparément, les fichiers joints aux licences (le scan du certificat médical, par exemple). Qui avait déjà partagé les dates continue de ne partager que celles-ci : les fichiers demandent un nouveau consentement. Le partage n’existe que pour les clubs et les écoles.
Les admins les voient dans GESTION > Licences et certificats médicaux des membres, mais seulement pour les personnes qui ont donné leur consentement. Sous le nom de chaque membre, l’app indique s’il partage Dates uniquement ou Dates et fichiers :
- Les dates sont toujours celles de ses licences, avec l’état (Valide, Bientôt expirée, Expirée).
- Pour les personnes qui partagent aussi les fichiers, les fichiers joints apparaissent sous chaque licence : touche-en un pour l’ouvrir. Le fichier est téléchargé avec un lien signé qui dure quelques minutes, et chaque ouverture est enregistrée.
- Un membre peut retirer son consentement à tout moment : dès lors, ses fichiers ne peuvent plus être ouverts.
Quand la licence ou le certificat médical d’un membre est sur le point d’expirer, l’admin reçoit une notification ; en la touchant, il ouvre Licences et certificats médicaux des membres, où les premiers à expirer sont en haut.
Les fichiers de licence n’apparaissent pas dans Documents partagés par les membres : c’est là que restent les autres documents personnels (assurance, pièce d’identité…). Le certificat médical qu’un admin téléverse pour une personne depuis sa page est autre chose : c’est la fiche propre de l’organisation, avec ses propres rappels, et elle n’est pas mélangée aux fichiers de licence.
Questions fréquentes
Que deviennent les vols d’une personne que je retire ?
Ils restent dans son carnet de vol et dans l’archive de l’organisation. Les personnes qui partent d’elles-mêmes utilisent Quitter l’organisation en bas de Paramètres de l’organisation.
Puis-je inviter quelqu’un avec plusieurs rôles à la fois ?
Oui : dans le formulaire d’invitation, touche tous les rôles nécessaires.
Pourquoi ne vois-je pas Cotisations des membres ?
Il te faut le rôle admin et une organisation de type club ou école et club. Une école de pilotage ne la voit que si la cotisation était déjà activée : pour l’utiliser, passe à École et club dans Paramètres.
Voir aussi : Créer une école ou un club, Formation, Salle de classe.