Wenn deine Schule oder dein Club Flüge nach Stunden abrechnet, führt dein Flugguthaben (dein Wallet) Buch: wie viel du eingezahlt hast, wie viel du geflogen bist und wie viel Guthaben dir bleibt. Das Sekretariat erfasst die Zahlungen; du siehst sie, lädst die Quittungen herunter und weißt, wie viele Stunden du noch fliegen kannst.
Bevor du beginnst
- Dein Flugguthaben entsteht mit der ersten Aufladung, die das Sekretariat erfasst. Davor erscheint es weder auf dem Start noch im Menü.
- AVIOFILE nimmt keine Zahlungen ein: Das Sekretariat erfasst die, die es erhalten hat (bar, Überweisung, Karte …).
- Flüge werden ab dem Tag der ersten Aufladung berechnet, zum Stundentarif des Luftfahrzeugs, der für dich gilt (siehe Kosten des Luftfahrzeugs). Frühere Flüge werden nicht berechnet.
- Um Zahlungen zu erfassen oder zu stornieren, brauchst du die Berechtigung, Mitglieder zu verwalten, in der Regel der Admin (siehe Mitglieder, Rollen und Beiträge).
Dein Guthaben ansehen
- Auf dem Start zeigt die Karte FLUGGUTHABEN dein Guthaben und für jedes Luftfahrzeug, wie viel noch übrig ist: zum Beispiel „Noch ca. 4 h 20 min auf I-AXXX“ oder „Kein Guthaben mehr für I-AXXX“. Wenn das Guthaben zur Neige geht, siehst du Wenig Guthaben.
- Tippe darauf, um dein Flugguthaben zu öffnen. Du findest es auch im Menü im Abschnitt AKTIVITÄT unter Flugguthaben (Guthaben und Salden, wenn du auch Miteigentümer eines Luftfahrzeugs bist), wo du auf die Karte der Organisation tippst. Wenn du in mehreren Organisationen Guthaben hast, öffnet Alle anzeigen die Liste (derselbe Bildschirm wie im Menü, auch mit den Salden der Miteigentümergruppen). Auch die Benachrichtigung über wenig Guthaben öffnet diesen Bildschirm.
Das Wallet hat drei Teile:
- ZAHLUNGEN: jede Aufladung, Rückzahlung oder Korrektur mit Datum, Betrag und Zahlungsart (Bar, Überweisung, Karte, Sonstige).
- ÜBERSICHT: Aufladungen, Rückzahlungen, Korrekturen und Abgerechnete Flüge, die zusammen das Guthaben ergeben.
- ABGERECHNETE FLÜGE: die Flüge, die vom Guthaben bezahlt wurden, jeweils mit ihren Kosten. Ein Flug ohne Tarif zeigt Kein Tarif und wird nicht berechnet.
Eine Quittung herunterladen
- Tippe im Wallet neben der Zahlung auf Quittung.
- Das PDF der Quittung öffnet sich, nummeriert und mit den Angaben der Schule: Speichere es oder teile es über das Menü, das erscheint.
Wenn das Sekretariat auch eine Datei angehängt hat (zum Beispiel den Nachweis einer Überweisung), siehst du neben der Zahlung Beleg angehängt.
Eine Zahlung erfassen (Sekretariat)
- Öffne Menü > ORGANISATIONEN, tippe auf deine Organisation und dann unter VERWALTUNG auf Guthaben: Du siehst das Guthaben jedes Mitglieds und oben, wie viele Wenig Guthaben haben. Mit Mitglieder suchen findest du die Person.
- Wähle das Mitglied: Tippe oben auf + und such es bei Wer hat gezahlt?, oder tippe in der Liste darauf, oder öffne seine Seite und tippe auf Flugguthaben. Das Guthaben des Mitglieds öffnet sich: Tippe auf Aufladung erfassen (hat es noch keines, auf Erste Aufladung erfassen). Ist die Liste leer, öffnet sich das Guthaben eines Mitglieds mit der ersten Aufladung, die du mit + erfasst.
- Wähle bei Typ Aufladung (das Mitglied zahlt Geld ein), Rückzahlung (du gibst Geld zurück) oder Korrektur (du korrigierst den Saldo: Ein positiver Betrag fügt Guthaben hinzu, ein negativer nimmt es weg). Für die erste Zahlung gibt es nur Aufladung.
- Schreibe den Betrag und prüfe das Datum: Es darf nicht in der Zukunft liegen.
- Wähle die Zahlungsart (Bar, Überweisung, Karte, Sonstige) und schreibe auf Wunsch die Referenz (zum Beispiel die Überweisungsreferenz oder die Nummer des Kartenbelegs).
- Schreibe die Notizen. Bei einer Korrektur sind sie Pflicht: Erkläre, warum der Saldo korrigiert wird.
- Tippe auf Wunsch unter Anhang auf Datei anhängen und wähle Foto aufnehmen, Fotomediathek oder Datei auswählen: Das ist der Zahlungsnachweis oder ein Dokument der Schule.
- Lass bei einer Aufladung Quittung ausstellen eingeschaltet: AVIOFILE erstellt eine nummerierte Quittung, die das Mitglied herunterladen kann. Schalte es aus, wenn sie nicht gebraucht wird.
- Tippe auf Aufladung erfassen. Du siehst „Zahlung erfasst.“
Zahlungen lassen sich nicht bearbeiten. Wenn du eine falsche erfasst hast, tippe neben der Zahlung auf Stornieren und bestätige mit Zahlung stornieren: Sie bleibt in der Liste, durchgestrichen und als Storniert gekennzeichnet, und zählt nicht mehr für den Saldo. Erfasse dann die richtige.
Logo und Angaben auf der Quittung
Die Quittung zeigt die Angaben deiner Organisation (Firmenname, USt-IdNr., Steuernummer, Adresse, E-Mail) und auf Wunsch das Logo.
- Öffne Menü > ORGANISATIONEN, tippe auf deine Organisation und dann unter EINSTELLUNGEN auf Rechnungsdaten (du brauchst die Berechtigung, die Abrechnung zu verwalten).
- Fülle die Angaben aus und tippe auf Speichern.
- Tippe im Teil Logo für Quittungen auf Logo hochladen (oder Logo ersetzen) und wähle ein PNG- oder JPEG-Bild bis 2 MB: Es wird auf etwa 600 Pixel verkleinert.
Die Rechnungsdaten werden in dem Moment in der Quittung festgehalten, in dem du sie ausstellst: Wenn du sie später änderst, bleiben bereits ausgestellte Quittungen so, wie sie waren.
Häufig gestellte Fragen
Ich sehe das Flugguthaben nicht.
Das Flugguthaben entsteht mit der ersten Aufladung, die das Sekretariat erfasst. Davor ist es nicht vorhanden, weder auf dem Start noch im Menü.
Ist die Quittung eine Rechnung?
Nein. Sie ist ein Zahlungsbeleg ohne steuerliche Wirkung. Wenn du eine Rechnung brauchst, frag die Schule: AVIOFILE stellt keine aus.
Wie werden die Stunden berechnet, die mir bleiben?
Indem das Guthaben durch den Stundentarif geteilt wird, den du heute für dieses Luftfahrzeug zahlen würdest. Ändert sich der Tarif, ändern sich auch die Stunden.
Ein Flug wurde nicht berechnet.
Kein Tarif erscheint, wenn es für diesen Flug keinen Tarif gab. Bitte das Sekretariat, die Tarife des Luftfahrzeugs zu prüfen.
Siehe auch: Mitglieder, Rollen und Beiträge, Kosten des Luftfahrzeugs.