AVIOFILE houdt de kosten van het luchtvaartuig, de vliegtarieven en wat elk lid verschuldigd is of krijgt bij elkaar. De Uurkosten vertellen je in plaats daarvan wat een vlieguur kost, uitgaande van je eigen gegevens.
Voordat je begint
- De sectie GROEP van het luchtvaartuig is vooral bedoeld voor groepen mede-eigenaren: de kosten worden volgens hun aandelen over de leden verdeeld.
- Om kosten, tarieven en saldi te zien heb je leesrechten op de kosten nodig. Om kosten te registreren, betalingen van anderen te registreren en tarieven en regels te wijzigen heb je schrijfrechten op de kosten nodig.
- Voor de Uurkosten van een luchtvaartuig heb je leesrechten op de kosten van dat luchtvaartuig nodig. Om ze te bewerken heb je schrijfrechten nodig. Toepassen als tarief en het vlootoverzicht vereisen bovendien een pakket dat de kostenfunctie bevat.
Waar alles staat
Wat bij een luchtvaartuig hoort, staat in het luchtvaartuig, wat bij de organisatie hoort staat in de instellingen van de organisatie, en wat bij jou hoort staat in je Menu.
- In het luchtvaartuig: open het luchtvaartuig en je vindt in het Overzicht de sectie GROEP (bij een schoolluchtvaartuig of een luchtvaartuig met één eigenaar heet ze KOSTEN EN EIGENDOM). De items verschijnen volgens je rechten: Beurten (het Beurtenplan opent van daaruit), Kosten, Afrekening (Betalingen openen van daaruit) en Mede-eigenaren en toegang. Beurten en Afrekening bestaan alleen bij luchtvaartuigen met mede-eigenaren; heb je geen rechten op de kosten of op het beheer van het luchtvaartuig, dan zie je de sectie niet.
- In het Menu: onder ACTIVITEIT, Saldo mede-eigendom (heb je ook vliegtegoed, dan heet het Tegoed en saldi: de portemonnees van scholen en clubs en, voor groepen, het SALDO van het jaar: Alles verrekend, De groep is jou geld verschuldigd of Jij bent de groep geld verschuldigd; met meerdere luchtvaartuigen het totaal en een rij per luchtvaartuig, die elk de eigen Afrekening openen); ook onder ACTIVITEIT, Mijn beurten.
- Op de pagina van de organisatie (Menu > ORGANISATIES, je organisatie): onder BEHEER, Kosten (vereist leesrechten op de kosten van de organisatie, of toestemming om uitgaven te registreren). Ook je Persoonlijke organisatie heeft Kosten.
Kosten opent een pagina met drie tabs: Uitgaven, Uurkosten en Tarieven. Uurkosten verschijnt als je de kosten van dat luchtvaartuig kunt lezen; Tarieven alleen als je ze kunt bewerken. Met één enkele tab zie je de keuzeschakelaar niet.
Vanuit Kosten in de instellingen van de organisatie toont de tab Uitgaven de kosten van de hele organisatie en vergelijkt Uurkosten de vloot; er is geen tab Tarieven.
Een kostenpost registreren
- Open het luchtvaartuig, tik in de sectie GROEP op Kosten en blijf op de tab Uitgaven.
- Tik op + (of op Kosten toevoegen als de lijst leeg is).
- Schrijf het BEDRAG. Gebruik het minteken voor een terugbetaling of een creditnota.
- Kies onder DETAILS de Categorie (bijvoorbeeld Brandstof, Verzekering, Hangar, Onderhoud) en de Datum; voeg, als je wilt, Omschrijving (optioneel) en Leverancier (optioneel) toe.
- Tik op Kosten toevoegen.
Om een kostenpost te corrigeren tik je erop in de lijst en gebruik je Wijzigingen opslaan; met Kosten verwijderen verdwijnt hij uit lijsten en afrekeningen (hij blijft in de geschiedenis van het systeem).
De tab Uitgaven toont de lijst met kosten. Kies bovenaan de periode (30 dagen, Dit jaar, Vorig jaar, Altijd). Tik op Samenvatting om boven de lijst de totalen te openen, gegroepeerd per Categorie, Maand of (voor de hele organisatie) luchtvaartuig. Onderaan de samenvatting leidt UURKOSTEN EN AANDELEN naar de tab Uurkosten en naar de Afrekening, waar je vindt wat een vlieguur kost en het aandeel van elk lid.
Wie betaalt: tarieven en regels
In de tab Tarieven van Kosten bepaal je hoe vluchten worden berekend en hoe kosten worden verdeeld. De tab verschijnt alleen voor mensen met schrijfrechten op de kosten: alle anderen lezen de tarieven in het Gegevensblad en prijzen van het luchtvaartuig, sectie TARIEVEN.
- Kies onder Wie een vlucht betaalt Gezagvoerder of Leerling, anders gezagvoerder.
- Tik onder UURTARIEVEN op Toevoegen. Geef het een naam (bijvoorbeeld "Leden"), het bedrag per uur, en kies Geldt voor (Iedereen, Eigenaren, Niet-eigenaren of Specifieke gebruikers), Uren gebaseerd op (bijvoorbeeld Hobbs of Tach), Brandstof inbegrepen (Ja (nat) of Nee (droog)) en de geldigheidsdata. Tik dan op Tarief opslaan.
- Kies onder TECHNISCHE VLUCHTEN Wie ze betaalt als standaard voor de nieuwe technische vluchten van het luchtvaartuig: in een groep of club Verdeeld over de leden of De piloot, in een school De organisatie of De piloot. Betalen de leden, dan kiest Hoe het wordt verdeeld tussen Naar aandeel en In gelijke delen. Elke vlucht kan nog steeds worden gewijzigd (zie Een vlucht registreren).
- Tik onder HOE KOSTEN WORDEN VERDEELD op een categorie en kies of ze Vast of Variabel is en hoe ze wordt verdeeld: Naar eigendomsaandeel, Gelijke delen, Naar gevlogen uren, Betaald door de piloot of Niet gedeeld.
- Tik op Opslaan.
Zonder tarieven worden vluchten niet berekend: de standaardregels gelden.
Afrekeningen
De Afrekening toont, voor het luchtvaartuig en voor de bovenaan gekozen periode (Dit jaar, Vorig jaar of 12 maanden), de TOTALEN (gevlogen uren, vluchtkosten, kosten, betalingen) en een kaart voor elk LID gemarkeerd als krijgt nog, is verschuldigd of verrekend. Tik op een lid om het Kostenaandeel, de Vluchtkosten, Uit eigen zak betaald en de betalingen te zien. Onder GROEPSKAS zie je wat er in en uit de gemeenschappelijke kas ging. Tik op Hoe dit wordt berekend voor de gebruikte uitgangspunten.
Heeft een vlucht geen tarief of geen piloot, dan verschijnt een waarschuwing: de vlucht telt als gebruik maar wordt niet berekend. Controleer de tarieven. Zonder leesrechten op de kosten zie je alleen je eigen rij.
Een betaling registreren
Wanneer een lid de groepskas of een ander lid betaalt:
- Open de Afrekening, tik op Betalingen en dan op +.
- Schrijf het BEDRAG.
- Kies onder Betaald aan Groepskas of een lid, daarna de Datum en, als je wilt, een Notitie (optioneel).
- Tik op Betaling registreren.
De betaling staat op jouw naam en telt mee in de afrekening. Om haar te verwijderen tik je erop in de lijst.
De uurkostenrekenmachine
Open het luchtvaartuig, tik in de sectie GROEP (of KOSTEN EN EIGENDOM) van het Overzicht op Kosten en dan op de tab Uurkosten.
- Bovenaan zie je de Kosten per vlieguur bij een bepaald aantal uren per jaar, gemarkeerd als Schatting. Verplaats de schuifregelaar Gevlogen uren per jaar om te zien hoe het verandert; Terugzetten gaat terug naar de beginwaarde. De markering op de schuifregelaar toont de uren Gevlogen in de afgelopen 12 maanden.
- WAAR DE KOSTEN VANDAAN KOMEN splitst het totaal in VASTE KOSTEN, PER JAAR, KOSTEN PER VLIEGUUR en ONDERHOUDSRESERVES, PER JAAR. HOE HET VERANDERT MET DE UREN toont de curve en WAAR JE NU STAAT de eerstvolgende grote uitgaven.
- Moeten sommige gegevens gecontroleerd worden, dan verschijnt punt om te controleren, bijvoorbeeld weinig geregistreerde vluchten.
- Voor mede-eigenaren toont MEDE-EIGENAREN het Voorgesteld uurtarief en de Volledige kosten per uur. VERGELEKEN MET JE TARIEVEN vergelijkt de kosten met de tarieven die je al hebt.
Om de cijfers te corrigeren tik je rechtsboven op het bewerkpictogram (schrijfrechten nodig). Items gemarkeerd met "Uit kosten" of "Uit vluchten" worden berekend uit je gegevens: tik op een item om de waarde zelf in te voeren. Op het bewerkscherm stel je in:
- UREN PER JAAR: Mijn vluchten of Ik stel ze in.
- VASTE KOSTEN: verzekering, hangar, jaarlijkse inspectie en meer, met Vaste kosten toevoegen.
- FINANCIERING EN AFSCHRIJVING: alleen de rente op de lening telt mee.
- PER VLIEGUUR: verbruik en prijzen van brandstof en olie, heffingen.
- ONDERHOUDSRESERVES: de kosten van elke klus en hoeveel je al opzij hebt gezet; Buiten de berekening laten haalt een item weg. Reserve toevoegen voor uitgaven buiten het onderhoud, zoals een nieuwe lak.
- VERHUUR: de marge voor niet-leden.
Tik op Opslaan om toe te passen. Om het resultaat als tarief te gebruiken tik je op Toepassen als tarief, kies je Volledige kosten of Alleen het uurgedeelte, en bevestig je met Toepassen: het tarief wordt aangemaakt of bijgewerkt in de regels van dat luchtvaartuig. Kies bij meerdere luchtvaartuigen Alle vliegtuigen in Beurten en kosten, tik op Kosten en dan op de tab Uurkosten: die vergelijkt ze allemaal.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik het saldo niet?
Het saldo verschijnt wanneer een gedeeld luchtvaartuig een kostenbeleid heeft en jij mede-eigenaar bent.
Kan ik tarieven en regels wijzigen?
Alleen met schrijfrechten op de kosten. Alle anderen kunnen ze alleen lezen.
Zie ook: Mede-eigendom, Het luchtvaartuig reserveren, Onderhoud.