In de tab Documenten zet je de bestanden van het luchtvaartuig (verzekering, certificaten, handleidingen, facturen) en die van jezelf (identiteitsbewijs, kwitanties en alles wat geen licentie is). Je licentie, bevoegdheden en medische keuring hebben een eigen pagina, met één enkele vervaldatum: scans worden bij de licentie bijgevoegd. Als je een vervaldatum toevoegt, markeert de app documenten die binnenkort verlopen en die al verlopen zijn.
Voordat je begint
- Het bestand kan een PDF, een afbeelding (JPG, PNG, HEIC, WebP), een tekstbestand, een CSV, een DOCX of een XLSX zijn, tot 25 MB.
- Om een document aan een luchtvaartuig toe te voegen heb je toestemming nodig om documenten bij dat luchtvaartuig te schrijven. Je eigen persoonlijke documenten kun je altijd toevoegen.
- Documenten die een school of club over jou bewaart, kunnen alleen worden gelezen en gedownload.
Een document toevoegen
Het bestand kiezen
- Open de tab Documenten en tik op +. (Gebruik vanaf de pagina van een luchtvaartuig, tab Documenten, Document toevoegen.)
- Kies onder TOEVOEGEN AAN waar het naartoe gaat: de registratie van een van je luchtvaartuigen of Mijn documenten. Deze stap verschijnt alleen als je meer dan één keuze hebt.
- Tik onder KIES EEN BRON op Foto maken, Fotobibliotheek of Kies een bestand.
Titel, categorie en vervaldatum
- Vul de TITEL in.
- Kies de CATEGORIE. Voor een luchtvaartuig: Factuur, Inspectierapport, Verzekering, Certificaat, Handleiding, Foto, Logboekscan, Massa en balans, Overig. Voor je eigen documenten: Certificaat, Medisch, Identiteit, Licentie, Kwitantie, Foto, Overig.
- Verloopt het document, stel dan VERLOOPT (OPTIONEEL) in. Stel zo nodig ook GELDIG VANAF (OPTIONEEL) in.
- Tik op Uploaden en wacht tot de upload 100% bereikt.
Lukt de upload niet, dan blijft het document In afwachting in de lijst staan: open het en tik op Upload controleren, of verwijder het en probeer opnieuw.
Een medische keuring of een licentie? Voeg hem bij een licentie toe
Kies je onder Mijn documenten de categorie Medisch of Licentie, dan vraagt de app BIJVOEGEN BIJ EEN LICENTIE?. Een licentie of medische keuring heeft één vervaldatum en het bestand wordt zijn scan:
- kies de licentie van het juiste type (is er maar één, dan is die al gekozen);
- of Nieuwe medische keuring / Nieuwe licentie: na de upload opent de licentiepagina, al ingevuld met de titel en de datums van het bestand, en als je opslaat blijft het bestand eraan bijgevoegd;
- of Nee, bewaren als document: het bestand blijft een los document, met zijn eigen vervaldatum.
Een bestand dat bij een licentie is bijgevoegd, heeft geen eigen datums (de vervaldatum van de licentie telt), dus het formulier vraagt er niet om.
Documenten vinden en vervaldata in de gaten houden
- In de tab Documenten zijn de filters Alle, Luchtvaartuig, Piloot en Verloopt binnenkort (plus Uploaden, als een bestand nog wordt geüpload). De aantallen omvatten ook de documenten die je school of club over jou bewaart en die met je groep zijn gedeeld.
- Documenten van luchtvaartuigen zijn gegroepeerd per registratie; de jouwe staan in de sectie PILOOT: eerst je licenties, bevoegdheden en medische keuring (met de vervaldatum en, als er scans zijn bijgevoegd, een pictogram met het aantal bestanden), daarna de losse documenten. Bestanden die bij een licentie zijn bijgevoegd, staan in de licentie en worden niet herhaald in de lijst.
- Elk document toont zijn status: Geldig tot…, Verloopt binnenkort (30 dagen of minder te gaan), Verloopt vandaag of Verlopen. Een licentie toont over N d vanaf twee maanden van tevoren.
- Het filter Verloopt binnenkort verzamelt wat vernieuwd moet worden. De aantallen tellen licenties, niet hun scans.
Elke pagina van een luchtvaartuig heeft ook een tab Documenten met de bestanden van dat luchtvaartuig. Staat de handleidingenbibliotheek voor jou aan, dan toont de tab Documenten ook Handleidingenbibliotheek.
Licenties, bevoegdheden en medische keuring
Een licentie (licentie, bevoegdheid, medische keuring, radio, taal) heeft één enkele vervaldatum, en die wordt gebruikt door de agenda en de herinneringen. Tik erop om de pagina te openen, waar je de gegevens kunt wijzigen en de BESTANDEN beheert:
- Onder BESTANDEN zie je de scans die al zijn bijgevoegd; tik op een scan om de details te openen.
- Tik op Bestand bijvoegen en kies Foto maken, Fotobibliotheek of Kies een bestand. Het bestand neemt zijn categorie over van het licentietype en heeft geen eigen vervaldatum.
- Gebruik voor een nieuwe licentie Opslaan en bestand bijvoegen: het slaat de licentie op en gaat meteen naar het kiezen van het bestand.
- Verwijder je een licentie met bestanden, dan vraagt de app of je ze er samen mee wilt verwijderen of als documenten wilt bewaren.
Documenten om te koppelen
Heb je losse documenten die op een medische keuring of een licentie lijken (bijvoorbeeld een bestand dat vóór deze functie is geüpload), dan verschijnt in PILOOT een rij N documenten om te koppelen. Tik erop: voor elk document kun je
- Koppelen aan een licentie van hetzelfde type. Hebben het document en de licentie verschillende vervaldatums, dan vraagt de app welke je wilt houden en schrijft die op de licentie. Is het document gedeeld met organisaties, dan vraagt de app het delen te stoppen: een licentiebestand wordt alleen samen met de licentie gedeeld;
- Licentie maken van dit document: de pagina van een nieuwe licentie opent, al ingevuld;
- Laten zoals het is: het document blijft los en wordt niet opnieuw voorgesteld.
Er wordt niets uit zichzelf gekoppeld: elke keuze is aan jou.
Herinneringen vóór een vervaldatum
Voor je documenten, licenties en medische keuring herinnert AVIOFILE je van tevoren (standaard 30 en 7 dagen ervoor). Om de dagen voor al je vervaldata te wijzigen, of om de herinneringen uit te zetten, ga je naar Menu > Meldingen > Voorkeuren (zie Je agenda koppelen). Voor één vervaldatum open je het document en tik je op Details bewerken (een licentie of de medische keuring staat in Licenties & bevoegdheden): kies onder Herinneringen voor deze vervaldatum Zoals in de algemene instellingen, Aangepast of Geen herinneringen.
Vervaldata verschijnen ook in de agenda van de app en van je telefoon, zelfs als ze jaren ver weg liggen. Elke licentie heeft één item en één herinnering: de scans die erbij zijn bijgevoegd hebben er geen eigen.
Openen, bewerken, verwijderen
- Tik op een document om de details te openen: categorie, bestandsnaam, grootte, Verloopt, Geüpload.
- Openen toont het bestand. Is het voorbeeld niet beschikbaar, gebruik dan Delen om het in een andere app te openen.
- Details bewerken wijzigt titel, categorie, Geldig vanaf en Verloopt. Bij een eigen document met een vervaldatum is er ook Herinneringen voor deze vervaldatum (zie hieronder). Bij documenten van luchtvaartuigen is er in plaats daarvan Overdraagbaar: het document gaat mee met het luchtvaartuig als het van eigenaar verandert.
- Document verwijderen haalt het uit de lijsten (het bestand blijft op de server bewaard).
Bewerken en verwijderen verschijnen alleen als je dat document mag beheren.
De details van een scan van een licentie zijn anders: ze tonen Bijgevoegd bij (de licentie en de vervaldatum ervan), hebben geen Verloopt en geen Delen met…. In plaats daarvan is er Delen, dat zegt met wie de bestanden van je licenties zijn gedeeld en je naar Licenties & bevoegdheden brengt, en Loskoppelen van de licentie: het bestand wordt weer een gewoon document, zonder vervaldatum.
Delen met je organisaties
Licenties en medische keuring met scholen en clubs
In Profiel > Licenties & bevoegdheden heeft onder VERVALDATA DELEN MET elke club of school waartoe je behoort een schakelaar: staat die aan, dan ziet het kantoor de vervaldata van je licenties. Met de vervaldata aan verschijnt een tweede schakelaar, Ook bijgevoegde bestanden (standaard uit): het kantoor kan de scans van je licenties openen en downloaden, en de kopieën die het downloadt blijven onder zijn verantwoordelijkheid. Zet je de vervaldata uit, dan verdwijnen ook de bestanden. Groepen mede-eigenaren en onderhoudsbedrijven ontvangen geen licenties: voor hen geldt het delen van documenten hieronder.
Andere persoonlijke documenten
Je persoonlijke documenten (bijvoorbeeld verzekering, identiteitsbewijs) kunnen alleen-lezen worden gedeeld met de organisaties waartoe je behoort (groepen mede-eigenaren, scholen, clubs).
- Open het persoonlijke document.
- Tik op Delen met… (eerst toont het Alleen jij).
- Zet in het blad Delen met de schakelaar aan van de organisaties waarvan de leden het mogen lezen en tik op Opslaan.
- Om te stoppen met delen open je Delen met… opnieuw, zet je de schakelaar uit en tik je op Opslaan: je kunt het op elk moment doen.
Het document toont dan "Gedeeld met N organisaties". In de groep zien leden deze bestanden in hun tab Documenten, in de sectie Door leden gedeelde documenten. Hoor je bij geen enkele organisatie, dan zegt de app dat: er is niemand om mee te delen.
Om het bestand naar één persoon of naar een andere app te sturen gebruik je in plaats daarvan Delen.
Veelgestelde vragen
Wanneer geldt een document als bijna verlopen?
Wanneer er 30 dagen of minder resteren vóór de datum Verloopt. Na die datum is het Verlopen.
Waarom zie ik documenten die ik niet heb geüpload?
Dat zijn de documenten die je school of club over jou bewaart (de sectie VAN JE SCHOOL OF CLUB) of die andere leden met je groep hebben gedeeld. Je kunt ze lezen en downloaden, maar niet bewerken.
Mijn medische keuring staat niet in de lijst met documenten.
Is hij bij een licentie bijgevoegd, dan staat hij op de licentiepagina, onder BESTANDEN: in PILOOT zie je de licentie (met het bestandenpictogram), niet het bestand. Is het een los document, dan vind je het bij de documenten, en Documenten om te koppelen biedt aan het bij de juiste licentie bij te voegen.
Waarom heeft mijn medische bestand geen vervaldatum?
Omdat er maar één vervaldatum is en die is van de licentie. Wijzig hem op de licentiepagina: de agenda en de herinneringen volgen die.
Ik zie de knop Bewerken niet.
Je hebt geen toestemming om dat document te beheren (het hoort bijvoorbeeld bij een andere organisatie of je school bewaart het over jou).
Zie ook: Mede-eigendom, Een luchtvaartuig toevoegen.