Documents | AVIOFILE

Dans l’onglet Documents, tu places les fichiers de l’aéronef (assurance, certificats, manuels, factures) et les tiens (pièce d’identité, reçus et tout ce qui n’est pas une licence). Ta licence, tes qualifications et ton certificat médical ont leur propre page, avec une seule date d’expiration : les scans sont joints à la licence. Si tu ajoutes une date d’expiration, l’app signale les documents qui arrivent à échéance et ceux qui sont expirés.

Avant de commencer

Le fichier peut être un PDF, une image (JPG, PNG, HEIC, WebP), un fichier texte, un CSV, un DOCX ou un XLSX, jusqu’à 25 Mo.
Pour ajouter un document à un aéronef, tu as besoin de l’autorisation d’écrire des documents sur cet aéronef. Tu peux toujours ajouter tes propres documents personnels.
Les documents qu’une école ou un club conserve à ton sujet peuvent seulement être lus et téléchargés.

Ajouter un document

Choisir le fichier

Ouvre l’onglet Documents et touche +. (Depuis la page d’un aéronef, onglet Documents, utilise Ajouter un document.)
Sous AJOUTER À, choisis où il va : l’une des immatriculations de tes aéronefs ou Mes documents. Cette étape n’apparaît que si tu as plus d’un choix.
Sous CHOISIS UNE SOURCE, touche Prendre une photo, Photothèque ou Choisir un fichier.

Titre, catégorie et expiration

Saisis le TITRE.
Choisis la CATÉGORIE. Pour un aéronef : Facture, Rapport d’inspection, Assurance, Certificat, Manuel, Photo, Scan du carnet, Masse et centrage, Autre. Pour tes propres documents : Certificat, Médical, Identité, Licence, Reçu, Photo, Autre.
Si le document expire, renseigne EXPIRE (FACULTATIF). Si besoin, renseigne aussi VALABLE À PARTIR DU (FACULTATIF).
Touche Envoyer et attends que l’envoi atteigne 100 %.

Si l’envoi échoue, le document reste En attente dans la liste : ouvre-le et touche Vérifier l’envoi, ou supprime-le et réessaie.

Un certificat médical ou une licence ? Joigne-le à une licence

Si, dans Mes documents, tu choisis la catégorie Médical ou Licence, l’app demande LE JOINDRE À UNE LICENCE ?. Une licence ou un certificat médical a une seule date d’expiration, et le fichier devient son scan :

choisis la licence du bon type (s’il n’y en a qu’une, elle est déjà sélectionnée) ;
ou Nouveau certificat médical / Nouvelle licence : après l’envoi, la page de la licence s’ouvre, déjà remplie avec le titre et les dates du fichier, et quand tu l’enregistres, le fichier reste joint à elle ;
ou Non, le garder comme document : le fichier reste un document libre, avec sa propre date d’expiration.

Un fichier joint à une licence n’a pas de dates propres (c’est la date d’expiration de la licence qui compte), donc le formulaire ne les demande pas.

Trouver les documents et surveiller les échéances

Dans l’onglet Documents, les filtres sont Tous, Aéronefs, Pilote et Bientôt expiré (plus Téléversement, quand un fichier est encore en cours d’envoi). Les compteurs incluent aussi les documents que ton école ou ton club conserve à ton sujet et ceux partagés avec ton groupe.
Les documents d’aéronef sont regroupés par immatriculation ; les tiens se trouvent dans la section PILOTE : d’abord tes licences, qualifications et certificat médical (avec la date d’expiration et, s’il y a des scans joints, une icône indiquant le nombre de fichiers), puis les documents libres. Les fichiers joints à une licence restent dans la licence et ne sont pas répétés dans la liste.
Chaque document indique son statut : Valide jusqu’à…, Bientôt expiré (30 jours ou moins), Expire aujourd’hui ou Expiré. Une licence affiche dans N j à partir de deux mois avant l’échéance.
Le filtre Bientôt expiré rassemble ceux à renouveler. Les compteurs comptent les licences, pas leurs scans.

Chaque page d’aéronef possède aussi un onglet Documents avec les fichiers de cet aéronef. Si la bibliothèque de manuels est activée pour toi, l’onglet Documents affiche aussi Bibliothèque de manuels.

Licences, qualifications et certificat médical

Une licence (licence, qualification, certificat médical, radio, langue) a une seule date d’expiration, et c’est celle qu’utilisent le calendrier et les rappels. Touche-la pour ouvrir sa page, où tu peux modifier ses données et gérer les FICHIERS :

Sous FICHIERS, tu vois les scans déjà joints ; touche-en un pour ouvrir ses détails.
Touche Joindre un fichier et choisis Prendre une photo, Photothèque ou Choisir un fichier. Le fichier prend sa catégorie du type de licence et n’a pas d’expiration propre.
Pour une nouvelle licence, utilise Enregistrer et joindre un fichier : cela enregistre la licence et passe directement au choix du fichier.
Si tu supprimes une licence qui a des fichiers, l’app demande s’il faut les supprimer avec elle ou les conserver comme documents.

Documents à lier

Si tu as des documents libres qui ressemblent à un certificat médical ou à une licence (par exemple un fichier envoyé avant cette fonction), une ligne N documents à lier apparaît dans PILOTE. Touche-la : pour chaque document, tu peux

Lier à une licence du même type. Si le document et la licence ont des dates d’expiration différentes, l’app demande laquelle conserver et l’inscrit sur la licence. Si le document était partagé avec des organisations, l’app te demande d’arrêter de le partager : le fichier d’une licence n’est partagé qu’avec la licence ;
Créer la licence à partir de ce document : la page d’une nouvelle licence s’ouvre, déjà remplie ;
Laisser tel quel : le document reste libre et n’est plus proposé.

Rien n’est lié automatiquement : chaque choix t’appartient.

Rappels avant une échéance

Pour tes documents, licences et certificat médical, AVIOFILE te prévient à l’avance (par défaut 30 et 7 jours avant). Pour modifier les jours pour toutes tes échéances, ou désactiver les rappels, va dans Menu > Notifications > Préférences (voir Connecter ton calendrier). Pour une seule échéance, ouvre le document et touche Modifier les détails (une licence ou le certificat médical se trouve dans Licences et qualifications) : sous Rappels pour cette échéance, choisis Comme dans les réglages généraux, Personnalisée ou Aucun rappel.

Les échéances apparaissent aussi dans le calendrier de l’app et de ton téléphone, même lorsqu’elles sont dans plusieurs années. Chaque licence a une seule entrée et un seul rappel : les scans qui y sont joints n’ont pas de rappel propre.

Ouvrir, modifier, supprimer

Touche un document pour ouvrir ses détails : catégorie, nom du fichier, taille, Expire, Téléversé.
Ouvrir affiche le fichier. Si l’aperçu n’est pas disponible, utilise Partager pour l’ouvrir dans une autre application.
Modifier les détails change le titre, la catégorie, Valide à partir du et Expire. Pour l’un de tes propres documents avec une échéance, il y a aussi Rappels pour cette échéance (voir ci-dessous). Pour les documents d’aéronef, il y a à la place Transmissible : le document suit l’aéronef s’il change de propriétaire.
Supprimer le document le retire des listes (le fichier est conservé sur le serveur).

Modifier et supprimer n’apparaissent que si tu peux gérer ce document.

Les détails du scan d’une licence sont différents : ils affichent Joint à (la licence et son échéance), n’ont ni Expire ni Partager avec…. À leur place, il y a Partage, qui indique avec qui les fichiers de tes licences sont partagés et te mène à Licences et qualifications, et Détacher de la licence : le fichier redevient un document normal, sans échéance.

Partager avec tes organisations

Licences et certificats médicaux avec les écoles et les clubs

Dans Profil > Licences et qualifications, sous PARTAGER LES ÉCHÉANCES AVEC, chaque club ou école auquel tu appartiens a un interrupteur : activé, le secrétariat voit les dates d’expiration de tes licences. Quand les échéances sont activées, un deuxième interrupteur apparaît, Aussi les fichiers joints (désactivé par défaut) : le secrétariat peut ouvrir et télécharger les scans de tes licences, et les copies téléchargées restent sous sa responsabilité. Désactiver les échéances retire aussi les fichiers. Les groupes de copropriétaires et les ateliers de maintenance ne reçoivent pas les licences : pour eux, le partage de documents décrit plus bas s’applique.

Autres documents personnels

Tes documents personnels (par exemple assurance, pièce d’identité) peuvent être partagés en lecture seule avec les organisations auxquelles tu appartiens (groupes de copropriétaires, écoles, clubs).

Ouvre le document personnel.
Touche Partager avec… (au départ, il affiche Toi seul).
Dans la feuille Partager avec, active l’interrupteur des organisations dont les membres peuvent le lire et touche Enregistrer.
Pour arrêter le partage, rouvre Partager avec…, désactive l’interrupteur et touche Enregistrer : tu peux le faire à tout moment.

Le document indique alors « Partagé avec N organisations ». Dans le groupe, les membres voient ces fichiers dans leur onglet Documents, dans la section Documents partagés par les membres. Si tu n’appartiens à aucune organisation, l’app te le signale : il n’y a personne avec qui partager.

Pour envoyer le fichier à une seule personne ou à une autre application, utilise plutôt Partager.

Questions fréquentes

Quand un document est-il considéré comme bientôt expiré ?

Lorsqu’il reste 30 jours ou moins avant sa date Expire. Après cette date, il est Expiré.

Pourquoi vois-je des documents que je n’ai pas envoyés ?

Ce sont ceux que ton école ou ton club conserve à ton sujet (la section DE TON ÉCOLE OU DE TON CLUB) ou ceux que d’autres membres ont partagés avec ton groupe. Tu peux les lire et les télécharger, mais pas les modifier.

Mon certificat médical n’apparaît pas dans la liste des documents.

S’il est joint à une licence, il se trouve sur la page de la licence, sous FICHIERS : dans PILOTE, tu vois la licence (avec l’icône des fichiers), pas le fichier. S’il s’agit d’un document libre, tu le trouves parmi les documents, et Documents à lier propose de le joindre à la bonne licence.

Pourquoi mon fichier médical n’a-t-il pas de date d’expiration ?

Parce qu’il n’y a qu’une seule date d’expiration, celle de la licence. Modifie-la sur la page de la licence : le calendrier et les rappels la suivent.

Je ne vois pas le bouton Modifier.

Tu n’as pas l’autorisation de gérer ce document (par exemple il appartient à une autre organisation ou ton école le conserve à ton sujet).

Voir aussi : Copropriété, Ajouter un aéronef.