AVIOFILE regroupe les coûts de l’aéronef, les tarifs de vol et ce que chaque membre doit ou doit recevoir. Le Coût horaire indique en revanche combien coûte une heure de vol, à partir de tes propres données.
Avant de commencer
- La section GROUPE de l’aéronef s’adresse surtout aux groupes de copropriétaires : les coûts sont répartis entre les membres selon leurs parts.
- Voir les coûts, les tarifs et les soldes nécessite l’autorisation de lecture sur les coûts. Enregistrer des coûts, enregistrer les paiements d’autres personnes et modifier les tarifs et les règles nécessite l’autorisation d’écriture sur les coûts.
- Le Coût horaire d’un aéronef requiert l’autorisation de lecture sur les coûts de cet aéronef. Le modifier requiert l’autorisation d’écriture. Appliquer comme tarif et la vue de la flotte demandent en plus un plan qui inclut la fonction coûts.
Où tout se trouve
Ce qui concerne un aéronef se trouve dans l’aéronef, ce qui concerne l’organisation se trouve dans les paramètres de l’organisation, ce qui te concerne se trouve dans ton Menu.
- Dans l’aéronef : ouvre l’aéronef et, dans l’Aperçu, tu trouves la section GROUPE (pour un aéronef d’école ou à propriétaire unique, elle s’appelle COÛTS ET PROPRIÉTÉ). Les entrées apparaissent selon tes autorisations : Tours (le Planning des tours s’ouvre depuis là), Coûts, Relevé (les Paiements s’ouvrent depuis là) et Copropriétaires et accès. Tours et Relevé n’existent que sur les aéronefs en copropriété ; si tu n’as aucune autorisation sur les coûts ou sur la gestion de l’aéronef, tu ne vois pas la section.
- Dans le Menu : sous ACTIVITÉ, Solde de copropriété (si tu as aussi un crédit de vol, il s’appelle Crédit et soldes : les portefeuilles des écoles et des clubs et, pour les groupes, le SOLDE de l’année : Tout est réglé, Le groupe te doit de l’argent ou Tu dois de l’argent au groupe ; avec plusieurs aéronefs, le total et une ligne par aéronef, chacune ouvrant son Relevé) ; toujours sous ACTIVITÉ, Mes tours.
- Sur la page de l’organisation (Menu > ORGANISATIONS, ton organisation) : sous GESTION, Coûts (nécessite l’autorisation de lecture sur les coûts de l’organisation, ou l’autorisation d’enregistrer des dépenses). Ton organisation Personnel a aussi des Coûts.
Coûts ouvre une page avec trois onglets : Dépenses, Coût horaire et Tarifs. Coût horaire apparaît si tu peux lire les coûts de cet aéronef ; Tarifs, seulement si tu peux les modifier. Avec un seul onglet, tu ne vois pas le sélecteur.
Depuis Coûts dans les paramètres de l’organisation, l’onglet Dépenses montre les coûts de toute l’organisation et Coût horaire compare la flotte ; il n’y a pas d’onglet Tarifs.
Enregistrer un coût
- Ouvre l’aéronef, touche Coûts dans la section GROUPE et reste sur l’onglet Dépenses.
- Touche + (ou Ajouter un coût si la liste est vide).
- Saisis le MONTANT. Utilise le signe moins pour un remboursement ou un avoir.
- Sous DÉTAILS, choisis la Catégorie (par exemple Carburant, Assurance, Hangar, Maintenance) et la Date ; si tu le souhaites, ajoute une Description (facultatif) et un Fournisseur (facultatif).
- Touche Ajouter le coût.
Pour corriger un coût, touche-le dans la liste et utilise Enregistrer les modifications ; avec Supprimer le coût, il disparaît des listes et des relevés (il reste dans l’historique du système).
L’onglet Dépenses affiche la liste des coûts. En haut, choisis la période (30 jours, Cette année, Année dernière, Tout). Touche Synthèse pour ouvrir, au-dessus de la liste, les totaux regroupés par Catégorie, Mois ou (pour l’ensemble de l’organisation) par aéronef. En bas de la synthèse, COÛT HORAIRE ET PARTS mène à l’onglet Coût horaire et au Relevé, où tu trouves ce que coûte une heure de vol et la part de chaque membre.
Qui paie : tarifs et règles
Dans l’onglet Tarifs de Coûts, tu décides comment les vols sont facturés et comment les coûts sont partagés. L’onglet n’apparaît que pour les personnes ayant l’autorisation d’écriture sur les coûts : les autres lisent les tarifs dans la Fiche technique et tarifs de l’aéronef, section TARIFS.
- Sous Qui paie un vol, choisis Commandant de bord ou Élève, sinon commandant de bord.
- Sous TARIFS HORAIRES, touche Ajouter. Donne-lui un nom (par exemple « Membres »), le montant par heure, et choisis S’applique à (Tout le monde, Propriétaires, Non-propriétaires ou Utilisateurs précis), Heures relevées sur (par exemple Hobbs ou Tach), Carburant compris (Oui (avec carburant) ou Non (sans carburant)) et les dates de validité. Touche ensuite Enregistrer le tarif.
- Sous VOLS TECHNIQUES, choisis Qui les paie par défaut pour les nouveaux vols techniques de l’aéronef : dans un groupe ou un club, Réparti entre les membres ou Le pilote ; dans une école, L’organisation ou Le pilote. Si les membres paient, Comment c’est réparti permet de choisir entre Selon la part et À parts égales. Chaque vol peut toujours être modifié (voir Enregistrer un vol).
- Sous RÉPARTITION DES COÛTS, touche une catégorie et choisis si elle est Fixe ou Variable et comment elle est divisée : Selon la part de propriété, Parts égales, Selon les heures volées, Payé par le pilote ou Non partagé.
- Touche Enregistrer.
Sans tarifs, les vols ne sont pas facturés : les règles par défaut s’appliquent.
Relevés
Relevé montre, pour l’aéronef et pour la période choisie en haut (Cette année, Année dernière ou 12 mois), les TOTAUX (heures volées, frais de vol, coûts, paiements) et une carte pour chaque MEMBRE marquée doit recevoir, doit ou soldé. Touche un membre pour voir Part des coûts, Frais de vol, Avancé de sa poche et les paiements. Sous CAISSE COMMUNE, tu vois ce qui est entré et sorti du fonds commun. Touche Comment c’est calculé pour connaître les hypothèses utilisées.
Si un vol n’a pas de tarif ou de pilote, un avertissement apparaît : le vol compte comme utilisation mais n’est pas facturé. Vérifie les tarifs. Sans autorisation de lecture sur les coûts, tu ne vois que ton propre ligne.
Enregistrer un paiement
Lorsqu’un membre paie la caisse commune ou un autre membre :
- Ouvre Relevé, touche Paiements puis +.
- Saisis le MONTANT.
- Sous Payé à, choisis Caisse commune ou un membre, puis la Date et, si tu le souhaites, une Note (facultatif).
- Touche Enregistrer le paiement.
Le paiement est enregistré à ton nom et compte dans le relevé. Pour le supprimer, touche-le dans la liste.
Le calculateur de coût horaire
Ouvre l’aéronef, touche Coûts dans la section GROUPE (ou COÛTS ET PROPRIÉTÉ) de l’Aperçu, puis l’onglet Coût horaire.
- En haut, tu vois le Coût par heure de vol pour un nombre donné d’heures par an, marqué Estimation. Déplace le curseur Heures volées par an pour voir comment il évolue ; Réinitialiser revient à la valeur de départ. Le repère sur le curseur indique les heures Volées dans les 12 derniers mois.
- D’OÙ VIENT LE COÛT répartit le total en COÛTS FIXES, PAR AN, COÛTS PAR HEURE DE VOL et PROVISIONS D’ENTRETIEN, PAR AN. COMMENT ÇA CHANGE SELON LES HEURES montre la courbe et OÙ TU EN ES MAINTENANT les prochaines grosses dépenses.
- Si certaines données doivent être vérifiées, point à vérifier apparaît, par exemple lorsque peu de vols sont enregistrés.
- Pour les copropriétaires, COPROPRIÉTAIRES montre le Tarif horaire suggéré et le Coût complet par heure. COMPARÉ À TES TARIFS compare le coût avec les tarifs que tu as déjà.
Pour corriger les chiffres, touche l’icône de modification en haut à droite (autorisation d’écriture requise). Les éléments marqués « Depuis les coûts » ou « Depuis les vols » sont calculés à partir de tes données : touche-en un pour saisir toi-même la valeur. Dans l’écran de modification, tu définis :
- HEURES PAR AN : Mes vols ou Je les fixe.
- COÛTS FIXES : assurance, hangar, visite annuelle et autres, avec Ajouter un coût fixe.
- FINANCEMENT ET AMORTISSEMENT : seuls les intérêts du prêt comptent.
- PAR HEURE DE VOL : consommation et prix du carburant et de l’huile, redevances.
- PROVISIONS D’ENTRETIEN : le coût de chaque intervention et ce que tu as déjà mis de côté ; Exclure du calcul retire un poste. Ajouter une provision pour les dépenses hors entretien, comme une remise en peinture.
- LOCATION : la marge pour les non-membres.
Touche Enregistrer pour appliquer. Pour utiliser le résultat comme tarif, touche Appliquer comme tarif, choisis Coût complet ou Partie horaire uniquement, puis confirme avec Appliquer : le tarif est créé ou mis à jour dans les règles de cet aéronef. Avec plusieurs aéronefs, choisis Tous les avions dans Tours et coûts, touche Coûts puis l’onglet Coût horaire : il les compare tous.
Questions fréquentes
Pourquoi ne vois-je pas le solde ?
Le solde apparaît lorsqu’un aéronef partagé a une politique de coûts et que tu en es copropriétaire.
Puis-je modifier les tarifs et les règles ?
Seulement avec l’autorisation d’écriture sur les coûts. Toutes les autres personnes ne peuvent que les lire.
Voir aussi : Copropriété, Réserver l’aéronef, Maintenance.