AVIOFILE tiene insieme i costi dell'aereo, le tariffe di volo e quanto ciascun socio deve o deve ricevere. Il Costo orario ti dice invece quanto costa un'ora di volo, a partire dai tuoi dati.
Prima di iniziare
- La sezione GRUPPO dell'aereo serve soprattutto ai gruppi di comproprietari: i costi si ripartiscono tra i soci in base alle quote.
- Vedere costi, tariffe e saldi richiede il permesso di lettura sui costi. Registrare costi, versamenti di altri e cambiare tariffe e regole richiede il permesso di scrittura sui costi.
- Il Costo orario di un aereo richiede il permesso di lettura sui costi di quell'aereo. Modificarlo richiede il permesso di scrittura. Applica come tariffa e la vista della flotta richiedono anche un piano con la funzione costi.
Dove si trova tutto
Ciò che riguarda un aereo sta nell'aereo, ciò che riguarda l'organizzazione sta nelle impostazioni dell'organizzazione, ciò che riguarda te sta nel Menu.
- Nell'aereo: apri l'aereo e, nella Panoramica, trovi la sezione GRUPPO (per un aereo di una scuola o di un solo proprietario si chiama COSTI E PROPRIETÀ). Le voci compaiono secondo i tuoi permessi: Turni (da lì si apre il Piano dei turni), Costi, Estratto conto (da lì si aprono i Versamenti) e Comproprietari e accessi. Turni ed Estratto conto ci sono solo sugli aerei in comproprietà; chi non ha permessi sui costi né sulla gestione dell'aereo non vede la sezione.
- Nel Menu: in ATTIVITÀ, Saldo comproprietà (se hai anche un credito di volo si chiama Credito e saldi: i portafogli di scuole e club e, per i gruppi, il SALDO dell'anno: Tutto in pari, Il gruppo ti deve dei soldi o Devi dei soldi al gruppo; con più aerei il totale e una riga per aereo, ognuna apre il suo Estratto conto); sempre in ATTIVITÀ, I miei turni.
- Nella pagina dell'organizzazione (Menu > ORGANIZZAZIONI, la tua organizzazione): in GESTIONE, Costi (serve il permesso di lettura sui costi dell'organizzazione, o quello di registrare le spese). Anche la tua organizzazione Personale ha Costi.
Costi apre una pagina con tre schede: Spese, Costo orario e Tariffe. Costo orario compare se puoi leggere i costi di quell'aereo; Tariffe, solo se puoi modificarle. Con una scheda sola non vedi i selettori.
Da Costi nelle impostazioni dell'organizzazione la scheda Spese mostra i costi di tutta l'organizzazione e Costo orario mette a confronto la flotta; non c'è la scheda Tariffe.
Registrare un costo
- Apri l'aereo, tocca Costi nella sezione GRUPPO e resta nella scheda Spese.
- Tocca + (o Aggiungi un costo se l'elenco è vuoto).
- Scrivi l'IMPORTO. Usa il segno meno per un rimborso o una nota di credito.
- In DETTAGLI scegli la Categoria (per esempio Carburante, Assicurazione, Hangar, Manutenzione) e la Data; se vuoi aggiungi Descrizione (facoltativa) e Fornitore (facoltativo).
- Tocca Aggiungi costo.
Per correggere un costo toccalo nell'elenco e usa Salva modifiche; con Elimina costo sparisce da elenchi ed estratti conto (resta nello storico del sistema).
La scheda Spese mostra l'elenco dei costi. In alto scegli il periodo (30 giorni, Quest'anno, Anno scorso, Sempre). Tocca Riepilogo per aprire, sopra l'elenco, i totali raggruppati per Categoria, Mese o (per tutta l'organizzazione) aereo. In fondo al riepilogo, COSTO ORARIO E QUOTE porta alla scheda Costo orario e all'Estratto conto, dove trovi il costo di un'ora di volo e la quota di ogni socio.
Chi paga: tariffe e regole
Nella scheda Tariffe di Costi decidi come si addebitano i voli e come si ripartiscono i costi. La scheda compare solo a chi ha il permesso di scrittura sui costi: gli altri leggono le tariffe nella Scheda tecnica e prezzi dell'aereo, sezione TARIFFE.
- In Chi paga un volo scegli Pilota al comando oppure Allievo, altrimenti pilota al comando.
- In TARIFFE ORARIE tocca Aggiungi. Dai un nome (per esempio «Soci»), l'importo all'ora e scegli Si applica a (Tutti, Soci, Non soci o Utenti specifici), Ore lette da (per esempio Hobbs o Tach), Carburante incluso (Sì (wet) o No (dry)) e le date di validità. Poi tocca Salva tariffa.
- In VOLI TECNICI scegli Chi li paga di serie per i nuovi voli tecnici dell'aereo: in un gruppo o in un club Diviso tra i soci oppure Il pilota, in una scuola L'organizzazione oppure Il pilota. Se lo pagano i soci, Come si divide sceglie tra In base alla quota e In parti uguali. Su ogni volo si può comunque cambiare (vedi Registrare un volo).
- In COME SI RIPARTISCONO I COSTI tocca una categoria e scegli se è Fisso o Variabile e come si divide: In base alla quota, In parti uguali, In base alle ore volate, A carico del pilota o Non condiviso.
- Tocca Salva.
Senza tariffe i voli non vengono addebitati: valgono le regole predefinite.
Gli estratti conto
Estratto conto mostra, per l'aereo e per il periodo scelto in alto (Quest'anno, Anno scorso o 12 mesi), i TOTALI (ore volate, addebiti dei voli, costi, versamenti) e un riquadro per ogni SOCIO con l'indicazione da ricevere, da versare o in pari. Toccando un socio vedi Quota dei costi, Addebiti dei voli, Pagato di tasca propria e i versamenti. In CASSA COMUNE vedi cosa è entrato e uscito dal fondo comune. Tocca Come viene calcolato per le ipotesi usate.
Se un volo non ha tariffa o pilota, compare un avviso: il volo conta come utilizzo ma non viene addebitato. Controlla le tariffe. Senza permesso di lettura sui costi vedi solo la tua riga.
Registrare un versamento
Quando un socio paga la cassa comune o un altro socio:
- Apri Estratto conto, tocca Versamenti e poi +.
- Scrivi l'IMPORTO.
- In Versato a scegli Cassa comune o un socio, poi la Data e, se vuoi, una Nota (facoltativa).
- Tocca Registra versamento.
Il versamento è a tuo nome e conta nell'estratto conto. Per eliminarlo toccalo nell'elenco.
Il calcolatore del costo orario
Apri l'aereo, tocca Costi nella sezione GRUPPO (o COSTI E PROPRIETÀ) della Panoramica e poi la scheda Costo orario.
- In alto vedi il Costo per ora di volo a un certo numero di ore l'anno, con la scritta Stima. Muovi il cursore Ore di volo all'anno per vedere come cambia; Ripristina torna al valore di partenza. Il segno sul cursore indica le ore Volate negli ultimi 12 mesi.
- DA COSA È FATTO IL COSTO divide il totale in COSTI FISSI, ALL'ANNO, COSTI PER ORA DI VOLO e RISERVE DI MANUTENZIONE, ALL'ANNO. COME CAMBIA CON LE ORE mostra la curva e A CHE PUNTO SEI le prossime spese grosse.
- Se ci sono dati da controllare compare cosa da controllare, per esempio pochi voli registrati.
- Per i comproprietari, SOCI mostra la Tariffa oraria suggerita e il Costo pieno all'ora. CONFRONTO CON LE TUE TARIFFE mette a confronto il costo con le tariffe che hai già.
Per correggere le cifre tocca l'icona di modifica in alto a destra (serve il permesso di scrittura). Le voci con «Dai costi» o «Dai voli» sono calcolate dai tuoi dati: toccane una per scrivere tu il valore. Nella modifica imposti:
- ORE ALL'ANNO: I miei voli oppure Le imposto io.
- COSTI FISSI: assicurazione, hangar, ispezione annuale e altro, con Aggiungi un costo fisso.
- FINANZIAMENTO E AMMORTAMENTO: conta solo l'interesse del finanziamento.
- PER ORA DI VOLO: consumi e prezzi di carburante e olio, tasse.
- RISERVE DI MANUTENZIONE: il costo di ogni intervento e quanto hai già accantonato; Escludi dal calcolo toglie una voce. Aggiungi una riserva per spese fuori dalla manutenzione, come una verniciatura.
- NOLEGGIO: il margine per i non soci.
Tocca Salva per applicare. Per usare il risultato come tariffa tocca Applica come tariffa, scegli Costo pieno oppure Solo la parte oraria, e conferma con Applica: la tariffa si crea o si aggiorna nelle regole di quell'aereo. Con più aerei, scegli Tutti gli aerei in Turni e costi, tocca Costi e poi la scheda Costo orario: li mette tutti a confronto.
Domande frequenti
Perché non vedo il saldo?
Il saldo compare quando un aereo in comproprietà ha una tariffa e tu sei socio.
Posso modificare tariffe e regole?
Solo con il permesso di scrittura sui costi. Per gli altri la scheda Tariffe non compare: leggono le tariffe nella Scheda tecnica e prezzi, sezione TARIFFE.
Vedi anche: Comproprietà, Prenotare l'aereo, Manutenzione.