AVIOFILE reúne los costes de la aeronave, las tarifas de vuelo y cuánto debe o le deben a cada miembro. El Coste por hora te dice en cambio cuánto cuesta una hora de vuelo, a partir de tus propios datos.
Antes de empezar
- La sección GRUPO de la aeronave está pensada sobre todo para grupos de copropietarios: los costes se reparten entre los miembros según sus participaciones.
- Para ver costes, tarifas y saldos necesitas permiso de lectura sobre los costes. Para registrar costes, registrar pagos de otras personas y cambiar tarifas y reglas necesitas permiso de escritura sobre los costes.
- El Coste por hora de una aeronave requiere permiso de lectura sobre los costes de esa aeronave. Para editarlo hace falta permiso de escritura. Aplicar como tarifa y la vista de flota requieren además un plan que incluya la función de costes.
Dónde está cada cosa
Lo que concierne a una aeronave está en la aeronave, lo que concierne a la organización está en los ajustes de la organización, lo que te concierne a ti está en tu Menú.
- En la aeronave: abre la aeronave y, en el Resumen, encuentras la sección GRUPO (en una aeronave de escuela o de un solo propietario se llama COSTES Y PROPIEDAD). Las entradas aparecen según tus permisos: Turnos (desde ahí se abre el Plan de turnos), Costes, Extracto (desde ahí se abren los Pagos) y Copropietarios y acceso. Turnos y Extracto existen en aeronaves de copropiedad; si no tienes permiso sobre los costes ni sobre la gestión de la aeronave, no ves la sección.
- En el Menú: en ACTIVIDAD, Saldo de copropiedad (si además tienes crédito de vuelo se llama Crédito y saldos: los monederos de escuelas y clubes y, para los grupos, el SALDO del año: Todo saldado, El grupo te debe o Debes al grupo; con varias aeronaves, el total y una fila por aeronave, y cada una abre su Extracto); también en ACTIVIDAD, Mis turnos.
- En la página de la organización (Menú > ORGANIZACIONES, tu organización): en GESTIÓN, Costes (requiere permiso de lectura sobre los costes de la organización, o permiso para registrar gastos). Tu organización Personal tiene también Costes.
Costes abre una página con tres pestañas: Gastos, Coste por hora y Tarifas. Coste por hora aparece si puedes leer los costes de esa aeronave; Tarifas, si puedes editarlos. Con una sola pestaña no ves el selector.
Desde Costes en los ajustes de la organización, la pestaña Gastos muestra los costes de toda la organización y Coste por hora compara la flota; no hay pestaña Tarifas.
Registra un coste
- Abre la aeronave, toca Costes en la sección GRUPO y quédate en la pestaña Gastos.
- Toca + (o Añadir un coste si la lista está vacía).
- Escribe el IMPORTE. Usa el signo menos para un reembolso o una nota de abono.
- En DETALLES elige la Categoría (por ejemplo Combustible, Seguro, Hangar, Mantenimiento) y la Fecha; si quieres, añade Descripción (opcional) y Proveedor (opcional).
- Toca Añadir coste.
Para corregir un coste, tócalo en la lista y usa Guardar cambios; con Eliminar coste desaparece de las listas y de los extractos (queda en el historial del sistema).
La pestaña Gastos muestra la lista de costes. Arriba elige el periodo (30 días, Este año, Año pasado, Todo). Toca Resumen para abrir, encima de la lista, los totales agrupados por Categoría, Mes o (para toda la organización) aeronave. Al final del resumen, COSTE POR HORA Y PARTICIPACIONES lleva a la pestaña Coste por hora y al Extracto, donde ves cuánto cuesta una hora de vuelo y la parte de cada miembro.
Quién paga: tarifas y reglas
En la pestaña Tarifas de Costes decides cómo se cobran los vuelos y cómo se reparten los costes. La pestaña aparece para quienes tienen permiso de escritura sobre los costes: los demás leen las tarifas en la Ficha técnica y precios de la aeronave, sección TARIFAS.
- En Quién paga un vuelo elige Piloto al mando o Alumno; si no, piloto al mando.
- En TARIFAS POR HORA toca Añadir. Ponle un nombre (por ejemplo "Socios"), el importe por hora, y elige Se aplica a (Todos, Propietarios, No propietarios o Usuarios concretos), Horas leídas de (por ejemplo Hobbs o Tach), Combustible incluido (Sí (con combustible) o No (sin combustible)) y las fechas de validez. Después toca Guardar tarifa.
- En VUELOS TÉCNICOS elige Quién los paga por defecto para los nuevos vuelos técnicos de la aeronave: en un grupo o un club Repartido entre los socios o El piloto, en una escuela La organización o El piloto. Si pagan los miembros, Cómo se reparte permite elegir entre Según la participación y A partes iguales. Cada vuelo se puede cambiar después (consulta Registrar un vuelo).
- En CÓMO SE REPARTEN LOS COSTES toca una categoría y elige si es Fijo o Variable y cómo se divide: Según participación, Partes iguales, Según horas voladas, Pagado por el piloto o No compartido.
- Toca Guardar.
Sin tarifas los vuelos no se cobran: se aplican las reglas por defecto.
Extractos
Extracto muestra, para la aeronave y para el periodo elegido arriba (Este año, Año pasado o 12 meses), los TOTALES (horas voladas, cargos por vuelos, costes, pagos) y una tarjeta para cada MIEMBRO marcada a favor, debe o saldado. Toca un miembro para ver Parte de los costes, Cargos por vuelos, Pagado de su bolsillo y los pagos. En FONDO COMÚN ves lo que ha entrado y salido del fondo común. Toca Cómo se calcula para ver las hipótesis utilizadas.
Si un vuelo no tiene tarifa o no tiene piloto, aparece un aviso: el vuelo cuenta como uso pero no se cobra. Revisa las tarifas. Sin permiso de lectura sobre los costes ves únicamente tu propia fila.
Registra un pago
Cuando un miembro paga al fondo común o a otro miembro:
- Abre Extracto, toca Pagos y después +.
- Escribe el IMPORTE.
- En Pagado a elige Fondo común o un miembro, después la Fecha y, si quieres, una Nota (opcional).
- Toca Registrar pago.
El pago queda a tu nombre y cuenta en el extracto. Para eliminarlo, tócalo en la lista.
La calculadora del coste por hora
Abre la aeronave, toca Costes en la sección GRUPO (o COSTES Y PROPIEDAD) del Resumen y después la pestaña Coste por hora.
- Arriba ves el Coste por hora de vuelo con un número determinado de horas al año, marcado como Estimación. Mueve el control deslizante Horas voladas al año para ver cómo cambia; Restablecer vuelve al valor inicial. La marca del control deslizante indica las horas Voladas en los últimos 12 meses.
- DE DÓNDE VIENE EL COSTE divide el total en COSTES FIJOS, AL AÑO, COSTES POR HORA DE VUELO y RESERVAS DE MANTENIMIENTO, AL AÑO. CÓMO CAMBIA SEGÚN LAS HORAS muestra la curva y DÓNDE ESTÁS AHORA los próximos grandes gastos.
- Si algún dato necesita revisión, aparece cosa por revisar, por ejemplo pocos vuelos registrados.
- Para los copropietarios, COPROPIETARIOS muestra la Tarifa por hora sugerida y el Coste completo por hora. COMPARADO CON TUS TARIFAS compara el coste con las tarifas que ya tienes.
Para corregir las cifras toca el icono de edición de arriba a la derecha (hace falta permiso de escritura). Los elementos marcados "De los costes" o "De los vuelos" se calculan a partir de tus datos: toca uno para introducir tú el valor. En la pantalla de edición defines:
- HORAS AL AÑO: Mis vuelos o Las fijo yo.
- COSTES FIJOS: seguro, hangar, inspección anual y más, con Añadir un coste fijo.
- FINANCIACIÓN Y AMORTIZACIÓN: cuentan únicamente los intereses del préstamo.
- POR HORA DE VUELO: consumo y precios de combustible y aceite, tasas.
- RESERVAS DE MANTENIMIENTO: el coste de cada trabajo y cuánto has apartado ya; Dejar fuera del cálculo quita un elemento. Añadir una reserva para gastos que no son de mantenimiento, como un repintado.
- ALQUILER: el margen para quienes no son socios.
Toca Guardar para aplicar. Para usar el resultado como tarifa toca Aplicar como tarifa, elige Coste completo o Solo la parte horaria, y confirma con Aplicar: la tarifa se crea o se actualiza en las reglas de esa aeronave. Con varias aeronaves, elige Todas las aeronaves en Turnos y costes, toca Costes y después la pestaña Coste por hora: las compara todas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no veo el saldo?
El saldo aparece cuando una aeronave compartida tiene una política de costes y eres copropietario.
¿Puedo cambiar tarifas y reglas?
Únicamente con permiso de escritura sobre los costes. Los demás las pueden leer, nada más.
Consulta también: Copropiedad, Reservar la aeronave, Mantenimiento.